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Tutorial: „Nicht kategorisierte Einnahmen“ in QuickBooks Online korrigieren

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du „Nicht kategorisierte Einnahmen“ (Uncategorized Income) in QuickBooks Online korrigierst, um deine Buchhaltung sauber und steuerkonform zu halten.

In QuickBooks Online (QBO) taucht das Konto „Nicht kategorisierte Einnahmen“ (Uncategorized Income) meistens dann auf, wenn Banktransaktionen importiert wurden, das System aber nicht weiß, welchem Ertragskonto sie zugeordnet werden sollen. Da dies deine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ungenau macht, müssen diese Beträge manuell zugewiesen werden.

Schritt 1: Die nicht kategorisierten Einnahmen finden

Zuerst musst du herausfinden, welche Beträge falsch zugeordnet wurden.

  1. Gehe im linken Menü auf Berichte (Reports).
  2. Suche nach dem Bericht Gewinn- und Verlustrechnung (Profit and Loss).
  3. Prüfe in der Liste der Konten, ob der Punkt Nicht kategorisierte Einnahmen (Uncategorized Income) erscheint.
  4. Klicke auf den blauen Betrag neben diesem Konto. Nun öffnet sich eine Liste aller Transaktionen, die korrigiert werden müssen.

Schritt 2: Transaktionen einzeln korrigieren

Wenn du nur wenige Transaktionen hast, ist dies der einfachste Weg:

  1. Klicke in der Liste (aus Schritt 1) direkt auf eine Transaktion, um sie zu öffnen.
  2. Suche das Feld Kategorie (Category) oder Konto (Account). Dort steht aktuell „Nicht kategorisierte Einnahmen“.
  3. Wähle im Dropdown-Menü das korrekte Ertragskonto aus (z. B. „Umsatzerlöse“, „Dienstleistungen“ oder „Verkauf von Waren“).
  4. Klicke auf Speichern und schließen (Save and close).
  5. Wiederhole dies für alle Einträge, bis das Konto auf Null steht.

Schritt 3: Mehrere Transaktionen gleichzeitig korrigieren (Batch-Bearbeitung)

Falls du sehr viele Einträge hast, kannst du das Register nutzen, um schneller zu arbeiten:

  1. Gehe zu Buchhaltung (Accounting) > Kontenplan (Chart of Accounts).
  2. Suche nach dem Konto Nicht kategorisierte Einnahmen.
  3. Klicke rechts auf Kontoauszug anzeigen (View register).
  4. Hier kannst du jede Zeile anklicken, das Konto direkt in der Zeile ändern und auf Speichern klicken. Das spart das Öffnen einzelner Fenster.

Schritt 4: Zukünftige Fehler vermeiden (Bankregeln)

Damit Einnahmen in Zukunft automatisch richtig zugeordnet werden, solltest du Bankregeln erstellen:

  1. Gehe zu Transaktionen > Banktransaktionen.
  2. Wähle eine neue Transaktion aus, die noch nicht kategorisiert ist.
  3. Klicke auf Regel erstellen (Create a rule).
  4. Gib der Regel einen Namen (z. B. „Musterkunde Einnahmen“).
  5. Lege fest, dass bei einem bestimmten Verwendungszweck oder Absender die Kategorie automatisch auf dein gewünschtes Einnahmenkonto gesetzt wird.
  6. Klicke auf Speichern.

Warum ist das wichtig?

  • Steuererklärung: Das Finanzamt akzeptiert keine „nicht kategorisierten“ Beträge. Jede Einnahme muss einer Ertragsart zugeordnet sein (wegen der Umsatzsteuer).
  • Übersicht: Nur wenn die Einnahmen korrekt zugewiesen sind, siehst du in deinen Berichten, womit du tatsächlich dein Geld verdienst.
  • Abgleich: Es verhindert Doppelbuchungen, falls du bereits Rechnungen in QBO erstellt hast, die Bankbuchung aber nicht mit der Rechnung verknüpft wurde.

Profi-Tipp für Buchhalter:

Wenn du die QuickBooks Accountant Edition nutzt, kannst du das Tool „Neu klassifizieren“ (Reclassify Transactions) unter dem Werkzeugschlüssel-Symbol verwenden. Damit lassen sich hunderte Buchungen mit nur zwei Klicks auf ein anderes Konto verschieben.

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