Tutorial

PDF-Dateien an Rechnungen in QuickBooks Online anhängen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du PDF-Dokumente (wie Leistungsnachweise, AGB oder detaillierte Berichte) in QuickBooks Online an deine Rechnungen anhängst.

In QuickBooks Online kannst du zusätzliche Dokumente direkt an deine Rechnungen anfügen. Das ist besonders nützlich, wenn du Belege, Verträge oder Projektdetails zusammen mit der Rechnung an deine Kunden senden möchtest.

Schritt 1: Eine neue Rechnung erstellen oder eine bestehende öffnen

  1. Melde dich bei deinem QuickBooks Online Konto an.
  2. Gehe im linken Navigationsmenü auf Verkäufe (Sales) und wähle Rechnungen (Invoices).
  3. Klicke entweder auf Neue Rechnung (New invoice), um eine neue zu erstellen, oder wähle eine vorhandene Rechnung aus der Liste aus und klicke auf Bearbeiten (Edit).

Schritt 2: Die PDF-Datei hochladen

  1. Scrolle im Rechnungsformular ganz nach unten.
  2. Dort findest du links unten ein Feld mit der Beschriftung Anhänge (Attachments).
  3. Du hast zwei Möglichkeiten, die Datei hinzuzufügen:
    • Drag & Drop: Ziehe die PDF-Datei einfach von deinem Desktop direkt in das Feld.
    • Klicken: Klicke auf das Büroklammer-Symbol oder in das Feld, um den Dateimanager deines Computers zu öffnen und die PDF auszuwählen.

Schritt 3: Den Anhang für den E-Mail-Versand aktivieren

Dies ist der wichtigste Schritt, damit der Kunde die PDF auch tatsächlich erhält:

  1. Sobald die Datei hochgeladen ist, erscheint sie in einer Liste im Bereich „Anhänge“.
  2. Aktiviere das Kontrollkästchen An E-Mail anhängen (Attach to email) direkt neben dem Dateinamen. Hinweis: Wenn dieses Häkchen nicht gesetzt ist, wird die Datei zwar intern in QuickBooks gespeichert, aber nicht mit der Rechnung an den Kunden verschickt.

Schritt 4: Speichern und Senden

  1. Überprüfe noch einmal alle Rechnungsdaten.
  2. Klicke auf Speichern und senden (Save and send).
  3. Im folgenden Vorschaufenster siehst du die E-Mail, die an den Kunden geht. In der Liste der Anhänge sollte deine PDF-Datei nun aufgeführt sein.
  4. Klicke auf Senden und schließen (Send and close).

Zusätzliche Tipps

1. Maximale Dateigröße

QuickBooks Online erlaubt Anhänge bis zu einer Größe von insgesamt 20 MB pro Vorgang. Wenn deine PDF zu groß ist, solltest du sie vorher komprimieren.

2. Globale Verwaltung von Anhängen

Wenn du eine Übersicht über alle hochgeladenen Dokumente suchst:

  • Gehe auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) oben rechts.
  • Wähle unter der Spalte „Listen“ den Punkt Anhänge (Attachments).
  • Hier kannst du alle bisher hochgeladenen PDFs verwalten, bearbeiten oder nachträglich Rechnungen zuordnen.

3. Standardeinstellung prüfen

Falls Anhänge oft nicht mitgesendet werden, prüfe in den Kontoeinstellungen (Zahnrad > Konto und Einstellungen > Verkäufe > Online-Zustellung), ob die Option „Kurze Zusammenfassung in E-Mail“ oder „Vollständige Details“ aktiviert ist. In der Regel ist es am sichersten, die PDF als eigenständigen Anhang mitzusenden.

Fertig! Dein Kunde erhält nun die Rechnung zusammen mit dem von dir angehängten PDF-Dokument in einer einzigen E-Mail.

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