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How to Deposit a Check in QuickBooks Online – Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du einen Scheck in QuickBooks Online (QBO) korrekt hinterlegst.

Das Einzahlen eines Schecks in QuickBooks Online ist ein zweistufiger Prozess. Zuerst erfasst du den Erhalt des Geldes, und danach fasst du die Schecks zu einer tatsächlichen Bankeinzahlung zusammen. Dies stellt sicher, dass deine Buchhaltung mit deinem echten Kontoauszug übereinstimmt.

Schritt 1: Die Zahlung erhalten (Receive Payment)

Wenn du einen Scheck von einem Kunden für eine offene Rechnung erhältst, musst du diesen zuerst in QuickBooks erfassen.

  1. Klicke auf die Schaltfläche + Neu (+ New) in der linken Navigationsleiste.
  2. Wähle unter der Spalte „Kunden“ den Punkt Zahlung erhalten (Receive Payment).
  3. Wähle im Dropdown-Menü den Kunden aus, von dem du den Scheck erhalten hast.
  4. Gib das Zahlungsdatum ein.
  5. Wähle als Zahlungsmethode „Scheck“ (Check) aus. Du kannst optional die Schecknummer im Feld darunter eingeben.
  6. WICHTIG: Wähle im Feld „Einzahlen auf“ (Deposit to) unbedingt Nicht hinterlegte Mittel (Undeposited Funds) aus.
    • Warum? Dies fungiert als „virtuelle Geldbörse“. Der Scheck liegt physisch auf deinem Schreibtisch, ist aber noch nicht bei der Bank.
  7. Setze ein Häkchen bei der entsprechenden Rechnung, die mit diesem Scheck bezahlt wird.
  8. Klicke auf Speichern und schließen (Save and close).

Schritt 2: Die Bankeinzahlung erstellen (Bank Deposit)

Nun musst du QuickBooks mitteilen, dass du den Scheck tatsächlich zur Bank gebracht hast.

  1. Klicke erneut auf die Schaltfläche + Neu (+ New).
  2. Wähle in der Spalte „Andere“ den Punkt Bankeinzahlung (Bank Deposit).
  3. Wähle im Feld Konto das Bankkonto aus, auf das du den Scheck eingezahlt hast.
  4. Gib das Datum ein, an dem die Einzahlung bei der Bank erfolgt ist.
  5. Im Bereich Wählen Sie die Zahlungen aus, die in dieser Einzahlung enthalten sein sollen, siehst du nun den Scheck, den du in Schritt 1 erfasst hast.
  6. Setze ein Häkchen neben den Scheck (oder mehrere Schecks, wenn du sie gesammelt zur Bank bringst).
    • Hinweis: Die Gesamtsumme in QuickBooks sollte exakt mit der Summe auf deinem Einzahlungsbeleg der Bank übereinstimmen.
  7. Klicke auf Speichern und schließen (Save and close).

Sonderfall: Scheck ohne vorherige Rechnung (Direkteinzahlung)

Wenn du einen Scheck erhältst, für den es keine Kundenrechnung gibt (z. B. eine Versicherungsrückerstattung), kannst du dies direkt im Fenster Bankeinzahlung erledigen:

  1. Gehe zu + Neu > Bankeinzahlung.
  2. Wähle das Bankkonto aus.
  3. Scrolle nach unten zum Bereich Andere Einzahlungen hinzufügen (Add payments to this deposit).
  4. Gib unter „Erhalten von“ den Absender an, wähle das passende Ertragskonto (Kategorie) und gib den Betrag sowie die Zahlungsweise (Scheck) ein.
  5. Klicke auf Speichern und schließen.

Profi-Tipp: Der Bankabgleich (Matching)

Wenn du dein Bankkonto mit QuickBooks Online verknüpft hast (Bank-Feed), wird die Einzahlung nach ein paar Tagen in deinen Transaktionen erscheinen.

  • QuickBooks wird die von dir manuell erstellte Einzahlung automatisch erkennen.
  • Du siehst dann die Schaltfläche Match (Bestätigen).
  • Klicke einfach auf „Match“, um die Banktransaktion mit deinem Beleg in QuickBooks zu verknüpfen. So vermeidest du Dubletten!

Zusammenfassung

Erinnerst du dich an die goldene Regel: Zuerst „Zahlung erhalten“ (auf Nicht hinterlegte Mittel), dann „Bankeinzahlung“ erstellen. So bleibt deine Buchhaltung sauber und übersichtlich!

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