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Vollständiger Leitfaden 2026: So richten Sie Preisstufen (Price Rules) in QuickBooks Online ein

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Hier ist ein umfassendes Tutorial für das Jahr 2026, wie Sie Preisstufen (in QuickBooks Online meist „Preisregeln“ genannt) effizient einrichten und nutzen.

Preisstufen sind ein mächtiges Werkzeug, um Ihre Verkaufsstrategie zu automatisieren. Ob Rabatte für Stammkunden, saisonale Aktionen oder Preiserhöhungen für bestimmte Dienstleistungen – mit QuickBooks Online (QBO) können Sie diese Regeln flexibel festlegen.

Teil 1: Voraussetzungen und Aktivierung

Bevor Sie Preisstufen nutzen können, müssen Sie sicherstellen, dass die Funktion in Ihren Einstellungen aktiviert ist. (Hinweis: Diese Funktion ist in der Regel in den Versionen Plus und Advanced verfügbar).

  1. Anmelden: Loggen Sie sich in Ihr QuickBooks Online Konto ein.
  2. Einstellungen öffnen: Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts.
  3. Konto und Einstellungen: Wählen Sie unter der Spalte "Unternehmen" den Punkt Konto und Einstellungen aus.
  4. Verkauf: Klicken Sie im linken Menü auf den Reiter Verkauf.
  5. Produkte und Dienstleistungen: Suchen Sie den Abschnitt "Produkte und Dienstleistungen" und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift).
  6. Preisregeln aktivieren: Schalten Sie den Schalter bei Preisregeln einschalten (Turn on price rules) auf "Ein".
  7. Speichern: Klicken Sie auf Speichern und dann auf Fertig.

Teil 2: Eine neue Preisregel (Preisstufe) erstellen

Nachdem die Funktion aktiviert ist, können Sie individuelle Regeln für verschiedene Szenarien festlegen.

  1. Navigieren: Gehen Sie zu Sales (Verkauf) und wählen Sie den Reiter Produkte und Dienstleistungen.
  2. Preisregeln aufrufen: Klicken Sie oben rechts auf den Button Mehr (More) und wählen Sie Preisregeln (Price rules).
  3. Neue Regel: Klicken Sie auf Neue Preisregel erstellen.
  4. Details festlegen:
    • Regelname: Geben Sie der Regel einen klaren Namen (z.B. „VIP-Kunden 10%“ oder „Sommerschlussverkauf“).
    • Start- und Enddatum: (Optional) Legen Sie fest, wie lange die Regel gültig sein soll.
    • Kunden: Wählen Sie aus, ob die Regel für alle Kunden, spezifische Kundengruppen oder nur für einzelne Kunden gilt.
    • Produkte/Dienstleistungen: Wählen Sie aus, ob die Regel für alle Artikel, bestimmte Kategorien oder nur ausgewählte Produkte gilt.
  5. Preisberechnung:
    • Wählen Sie zwischen Prozentsatz oder Festbetrag.
    • Entscheiden Sie, ob es sich um einen Aufschlag oder einen Rabatt handelt.
    • Wählen Sie die Basis: „Vom Standardpreis“ ist die gängigste Option.
  6. Preise runden: (Optional) Sie können festlegen, dass Preise auf den nächsten Euro gerundet werden.
  7. Vorschau: Klicken Sie auf Preise aktualisieren, um zu sehen, wie sich die Regel auf Ihre Artikel auswirkt.
  8. Speichern: Klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Teil 3: Anwendung der Preisstufen in Rechnungen

Sobald eine Preisregel aktiv ist, wendet QuickBooks diese automatisch an, wenn die Bedingungen erfüllt sind.

  1. Erstellen Sie eine neue Rechnung (Invoice) oder einen Beleg.
  2. Wählen Sie den Kunden aus, für den Sie die Regel erstellt haben.
  3. Fügen Sie das Produkt oder die Dienstleistung hinzu.
  4. Automatische Anpassung: QuickBooks erkennt automatisch die geltende Preisregel. Der Preis wird im Feld „Betrag“ angepasst.
  5. Manuelle Auswahl: Wenn für ein Produkt mehrere Regeln gelten könnten, sehen Sie im Feld „Preis/Rate“ ein kleines Dropdown-Menü oder ein Symbol. Dort können Sie manuell zwischen dem Standardpreis und verschiedenen Preisstufen wählen.

Teil 4: Verwaltung und Bearbeitung

Märkte ändern sich, und Ihre Preise sollten das auch.

  • Bearbeiten: Gehen Sie zurück zu Verkauf > Produkte und Dienstleistungen > Mehr > Preisregeln. Klicken Sie neben der Regel auf Bearbeiten, um Zeiträume oder Prozentsätze anzupassen.
  • Deaktivieren: Wenn Sie eine Aktion beenden möchten, können Sie die Regel einfach auf Inaktiv setzen, anstatt sie zu löschen. So bleiben Ihre historischen Daten sauber.

Profi-Tipps für 2026

  1. Kundensegmente nutzen: Nutzen Sie die Funktion „Kundengruppen“, um Preisstufen schneller zuzuweisen. Anstatt jeden Kunden einzeln hinzuzufügen, weisen Sie den Kunden einer Gruppe (z. B. „Großhändler“) zu, die automatisch die Preisregel erhält.
  2. Kombinationen vermeiden: Achten Sie darauf, dass sich Preisregeln nicht überschneiden, da dies zu Verwirrung bei der Rechnungsstellung führen kann.
  3. Währungen: Wenn Sie international verkaufen (Multicurrency), stellen Sie sicher, dass Ihre Preisregeln mit der Währung des Kunden kompatibel sind.

Fazit: Mit den Preisregeln in QuickBooks Online 2026 sparen Sie wertvolle Zeit bei der manuellen Rabattberechnung und minimieren Fehlerquellen. Es ist ein unverzichtbares Tool für wachsende Unternehmen, die eine differenzierte Preisstrategie verfolgen.

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