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Tutorial: So übertragen Sie die Hauptadministrator-Rolle in QuickBooks Online

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du die Rolle des Hauptadministrators (Primary Admin) in QuickBooks Online überträgst.

Die Rolle des Hauptadministrators ist die höchste Berechtigungsstufe in QuickBooks Online. Es kann jeweils nur eine Person diese Rolle innehaben. In diesem Guide erfährst du Schritt für Schritt, wie du diese Verantwortlichkeit auf ein anderes Teammitglied überträgst.

Voraussetzungen

  • Du musst aktuell als der Hauptadministrator angemeldet sein, um die Rolle übertragen zu können.
  • Die Person, die die neue Rolle übernehmen soll, muss bereits als Benutzer (vorzugsweise mit Admin-Rechten) im System angelegt sein.

Schritt 1: Zu den Einstellungen navigieren

  1. Melde dich bei QuickBooks Online mit deinen aktuellen Zugangsdaten an.
  2. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  3. Wähle unter der Spalte „Ihr Unternehmen“ (Your Company) den Punkt Benutzer verwalten (Manage Users) aus.

Schritt 2: Den neuen Hauptadministrator vorbereiten

Bevor du die Rolle übertragen kannst, stelle sicher, dass die Zielperson bereits ein Administrator ist:

  1. Suche den Benutzer in der Liste.
  2. Prüfe die Spalte „Rolle“. Wenn dort bereits „Admin“ steht, fahre mit Schritt 3 fort.
  3. Falls die Person ein Standard-Benutzer ist:
    • Klicke auf Bearbeiten (Edit) in der Zeile des Benutzers.
    • Ändere den Benutzertyp auf Admin.
    • Speichere die Änderungen.

Schritt 3: Die Rolle übertragen

  1. Suche in der Liste „Benutzer verwalten“ erneut die Person, die der neue Hauptadministrator werden soll.
  2. Klicke in der Spalte „Aktion“ (Action) auf den kleinen Pfeil nach unten (neben „Bearbeiten“).
  3. Wähle die Option Zum Hauptadministrator ernennen (Make primary admin) aus.

Schritt 4: Sicherheitsüberprüfung und Bestätigung

  1. Es erscheint ein Bestätigungsfenster. QuickBooks fragt dich, ob du sicher bist, da diese Aktion deine eigenen Rechte einschränkt (du wirst danach ein „normaler“ Administrator).
  2. Klicke auf Rolle übertragen (Change primary admin / Transfer primary admin).
  3. Aus Sicherheitsgründen musst du diesen Vorgang meist per Zwei-Faktor-Authentifizierung bestätigen (Code per E-Mail oder SMS).

Schritt 5: Annahme durch den neuen Admin

  1. Der neue Hauptadministrator erhält eine Einladungs-E-Mail von Intuit/QuickBooks.
  2. Die Person muss auf den Link in der E-Mail klicken und die Übernahme der Rolle bestätigen.
  3. Sobald dies geschehen ist, wird der Status in der Benutzerliste aktualisiert.

Wichtige Hinweise

  • Degradierung: Sobald die Übertragung abgeschlossen ist, wirst du automatisch zum „einfachen“ Administrator. Du hast weiterhin vollen Zugriff auf die Buchhaltung, kannst aber keine anderen Administratoren mehr löschen oder die Haupt-Account-Einstellungen im selben Maße verwalten.
  • Abonnement-Inhaber: In der Regel ist der Hauptadministrator auch die Person, über deren Kreditkarte das Abo abgerechnet wird. Prüfe nach der Übertragung unter Konto und Einstellungen > Abrechnung, ob auch die Zahlungsinformationen aktualisiert werden müssen.
  • Was tun, wenn der aktuelle Hauptadmin nicht mehr im Unternehmen ist? Wenn du keinen Zugriff mehr auf das Konto des aktuellen Hauptadmins hast (z. B. Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen), musst du einen offiziellen Antrag auf Kontowiederherstellung bei Intuit stellen, um die Inhaberschaft nachzuweisen.

Hinweis: Da QuickBooks Online ständig aktualisiert wird, können sich Menübezeichnungen geringfügig ändern. Die Grundstruktur der Benutzerverwaltung bleibt jedoch in der Regel gleich.

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