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Tutorial: So richten Sie Ihr Unternehmensprofil in QuickBooks Online ein

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie Ihr Unternehmensprofil in QuickBooks Online (QBO) optimal einrichten.

Ein vollständig ausgefülltes Unternehmensprofil ist die Basis für Ihre Buchhaltung. Die hier hinterlegten Informationen erscheinen auf Ihren Rechnungen, Angeboten und rechtlichen Dokumenten. Folgen Sie diesen Schritten, um Ihr Profil professionell zu konfigurieren.

Schritt 1: Zugriff auf die Einstellungen

  1. Melden Sie sich in Ihrem QuickBooks Online Account an.
  2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  3. Wählen Sie unter der Spalte „Ihr Unternehmen“ den Punkt Konto und Einstellungen aus.

Schritt 2: Den Bereich „Firma“ bearbeiten

Sobald sich das Fenster öffnet, befinden Sie sich standardmäßig im Reiter Firma. Dies ist der Ort, an dem alle wichtigen Stammdaten hinterlegt werden.

1. Firmenname und Logo

  • Klicken Sie auf den Bereich Firmenname (oder auf das Stiftsymbol rechts).
  • Logo: Klicken Sie auf das Plus-Zeichen (+), um Ihr Firmenlogo hochzuladen. Dies sorgt für ein professionelles Branding auf Ihren Rechnungen.
  • Firmenname: Geben Sie den offiziellen Namen Ihres Unternehmens ein.
  • Rechtlicher Name: Wenn Ihr rechtlicher Name von Ihrem Anzeigenamen abweicht (z. B. bei einer GmbH), geben Sie diesen hier ein.

2. Unternehmensart

  • Klicken Sie auf den Abschnitt Unternehmensart.
  • Steuernummer/USt-IdNr.: Geben Sie hier Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein. Dies ist für die rechtssichere Rechnungsstellung unerlässlich.
  • Unternehmensform: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Ihre Rechtsform aus (z. B. Einzelunternehmen, GmbH, GbR).

3. Kontaktinformationen

  • Klicken Sie auf Kontaktinformationen.
  • Firmen-E-Mail: Diese Adresse wird für die Kommunikation mit QuickBooks genutzt.
  • Kunden-E-Mail: Das ist die Adresse, die Ihre Kunden auf Rechnungen sehen. Sie können hier eine andere Adresse (z. B. buchhaltung@firma.de) wählen.
  • Telefonnummer & Website: Geben Sie Ihre geschäftlichen Kontaktdaten ein.

4. Adresse

  • Klicken Sie auf den Abschnitt Adresse.
  • Geschäftsadresse: Dies ist der offizielle Sitz Ihres Unternehmens.
  • Rechnungsadresse: Falls Ihre Rechnungen an eine andere Adresse gesendet werden sollen, können Sie dies hier separat einstellen. In der Regel sind beide identisch.

Schritt 3: Speichern und Überprüfen

  • Klicken Sie nach jeder Änderung in einem Abschnitt auf Speichern.
  • Wenn Sie alle Informationen eingegeben haben, klicken Sie unten rechts auf Fertig.

Profi-Tipps für die Einrichtung

  • Vorschau prüfen: Erstellen Sie nach der Einrichtung eine Test-Rechnung (Entwurf), um zu sehen, wie Ihr Logo und Ihre Firmendaten auf dem PDF-Dokument angeordnet sind.
  • Umsatzsteuer-Einstellungen: Denken Sie daran, dass die Einrichtung des Profils nur der erste Schritt ist. Gehen Sie danach im Hauptmenü links auf den Punkt Steuern, um Ihre Umsatzsteuer-Sätze (z. B. 19 % oder 7 %) zu konfigurieren.
  • Aktualität: Wenn sich Ihre Adresse oder Telefonnummer ändert, aktualisieren Sie dies sofort in QuickBooks, damit alle zukünftigen Belege automatisch korrekt ausgestellt werden.

Herzlichen Glückwunsch! Ihr Unternehmensprofil ist nun startklar. Sie können jetzt mit dem Importieren von Bankdaten oder dem Erstellen Ihrer ersten Rechnung beginnen.

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