So löschen Sie eingezahlte Zahlungen in QuickBooks Online
Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie bereits eingezahlte Zahlungen (Deposited Payments) in QuickBooks Online korrigieren oder löschen können.
In QuickBooks Online können Zahlungen, die bereits einer Bankeinzahlung (Bank Deposit) zugeordnet wurden, nicht direkt gelöscht werden. Sie müssen zuerst aus der Einzahlung entfernt werden. Dieses Tutorial führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.
Wichtiger Hinweis vorab
Wenn die Zahlung bereits mit Ihrem Bankkonto abgeglichen (reconciled) wurde, sollten Sie vorsichtig sein. Das Löschen einer abgeglichenen Transaktion kann Ihren Kontostand verändern und die nächste Abstimmung erschweren. In diesem Fall empfiehlt es sich, Rücksprache mit einem Buchhalter zu halten.
Schritt 1: Die Bankeinzahlung finden und bearbeiten
Da die Zahlung mit einer Einzahlung verknüpft ist, müssen wir zuerst die Einzahlung finden:
- Gehen Sie im linken Menü auf Buchhaltung (Accounting) und wählen Sie Kontenplan (Chart of Accounts).
- Suchen Sie das Bankkonto, auf das die Zahlung eingezahlt wurde.
- Klicken Sie in der Spalte "Aktion" auf Kontoauszug anzeigen (View register).
- Suchen Sie die entsprechende Einzahlung in der Liste.
- Klicken Sie auf die Einzahlung, um sie zu markieren, und wählen Sie dann Bearbeiten (Edit).
Schritt 2: Die Zahlung aus der Einzahlung entfernen
Nun befinden Sie sich in der Ansicht "Bankeinzahlung".
- Suchen Sie im Bereich Wählen Sie die Zahlungen aus, die in diese Einzahlung aufgenommen werden sollen, die spezifische Zahlung, die Sie löschen möchten.
- Entfernen Sie das Häkchen links neben dieser Zahlung.
- Klicken Sie unten rechts auf Speichern und schließen (Save and close).
Was passiert jetzt? Die Zahlung ist nun nicht mehr mit der Bankeinzahlung verknüpft. Sie befindet sich nun wieder im Konto "Nicht abgerechnete Zahlungen" (Undeposited Funds).
Schritt 3: Die Zahlung endgültig löschen
Nachdem die Verknüpfung aufgehoben wurde, können Sie die Zahlung nun komplett aus dem System löschen:
- Klicken Sie auf das Lupen-Symbol (Suche) oben rechts oder gehen Sie zu Verkäufe (Sales) > Alle Verkäufe.
- Suchen Sie die Zahlung, die Sie gerade aus der Einzahlung entfernt haben. (Sie wird nun oft als "Nicht eingezahlt" oder "Offen" angezeigt).
- Klicken Sie auf die Zahlung, um sie zu öffnen.
- Klicken Sie am unteren Bildschirmrand auf Mehr (More).
- Wählen Sie Löschen (Delete) aus.
- Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.
Alternative: Die gesamte Bankeinzahlung löschen
Falls die gesamte Einzahlung (die vielleicht mehrere Zahlungen enthielt) falsch war, können Sie die Einzahlung auch komplett löschen:
- Folgen Sie Schritt 1, um die Einzahlung im Kontoregister zu finden.
- Anstatt auf "Bearbeiten" zu klicken, können Sie (je nach Version) die Einzahlung direkt auswählen und auf Löschen klicken.
- Hinweis: Dadurch werden alle enthaltenen Zahlungen wieder zurück in den Status "Nicht abgerechnete Zahlungen" versetzt, aber die Zahlungen selbst bleiben im System bestehen (bis Sie diese einzeln wie in Schritt 3 beschrieben löschen).
Zusammenfassung der Begriffe
- Undeposited Funds (Nicht abgerechnete Zahlungen): Ein temporäres Konto, in dem Zahlungen liegen, bevor sie zur Bank gebracht werden.
- Bank Deposit (Bankeinzahlung): Der Beleg in QuickBooks, der mehrere Einzelzahlungen zu einer Summe zusammenfasst, die auf Ihrem echten Bankauszug erscheint.
Tipp: Wenn Sie eine Zahlung nur ändern möchten (z. B. das Datum oder den Betrag), müssen Sie sie ebenfalls zuerst aus der Einzahlung entfernen, dann bearbeiten und anschließend wieder der Einzahlung hinzufügen.