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QuickBooks Online Tutorial: Gutschriften mit Rechnungen verrechnen

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie in QuickBooks Online Gutschriften (Credits) mit offenen Rechnungen (Invoices) verrechnen.

In QuickBooks Online gibt es zwei Hauptwege, um Gutschriften auf Rechnungen anzuwenden: Entweder automatisch durch die Systemeinstellungen oder manuell durch den Prozess „Zahlungseingang“. In diesem Guide lernen Sie beide Methoden kennen.

Schritt 1: Die Einstellungen prüfen (Automatisch vs. Manuell)

Bevor Sie beginnen, sollten Sie entscheiden, ob QuickBooks Gutschriften automatisch auf die älteste offene Rechnung anwenden soll oder ob Sie dies lieber manuell steuern möchten.

  1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) oben rechts.
  2. Wählen Sie Konto und Einstellungen (Account and Settings).
  3. Gehen Sie links auf den Reiter Erweitert (Advanced).
  4. Suchen Sie den Bereich Automatisierung (Automation).
  5. Hier finden Sie die Option Gutschriften automatisch anwenden (Automatically apply credits).
    • An: QuickBooks verrechnet Gutschriften sofort mit der nächsten offenen Rechnung.
    • Aus: Sie haben die volle Kontrolle und entscheiden selbst, welche Gutschrift für welche Rechnung genutzt wird (Empfohlen für bessere Buchhaltungskontrolle).
  6. Klicken Sie auf Speichern und dann auf Fertig.

Schritt 2: Eine Gutschrift erstellen (Credit Memo)

Falls Sie noch keine Gutschrift im System haben, erstellen Sie diese wie folgt:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu (+ New).
  2. Wählen Sie unter der Spalte „Kunden“ den Punkt Gutschrift (Credit Memo).
  3. Wählen Sie den entsprechenden Kunden aus.
  4. Geben Sie das Datum, die Produkte/Dienstleistungen und den Betrag ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Schritt 3: Die Gutschrift manuell mit einer Rechnung verrechnen

Wenn Sie die automatische Verrechnung deaktiviert haben (siehe Schritt 1), müssen Sie die Gutschrift manuell zuweisen. Dies geschieht über die Funktion „Zahlungseingang“.

  1. Klicken Sie auf + Neu (+ New).
  2. Wählen Sie Zahlungseingang (Receive Payment).
  3. Wählen Sie im Dropdown-Menü den Kunden aus.
  4. Im Bereich Offene Transaktionen (Outstanding Transactions) setzen Sie ein Häkchen bei der Rechnung, die Sie begleichen möchten.
  5. Scrollen Sie nach unten zum Bereich Gutschriften (Credits). Setzen Sie hier das Häkchen bei der Gutschrift, die Sie anwenden möchten.
  6. Wichtig: Prüfen Sie das Feld Eingegangener Betrag (Amount received) oben rechts.
    • Wenn die Gutschrift die Rechnung komplett abdeckt, muss hier 0,00 stehen.
    • Wenn der Kunde zusätzlich zur Gutschrift noch einen Restbetrag zahlt, geben Sie diesen Betrag hier ein.
  7. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Sonderfall: Überzahlungen verrechnen

Manchmal entsteht ein Guthaben nicht durch eine Gutschrift (Credit Memo), sondern weil ein Kunde zu viel bezahlt hat (Unapplied Payment).

  1. Gehen Sie ebenfalls auf + Neu -> Zahlungseingang.
  2. Wählen Sie den Kunden aus.
  3. QuickBooks zeigt Ihnen nun sowohl die offene Rechnung als auch die „Zahlung“ (das Guthaben) an.
  4. Markieren Sie beide Positionen.
  5. Stellen Sie sicher, dass die Summe der Transaktion korrekt verrechnet wird, und klicken Sie auf Speichern.

Zusammenfassung & Tipps

  • Status prüfen: Sie können jederzeit im Menü Verkäufe -> Kunden den Status des Kunden prüfen. Eine korrekt verrechnete Rechnung wird als „Bezahlt“ (Paid) angezeigt.
  • Berichte nutzen: Nutzen Sie den Bericht „Offene Posten Liste“ (A/R Aging Detail), um zu sehen, ob noch unverrechnete Gutschriften im System vorhanden sind.
  • Vorsicht bei Fremdwährungen: Achten Sie darauf, dass Gutschrift und Rechnung in derselben Währung ausgestellt sind, um Differenzen durch Wechselkurse zu vermeiden.

Mit diesen Schritten behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Kundenguthaben in QuickBooks Online!

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