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Schecks in QuickBooks einzahlen: Der vollständige Schritt-für-Schritt-Leitfaden 2026

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Hier ist ein umfassender, aktueller Leitfaden für das Jahr 2026, wie Sie Schecks in QuickBooks (Online-Version) korrekt erfassen und einzahlen.

Das Einzahlen eines Schecks in QuickBooks ist ein zweistufiger Prozess. Viele Nutzer machen den Fehler, den Scheck direkt auf das Bankkonto zu buchen, was zu Fehlern beim Bankabgleich führen kann. Dieser Guide zeigt Ihnen den professionellen Weg über das Konto „Zahlungen zur Einzahlung“ (Payments to Deposit).

Schritt 1: Die Zahlung empfangen (Receive Payment)

Bevor Sie den Scheck zur Bank bringen, müssen Sie QuickBooks mitteilen, dass Sie die Zahlung erhalten haben und diese einer Rechnung zuordnen.

  1. Einloggen: Melden Sie sich in Ihrem QuickBooks Online-Konto an.
  2. Neu-Schaltfläche: Klicken Sie oben links auf das Symbol + Neu (+ New).
  3. Zahlung erhalten: Wählen Sie unter der Spalte Kunden den Punkt Zahlung erhalten (Receive Payment).
  4. Kunden wählen: Geben Sie den Namen des Kunden ein, von dem Sie den Scheck erhalten haben.
  5. Zahlungsdatum & Methode:
    • Geben Sie das Datum ein, an dem Sie den Scheck erhalten haben.
    • Wählen Sie als Zahlungsmethode Scheck (Check).
    • Geben Sie die Schecknummer in das entsprechende Feld ein.
  6. Einzahlen nach (Wichtig!): Wählen Sie im Dropdown-Menü „Einzahlen nach“ den Punkt Zahlungen zur Einzahlung (Payments to Deposit) – früher bekannt als Undeposited Funds.
    • Hinweis: Wählen Sie hier noch NICHT Ihr direktes Bankkonto aus, da der Scheck physisch noch nicht auf der Bank gutgeschrieben wurde.
  7. Rechnung auswählen: Markieren Sie die offene Rechnung(en), die mit diesem Scheck beglichen werden sollen.
  8. Speichern: Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Schritt 2: Die Bankeinzahlung erstellen (Bank Deposit)

Nun bündeln Sie den Scheck (oder mehrere Schecks) zu einer Einzahlung, die genau dem Betrag entspricht, der später auf Ihrem Bankauszug erscheinen wird.

  1. Neu-Schaltfläche: Klicken Sie erneut auf + Neu (+ New).
  2. Bankeinzahlung: Wählen Sie unter der Spalte Andere den Punkt Bankeinzahlung (Bank Deposit).
  3. Konto wählen: Wählen Sie oben im Dropdown-Menü das Bankkonto aus, auf das Sie den Scheck einzahlen (z. B. Geschäftskonto).
  4. Datum: Geben Sie das Datum an, an dem Sie den Scheck bei der Bank einreichen.
  5. Schecks auswählen: Im Bereich „Vorhandene Zahlungen auswählen“ sehen Sie nun den Scheck, den Sie in Schritt 1 erfasst haben. Setzen Sie ein Häkchen daneben.
  6. Zusätzliche Gebühren (Optional): Falls Ihre Bank eine Gebühr für die Scheckeinreichung erhebt, können Sie diese im Bereich „Zusätzliche Beträge zur Einzahlung hinzufügen“ als negativen Betrag erfassen.
  7. Prüfen und Speichern: Der „Gesamtbetrag der Einzahlung“ unten rechts muss exakt mit dem Betrag auf Ihrem Einzahlungsbeleg übereinstimmen. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Schritt 3: Abgleich mit dem Bank-Feed (Matching)

Sobald die Bank den Scheck verarbeitet hat (meist 1-3 Werktage später), erscheint die Transaktion in Ihrem QuickBooks Bank-Feed.

  1. Gehen Sie zu Buchhaltung (Transactions) > Banktransaktionen.
  2. QuickBooks sollte die Einzahlung automatisch erkennen und die Meldung „1 Übereinstimmung gefunden“ (1 Match found) anzeigen.
  3. Klicken Sie auf Bestätigen (Match). Damit ist der Prozess abgeschlossen und Ihr Konto ist korrekt abgestimmt.

Bonus: Schecks per Mobile App einscannen (2026 Update)

Im Jahr 2026 ist die Integration von mobilen Scans noch nahtloser. Wenn Sie die QuickBooks Mobile App nutzen:

  1. Öffnen Sie die App und wählen Sie Snap & Deposit (oder ein ähnliches Kamera-Symbol).
  2. Fotografieren Sie die Vorder- und Rückseite des Schecks.
  3. QuickBooks erkennt den Betrag und den Absender automatisch per KI.
  4. Bestätigen Sie die Zuordnung zur Rechnung direkt am Smartphone. Der Schritt „Bankeinzahlung“ wird hierbei oft automatisiert.

Häufige Fehler vermeiden

  • Doppelte Einnahmen: Wenn Sie den Scheck im Bank-Feed einfach als „Umsatz“ kategorisieren, anstatt ihn mit der „Bankeinzahlung“ zu verknüpfen, zählen Sie die Einnahme doppelt (einmal durch die Rechnung und einmal durch den Bank-Feed). Nutzen Sie immer die Match-Funktion.
  • Falsches Datum: Achten Sie darauf, dass das Einzahlungsdatum in QuickBooks mit dem Datum der Bank übereinstimmt, um den monatlichen Abgleich zu erleichtern.

Dieser Guide basiert auf den Standardfunktionen von QuickBooks Online 2026. Je nach Land und Abonnement-Modell können Menübezeichnungen leicht variieren.

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