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Zahlungen auf Rechnungen in QuickBooks anwenden: Der vollständige Schritt-für-Schritt-Guide

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Hier ist ein vollständiger Schritt-für-Schritt-Leitfaden, wie Sie in QuickBooks (Online-Version) eine Zahlung auf eine offene Rechnung anwenden.

Das korrekte Erfassen von Zahlungen ist entscheidend, um Ihre Buchhaltung (Accounts Receivable) aktuell zu halten und sicherzustellen, dass Ihre Berichte korrekt sind. Folgen Sie diesen Schritten, um eine Zahlung professionell zu verbuchen.

Schritt 1: Das Fenster „Zahlung empfangen“ öffnen

Es gibt zwei Wege, um den Zahlungsprozess zu starten:

  • Option A (Schnellzugriff): Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche + Neu (+ New) und wählen Sie unter der Spalte „Kunden“ den Punkt Zahlung empfangen (Receive Payment).
  • Option B (Über die Kundenliste): Gehen Sie zu Verkäufe (Sales) > Kunden (Customers). Suchen Sie den Kunden in der Liste und klicken Sie rechts in der Zeile auf Zahlung empfangen (Receive Payment).

Schritt 2: Kunden- und Basisdaten eingeben

Sobald das Fenster geöffnet ist, müssen Sie die Details der Transaktion festlegen:

  1. Kunde (Customer): Wählen Sie den Kunden aus dem Dropdown-Menü aus (falls Sie Option A gewählt haben).
  2. Zahlungsdatum (Payment date): Geben Sie das Datum ein, an dem Sie das Geld erhalten haben.
  3. Zahlungsmethode (Payment method): Wählen Sie aus, wie der Kunde gezahlt hat (z. B. Überweisung, Scheck, Kreditkarte oder Bar).
  4. Referenznummer (Reference no.): Geben Sie hier optional die Schecknummer oder die Transaktions-ID der Überweisung ein.

Schritt 3: Das richtige Konto für die Einzahlung wählen (Wichtig!)

Unter dem Feld Einzahlen auf (Deposit to) haben Sie meist zwei Möglichkeiten:

  • Undeposited Funds (Nicht hinterlegte Mittel): Wählen Sie dies, wenn Sie den Scheck oder das Bargeld erst später gesammelt zur Bank bringen. Dies ist die sicherste Methode für einen sauberen Abgleich.
  • Bankkonto (Checking/Savings): Wählen Sie Ihr direktes Bankkonto, wenn die Zahlung bereits einzeln auf Ihrem Kontoauszug erscheint (z. B. bei einer direkten Überweisung).

Schritt 4: Die Zahlung der Rechnung zuordnen

Im unteren Bereich des Fensters sehen Sie eine Liste aller ausstehenden Transaktionen (Outstanding Transactions) dieses Kunden.

  1. Suchen Sie die Rechnung(en), auf die sich die Zahlung bezieht.
  2. Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen links neben der entsprechenden Rechnung.
  3. Betrag anpassen: QuickBooks wendet standardmäßig den vollen Rechnungsbetrag an. Wenn der Kunde nur einen Teil gezahlt hat, überschreiben Sie den Betrag im Feld Zahlung (Payment) ganz rechts in der Zeile.

Schritt 5: Speichern und Bestätigen

Überprüfen Sie oben rechts den Erhaltener Betrag (Amount received). Dieser muss mit der Summe der unten ausgewählten Rechnungen übereinstimmen.

  1. Klicken Sie unten rechts auf Speichern und schließen (Save and close) oder Speichern und neu (Save and new), wenn Sie weitere Zahlungen erfassen möchten.
  2. Die Rechnung wird nun in QuickBooks als Bezahlt (Paid) oder Teilweise bezahlt (Partial) markiert.

Sonderfälle & Profi-Tipps

Teilzahlungen (Partial Payments)

Wenn ein Kunde weniger bezahlt, als auf der Rechnung steht, markieren Sie die Rechnung einfach wie in Schritt 4 beschrieben und geben Sie den tatsächlich erhaltenen Betrag ein. Die Rechnung bleibt mit dem Status „Offen“ (mit dem Restbetrag) in Ihrem System.

Überzahlungen oder Guthaben

Wenn ein Kunde mehr bezahlt hat als fällig, erstellt QuickBooks automatisch ein Guthaben (Credit) für diesen Kunden, das Sie auf zukünftige Rechnungen anwenden können.

Automatischer Abgleich (Bank Feed)

Wenn Sie Ihr Bankkonto mit QuickBooks verknüpft haben, erkennt das System oft automatisch, dass eine eingehende Zahlung zu einer offenen Rechnung passt. Sie müssen dann im Bereich „Banktransaktionen“ nur noch auf Anpassen (Match) klicken.

Fazit: Durch das korrekte Anwenden von Zahlungen vermeiden Sie doppelte Einnahmen in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung und behalten den Überblick darüber, welche Kunden Ihnen noch Geld schulden.

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