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Tutorial: So fügen Sie eine Zahlungsmethode in QuickBooks Online hinzu

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie eine neue Zahlungsmethode in QuickBooks Online hinzufügen.

In QuickBooks Online ist es wichtig, die richtigen Zahlungsmethoden (z. B. Bargeld, Überweisung, PayPal oder spezifische Kreditkarten) zu hinterlegen, damit Sie Ihre Zahlungseingänge korrekt verbuchen und Berichte präzise auswerten können.

Voraussetzungen

  • Sie verfügen über Administrator-Rechte in Ihrem QuickBooks-Konto.
  • Ihr QuickBooks ist auf die deutsche oder englische Benutzeroberfläche eingestellt (in diesem Guide werden beide Begriffe genannt).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Einloggen und Einstellungen öffnen

Melden Sie sich in Ihrem QuickBooks Online-Konto an. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen / Settings).

2. Listen aufrufen

Wählen Sie in der Spalte „Listen“ (Lists) den Punkt Alle Listen (All Lists) aus.

3. Zahlungsmethoden auswählen

In der Übersicht aller Listen suchen Sie den Punkt Zahlungsmethoden (Payment Methods) und klicken Sie darauf. Hier sehen Sie eine Liste aller bereits existierenden Methoden (standardmäßig oft Bargeld, Scheck, Visa etc.).

4. Eine neue Methode erstellen

Klicken Sie oben rechts auf die grüne Schaltfläche Neu (New).

5. Details eingeben

Es öffnet sich ein kleines Fenster:

  • Name: Geben Sie den Namen der Zahlungsmethode ein (z. B. „PayPal“, „Apple Pay“ oder „Banküberweisung“).
  • Checkbox „Dies ist eine Kreditkarte“ (This is a credit card): Setzen Sie hier nur dann ein Häkchen, wenn es sich um eine spezifische Kreditkartenart handelt, für die beim Bezahlen zusätzliche Daten (wie eine Autorisierung) erfasst werden sollen. In den meisten Fällen (für normale Listenführung) kann dies leer bleiben.

6. Speichern

Klicken Sie auf Speichern (Save). Die neue Zahlungsmethode erscheint nun sofort in der Liste und steht Ihnen bei der Erfassung von Rechnungen und Zahlungen zur Verfügung.

Anwendung der neuen Zahlungsmethode

Sobald die Methode hinzugefügt wurde, können Sie sie an folgenden Stellen nutzen:

  • Zahlungseingang (Receive Payment): Wenn ein Kunde eine Rechnung bezahlt, wählen Sie im Dropdown-Menü „Zahlungsmethode“ einfach den neu erstellten Eintrag aus.
  • Verkaufsbeleg (Sales Receipt): Erstellen Sie einen Direktverkauf, können Sie dort ebenfalls die neue Methode hinterlegen.

Tipps für die Praxis

  • Inaktivieren statt Löschen: Wenn Sie eine Zahlungsmethode nicht mehr benötigen, löschen Sie diese nicht (da sie mit alten Buchungen verknüpft sein könnte). Klicken Sie stattdessen in der Liste der Zahlungsmethoden auf den kleinen Pfeil neben „Bearbeiten“ und wählen Sie Inaktiv machen (Make inactive).
  • Eindeutige Namen: Verwenden Sie klare Bezeichnungen. Wenn Sie mehrere Bankkonten haben, kann es sinnvoll sein, die Methode „Überweisung [Bankname]“ zu nennen, um Verwechslungen zu vermeiden.
  • Automatisierung: Wenn Sie QuickBooks Payments (in Deutschland nur eingeschränkt verfügbar) oder Drittanbieter-Apps wie PayPal verknüpfen, werden diese Methoden oft automatisch angelegt.

Hinweis: Da QuickBooks seine Benutzeroberfläche regelmäßig aktualisiert, können sich die Bezeichnungen der Schaltflächen leicht ändern. Das Zahnrad-Symbol bleibt jedoch in der Regel der zentrale Ausgangspunkt für diese Einstellungen.

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