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Rechnungsvorlagen in QuickBooks Online ändern: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du deine Rechnungsvorlagen in QuickBooks Online anpassen und ändern kannst.

Ein professionelles Erscheinungsbild deiner Rechnungen ist entscheidend für den Eindruck, den du bei deinen Kunden hinterlässt. In QuickBooks Online kannst du das Design, die Farben und die Inhalte deiner Rechnungen individuell anpassen.

Schritt 1: Zu den Einstellungen navigieren

  1. Melde dich in deinem QuickBooks Online Account an.
  2. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  3. Wähle unter der Spalte „Ihr Unternehmen“ den Punkt Benutzerdefinierte Formularstile (Custom Form Styles) aus.

Schritt 2: Eine neue Vorlage erstellen oder eine bestehende bearbeiten

  • Vorhandene Vorlage ändern: Klicke in der Liste bei der Standardvorlage (Standard) rechts auf Bearbeiten (Edit).
  • Neue Vorlage erstellen: Klicke oben rechts auf die Schaltfläche Neuer Stil (New style) und wähle Rechnung (Invoice) aus.

Schritt 3: Das Design anpassen (Reiter „Design“)

Im ersten Reiter kannst du das grundlegende Aussehen festlegen:

  • Vorlagentyp wählen: Klicke auf „Anderes Design wählen“, um zwischen verschiedenen Layouts (z. B. Airy, Modern, Fresh) zu wechseln.
  • Logo hinzufügen: Lade dein Firmenlogo hoch und passe die Größe sowie die Position an.
  • Farben wählen: Wähle eine Akzentfarbe, die zu deinem Branding passt. Du kannst auch einen spezifischen HEX-Code eingeben.
  • Schriftarten: Ändere die Schriftart und die Schriftgröße.

Schritt 4: Inhalte und Felder bearbeiten (Reiter „Inhalt“)

Klicke auf den mittleren Reiter Inhalt (Content). Hier siehst du eine Vorschau deiner Rechnung, die in drei Abschnitte unterteilt ist. Klicke auf die jeweiligen Bleistift-Symbole, um sie zu bearbeiten:

  1. Header (Oberer Teil): Hier kannst du Kontaktdaten, die Rechnungsnummer, das Datum und benutzerdefinierte Felder (z. B. USt-IdNr.) aktivieren oder deaktivieren.
  2. Tabelle (Mittlerer Teil): Hier entscheidest du, welche Spalten (Produkt, Beschreibung, Menge, Preis, Steuer) auf der Rechnung erscheinen sollen. Du kannst die Spaltenbreiten anpassen und die Reihenfolge ändern.
  3. Footer (Unterer Teil): Hier kannst du deine Bankverbindung, Zahlungsbedingungen oder eine persönliche Nachricht an den Kunden hinzufügen.

Schritt 5: E-Mail-Vorschau anpassen (Reiter „E-Mails“)

In diesem Bereich legst du fest, wie die E-Mail aussieht, mit der die Rechnung verschickt wird:

  • Passe den Betreff an.
  • Schreibe einen Standard-Begleittext.
  • Wähle aus, ob die Rechnung als PDF-Anhang oder direkt im Textkörper der E-Mail angezeigt werden soll.

Schritt 6: Speichern und Fertigstellen

Wenn du mit dem Design zufrieden bist, klicke unten rechts auf Fertig (Done). Deine Vorlage ist nun gespeichert.

Profi-Tipp: So wechselst du die Vorlage beim Erstellen einer Rechnung

Falls du mehrere Vorlagen erstellt hast (z. B. eine für Dienstleistungen und eine für Produkte), kannst du diese direkt beim Erstellen der Rechnung wechseln:

  1. Erstelle eine neue Rechnung (+ Neu -> Rechnung).
  2. Klicke am unteren Bildschirmrand auf die Schaltfläche Anpassen (Customize).
  3. Wähle aus der Liste die Vorlage aus, die du für diese spezifische Rechnung verwenden möchtest.

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

  • Zahnrad-Symbol -> Benutzerdefinierte Formularstile.
  • Nutze den Reiter Design für die Optik und Inhalt für die Daten.
  • Vergiss nicht, deine Bankverbindung im Fußzeilen-Bereich (Footer) zu hinterlegen, damit deine Kunden wissen, wohin sie zahlen sollen.
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