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Tutorial: So fügen Sie einen Auftrag (Job) zu einem Kunden in QuickBooks Online hinzu

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie in QuickBooks Online (QBO) Aufträge (Jobs) für Ihre Kunden anlegen.

In QuickBooks Online werden "Jobs" technisch gesehen entweder als Unterkunden (Sub-customers) oder als Projekte (Projects) geführt. Dieses Tutorial zeigt Ihnen beide Methoden.

In dieser Anleitung lernen Sie, wie Sie Ihre Kundenstruktur organisieren, um spezifische Projekte oder Aufträge separat abzurechnen und zu verfolgen.

Methode 1: Erstellen eines Unterkunden (Der klassische "Job")

Diese Methode eignet sich am besten, wenn Sie für einen Kunden mehrere Lieferadressen haben oder einfache Unteraufträge verwalten möchten.

Schritt 1: Navigieren Sie zu den Kunden

  1. Loggen Sie sich in Ihr QuickBooks Online Konto ein.
  2. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf Verkäufe (Sales) und wählen Sie dann den Reiter Kunden (Customers).

Schritt 2: Einen neuen Kunden/Job anlegen

  1. Klicken Sie oben rechts auf die grüne Schaltfläche Neuer Kunde (New customer).
  2. Geben Sie im Feld Anzeigename (Display name) den Namen des Auftrags oder Projekts ein (z. B. "Renovierung Hauptstraße").

Schritt 3: Als Unterkunden festlegen

  1. Suchen Sie das Kontrollkästchen Ist ein Unterkunde (Is sub-customer) und aktivieren Sie es.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü darunter den Hauptkunden (Parent customer) aus.
  3. Wählen Sie die Abrechnungsoption:
    • Mit dem übergeordneten Kunden abrechnen: Die Rechnung geht an den Hauptkunden.
    • Mit diesem Kunden abrechnen: Der Auftrag wird separat fakturiert.

Schritt 4: Speichern

  1. Klicken Sie auf Speichern, um den Auftrag abzuschließen. Er erscheint nun eingerückt unter dem Hauptkunden in Ihrer Liste.

Methode 2: Erstellen eines Projekts (Für detaillierte Kostenkontrolle)

Wenn Sie die Rentabilität eines Auftrags genau verfolgen möchten (Einnahmen vs. Ausgaben, Zeitaufwand), ist die Projekt-Funktion die bessere Wahl.

Schritt 1: Projekt-Funktion aktivieren (falls noch nicht geschehen)

  1. Gehen Sie auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) oben rechts.
  2. Wählen Sie Konto und Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Erweitert und stellen Sie sicher, dass im Bereich "Projekte" die Option Projekte organisieren auf "Ein" steht.

Schritt 2: Ein neues Projekt starten

  1. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf den Reiter Projekte.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Neues Projekt.
  3. Geben Sie dem Projekt einen Namen.
  4. Wählen Sie im Dropdown-Menü den entsprechenden Kunden aus.
  5. (Optional) Fügen Sie Notizen oder ein Startdatum hinzu.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Welches Format soll ich wählen?

Funktion Unterkunde (Sub-customer) Projekt (Project)
Zweck Organisation & Rechnungsstellung Rentabilitätsanalyse & Kostenkontrolle
Darstellung Erscheint in der Kundenliste Erscheint im Projekt-Dashboard
Berichte Einfache Umsatzberichte Detaillierte Gewinn-und-Verlust-Berichte pro Projekt
Empfehlung Gut für einfache Dienstleister Gut für Bauwesen, Agenturen & Handwerk

Tipps für die Praxis

  • Konsistente Benennung: Benennen Sie Jobs immer nach dem gleichen Schema (z. B. Projektname - Jahreszahl), um die Suche zu erleichtern.
  • Transaktionen zuordnen: Wenn Sie Rechnungen, Quittungen oder Arbeitsstunden erfassen, achten Sie darauf, im Feld "Kunde/Projekt" den spezifischen Unterkunden oder das Projekt auszuwählen, damit die Daten korrekt zugeordnet werden.
  • Status aktualisieren: Bei Projekten können Sie den Status von "In Arbeit" auf "Abgeschlossen" setzen, um Ihre Liste übersichtlich zu halten.

Hinweis: Je nach Ihrer QuickBooks-Version (Simple Start, Essentials, Plus oder Advanced) können die Bezeichnungen und Verfügbarkeiten der Funktionen (insbesondere "Projekte") leicht variieren.

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