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Schritt-für-Schritt-Anleitung: So verbindest du Wise mit QuickBooks Online

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Hier ist eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du dein Wise Business-Konto mit QuickBooks Online verknüpfst, um deine Buchhaltung zu automatisieren.

Die Verknüpfung von Wise (ehemals TransferWise) mit QuickBooks Online (QBO) spart viel Zeit, da Transaktionen automatisch synchronisiert werden. Besonders bei Fremdwährungen ist dies hilfreich, da Wise die Wechselkurse direkt mit überträgt.

Voraussetzungen

  • Ein Wise Business-Konto.
  • Ein aktives QuickBooks Online-Abonnement (Simple Start, Essentials, Plus oder Advanced).
  • Administrator-Rechte für beide Konten.

Schritt 1: In Wise anmelden

  1. Logge dich über den Browser in dein Wise Business-Konto ein.
  2. Klicke in der linken Navigationsleiste auf deinen Namen oder das Profil-Icon und wähle „Apps und Integrationen“ (oder im Englischen „App Marketplace“).

Schritt 2: QuickBooks auswählen

  1. Suche in der Liste der verfügbaren Apps nach QuickBooks.
  2. Klicke auf die Schaltfläche „Verbinden“ (Connect).

Schritt 3: Autorisierung bei QuickBooks

  1. Du wirst nun zur Anmeldeseite von QuickBooks weitergeleitet.
  2. Logge dich mit deinen QuickBooks-Zugangsdaten ein.
  3. Wähle das Unternehmen aus, das du mit Wise verknüpfen möchtest (falls du mehrere Firmen in QBO verwaltest).
  4. Bestätige die Berechtigungen, damit Wise Daten an QuickBooks senden darf, indem du auf „Verbinden“ oder „Zustimmen“ klickst.

Schritt 4: Währungen und Konten konfigurieren

Nach der Autorisierung wirst du zurück zu Wise geleitet, um die Details der Synchronisierung festzulegen:

  1. Währungen wählen: Wähle aus, welche deiner Wise-Guthaben (z. B. EUR, USD, GBP) synchronisiert werden sollen.
  2. Konten zuordnen:
    • Du kannst für jede Wise-Währung ein bestehendes Konto in deinem QuickBooks-Kontenplan auswählen.
    • Empfehlung: Wenn du noch kein passendes Konto in QBO hast, erstelle dort vorher ein Bankkonto vom Typ „Bank“ für die jeweilige Währung.
  3. Startdatum festlegen: Wähle aus, ab welchem Datum die Transaktionen importiert werden sollen. (Achtung: Wähle ein Datum, das nach deinem letzten manuellen Import liegt, um Duplikate zu vermeiden).

Schritt 5: Synchronisierung starten

  1. Klicke auf „Konfiguration abschließen“ oder „Synchronisieren“.
  2. Wise beginnt nun mit dem Export der Transaktionen. Dies kann beim ersten Mal einige Minuten dauern.

Wichtige Tipps für die Nutzung

  • Automatische Gebührentrennung: Wise überträgt die Transaktionen so an QuickBooks, dass die Wise-Gebühren oft separat als Ausgabe erfasst werden können. Überprüfe dies nach dem ersten Import in deinem QuickBooks-Banking-Bereich.
  • Fremdwährungen: Stelle sicher, dass in deinen QuickBooks-Einstellungen die „Mehrwährungsfunktion“ (Multicurrency) aktiviert ist, bevor du startest. Dies ist besonders wichtig, wenn du Wise-Konten in anderen Währungen als Euro führst.
  • Abgleich (Reconciliation): Die Transaktionen erscheinen in QuickBooks unter „Banking“. Du musst sie dort nur noch den entsprechenden Rechnungen oder Kategorien zuordnen („Match“), genau wie bei einem normalen Bankkonto.

Wie man die Verbindung trennt

Solltest du die Verbindung einmal aufheben wollen, kannst du dies jederzeit in Wise unter „Apps und Integrationen“ -> „Verbundene Apps“ tun, indem du bei QuickBooks auf „Verbindung trennen“ klickst.

Hinweis: Da sich Benutzeroberflächen von Software-Anbietern häufig ändern, können Bezeichnungen leicht variieren. Das Grundprinzip der Verbindung über das App-Menü bleibt jedoch gleich.

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