Tutorial

Anleitung: So drucken Sie W-2-Formulare in QuickBooks Online Payroll

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Hier ist ein detailliertes Tutorial auf Deutsch, wie Sie W-2-Formulare in QuickBooks Online (QBO) Payroll ausdrucken.

Die Erstellung und Verteilung von W-2-Formularen ist ein entscheidender Schritt zum Jahresende für jedes Unternehmen mit Mitarbeitern in den USA. In QuickBooks Online Payroll können Sie diese Formulare einfach selbst ausdrucken.

1. Vorbereitungen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass:

  • Ihre Lohnabrechnungsdaten für das betreffende Jahr vollständig und korrekt sind.
  • Sie das richtige Papier haben (entweder spezielles perforiertes W-2-Papier oder normales weißes Papier, je nach Ihren Einstellungen).
  • Ihr Adobe Reader installiert und auf dem neuesten Stand ist, um die PDFs korrekt anzuzeigen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Navigieren Sie zum Steuer-Bereich

  1. Melden Sie sich bei QuickBooks Online an.
  2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Payroll (Lohnabrechnung) und wählen Sie dann Taxes (Steuern).
  3. Klicken Sie oben auf den Reiter Filings (Meldungen/Einreichungen).

Schritt 2: Jährliche Formulare auswählen

  1. Suchen Sie in der Liste der Steuerformulare nach Annual Forms (Jahresformulare).
  2. Klicken Sie auf den Link W-2, Copies B, C & 2. (Dies sind die Kopien, die für die Mitarbeiter bestimmt sind).

Schritt 3: Zeitraum und Mitarbeiter wählen

  1. Wählen Sie den entsprechenden Zeitraum (Date Range) aus (z. B. das letzte Kalenderjahr).
  2. QuickBooks zeigt Ihnen nun eine Liste der verfügbaren W-2-Formulare an. Sie können wählen, ob Sie die Formulare für alle Mitarbeiter oder nur für bestimmte Personen drucken möchten.

Schritt 4: Druckeinstellungen festlegen

  1. Klicken Sie auf View (Ansehen) oder Preview (Vorschau). Es öffnet sich ein PDF-Dokument.
  2. Wichtig: Bevor Sie auf „Drucken“ klicken, werden Sie oft gefragt, auf welcher Art von Papier Sie drucken:
    • Blank paper: Druckt das gesamte Formular inklusive Linien auf weißes Papier.
    • Perforated paper: Druckt nur die Daten in die entsprechenden Felder auf vorbedrucktem Papier.

Schritt 5: Drucken

  1. Klicken Sie im PDF-Viewer auf das Druckersymbol.
  2. Stellen Sie in den Druckeinstellungen sicher, dass die Option „An Seite anpassen“ (Fit to page) deaktiviert ist und die Skalierung auf 100 % steht. Dies ist wichtig, damit die Daten exakt in die vorgesehenen Felder passen.
  3. Führen Sie zunächst einen Testdruck auf normalem Papier durch, um die Ausrichtung zu prüfen.

Wichtige Hinweise

  • Fristen: W-2-Formulare müssen spätestens bis zum 31. Januar an die Mitarbeiter versendet oder übergeben werden.
  • Automatisierung: Wenn Sie den Service "Automated Taxes and Forms" in QuickBooks aktiviert haben, reicht QuickBooks die W-2s automatisch beim IRS und den Bundesstaaten ein. Sie müssen dann lediglich die Kopien für Ihre Mitarbeiter ausdrucken (sofern diese keinen Online-Zugang über QuickBooks Workforce haben).
  • QuickBooks Workforce: Eine zeitsparende Alternative zum Drucken ist das Einladen von Mitarbeitern zu QuickBooks Workforce. Dort können sich Mitarbeiter ihre W-2-Formulare selbst sicher herunterladen.

Was tun bei Fehlern?

Sollten Sie nach dem Drucken einen Fehler in einem W-2-Formular entdecken, müssen Sie ein korrigiertes Formular (W-2c) erstellen. Suchen Sie hierfür in QuickBooks nach „W-2c forms“, um den Korrekturprozess zu starten.

Hinweis: Diese Anleitung bezieht sich auf die US-Version von QuickBooks Online, da W-2-Formulare spezifische Steuerformulare der USA sind.

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