Tutorial

Journalbuchungen in QuickBooks Online bearbeiten: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie eine Journalbuchung (Journal Entry) in QuickBooks Online bearbeiten.

Journalbuchungen sind ein wichtiges Werkzeug in der Buchhaltung, um Korrekturen vorzunehmen oder komplexe Transaktionen abzubilden. Manchmal schleichen sich jedoch Fehler ein. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie bestehende Journalbuchungen finden und korrigieren.

Methode 1: Über die Suchfunktion (Der schnellste Weg)

Wenn Sie die Buchung vor kurzem erstellt haben oder die Nummer/den Betrag kennen, ist dies der effizienteste Weg.

  1. Anmelden: Loggen Sie sich in Ihr QuickBooks Online-Konto ein.
  2. Suche öffnen: Klicken Sie oben rechts in der Menüleiste auf das Lupen-Symbol (Suche).
  3. Buchung auswählen: In der Liste der „Zuletzt verwendeten Transaktionen“ finden Sie oft direkt die gesuchte Journalbuchung. Falls nicht, geben Sie die Nummer, das Datum oder den Betrag in das Suchfeld ein.
  4. Bearbeiten: Klicken Sie auf die Journalbuchung, um sie zu öffnen.
  5. Änderungen vornehmen: Sie können nun Konten, Beträge, Beschreibungen (Memos) oder das Datum ändern.
  6. Speichern: Klicken Sie unten rechts auf Speichern und schließen (Save and close).

Methode 2: Über den Kontenplan (Chart of Accounts)

Falls Sie wissen, welches Konto in der Buchung verwendet wurde, können Sie diesen Weg wählen.

  1. Navigieren Sie im linken Menü zu Buchhaltung (Accounting) und wählen Sie Kontenplan (Chart of Accounts).
  2. Suchen Sie das entsprechende Konto (z. B. ein Bankkonto oder ein Aufwandskonto).
  3. Klicken Sie in der Spalte „Aktion“ auf Kontoauszug anzeigen (View register).
  4. Suchen Sie die Journalbuchung in der Liste. Sie erkennen sie am Typ „Journal“.
  5. Klicken Sie auf die Buchung, um sie zu markieren, und wählen Sie dann Bearbeiten (Edit).
  6. Nehmen Sie Ihre Änderungen im Buchungsfenster vor und klicken Sie auf Speichern und schließen.

Methode 3: Über den Bericht „Journal“

Wenn Sie alle Journalbuchungen eines bestimmten Zeitraums sehen möchten, ist ein Bericht ideal.

  1. Gehen Sie im linken Menü auf Berichte (Reports).
  2. Geben Sie in das Suchfeld „Journal“ ein und wählen Sie den Bericht Journal aus.
  3. Passen Sie den Berichtszeitraum an, um die gewünschte Buchung zu finden.
  4. Klicken Sie direkt auf die entsprechende Buchungszeile, um das Journal-Formular zu öffnen.
  5. Führen Sie die Korrekturen durch und klicken Sie auf Speichern und schließen.

Wichtige Tipps und Hinweise

  • Soll und Haben (Debit & Credit): Achten Sie beim Bearbeiten darauf, dass die Summe der Soll-Seite immer der Summe der Haben-Seite entsprechen muss. QuickBooks lässt Sie die Buchung sonst nicht speichern.
  • Abgeschlossene Perioden: Falls Sie versuchen, eine Buchung in einem bereits abgeschlossenen Zeitraum (mit Kontensperre) zu bearbeiten, benötigen Sie das entsprechende Passwort, und QuickBooks wird Sie warnen, dass dies Ihre Bilanzen beeinflussen kann.
  • Änderungsprotokoll (Audit Log): Jede Änderung an einer Journalbuchung wird im System registriert. Über Einstellungen (Zahnrad) > Änderungsprotokoll können Sie nachvollziehen, wer wann welche Änderung vorgenommen hat.
  • Löschen vs. Stornieren: Wenn Sie eine Buchung komplett entfernen möchten, können Sie im geöffneten Journal-Fenster unten auf Mehr (More) klicken und Löschen (Delete) oder Stornieren (Void) wählen. Hinweis: Stornieren setzt die Beträge auf Null, lässt die Buchung aber in der Historie sichtbar.

Zusammenfassung: Das Bearbeiten in QuickBooks Online ist flexibel. Der schnellste Weg führt fast immer über das Lupen-Symbol, während der Kontenplan die beste Übersicht über die Auswirkungen auf ein spezifisches Konto bietet.

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