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So suchen Sie nach Rechnungsnummern in QuickBooks Online

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie in QuickBooks Online (QBO) schnell und effizient nach einer bestimmten Rechnungsnummer suchen können.

In QuickBooks Online gibt es mehrere Wege, eine Rechnung anhand ihrer Nummer zu finden. Je nachdem, ob Sie nur schnell einen Blick darauf werfen wollen oder eine detaillierte Liste benötigen, eignen sich unterschiedliche Methoden.

Methode 1: Die Schnellsuche (Der schnellste Weg)

Die globale Suchfunktion ist ideal, wenn Sie die genaue Rechnungsnummer im Kopf haben.

  1. Klicken Sie auf das Lupen-Symbol: Sie finden das Symbol für die „Suche“ oben rechts in der schwarzen Navigationsleiste (neben dem Glocken-Symbol).
  2. Geben Sie die Nummer ein: Tippen Sie die Rechnungsnummer direkt in das Suchfeld ein.
  3. Ergebnis auswählen: Während Sie tippen, schlägt QuickBooks bereits passende Belege vor. Klicken Sie einfach auf die entsprechende Rechnung in der Liste, um sie direkt zu öffnen.
  4. Enter drücken: Falls die Rechnung nicht sofort erscheint, drücken Sie die Eingabetaste (Enter), um eine Liste aller Treffer anzuzeigen.

Methode 2: Suche über das Menü „Verkäufe“ (Sales)

Diese Methode ist am besten geeignet, wenn Sie innerhalb Ihrer Rechnungsliste filtern oder mehrere Rechnungen gleichzeitig bearbeiten möchten.

  1. Navigieren Sie zu Verkäufe: Klicken Sie im linken Seitenmenü auf Verkäufe (Sales) und wählen Sie dann den Unterpunkt Rechnungen (Invoices).
  2. Nutzen Sie das Suchfeld: Über der Liste Ihrer Rechnungen finden Sie ein kleines Suchfeld (oft mit einer Lupe markiert).
  3. Nummer eingeben: Geben Sie hier die Rechnungsnummer ein. Die Liste wird automatisch gefiltert und zeigt nur noch die passenden Belege an.
  4. Sortieren (Optional): Falls Sie nach einer Nummernreihe suchen, können Sie auch auf die Spaltenüberschrift Nr. klicken, um die Rechnungen auf- oder absteigend nach ihrer Nummer zu sortieren.

Methode 3: Die erweiterte Suche (Advanced Search)

Wenn Sie die Nummer nicht ganz genau wissen oder zusätzliche Filter (wie Zeitraum oder Betrag) nutzen möchten, ist die erweiterte Suche ideal.

  1. Lupen-Symbol klicken: Klicken Sie erneut auf die Lupe oben rechts.
  2. Erweiterte Suche öffnen: Klicken Sie ganz unten im Suchfenster auf den blauen Link Erweiterte Suche (Advanced Search).
  3. Filter einstellen:
    • Wählen Sie im ersten Dropdown-Menü den Punkt Rechnungen (Invoices).
    • Wählen Sie im zweiten Dropdown (Filter-Kriterium) den Punkt Belegnr. (Reference no.).
    • Wählen Sie im dritten Dropdown enthält (contains) oder ist gleich (equals).
  4. Suchen: Geben Sie die Nummer ein und klicken Sie auf Suchen.

Tipps für eine effiziente Suche

  • Teilsuche: Wenn Sie nur die letzten Ziffern einer Rechnung wissen, nutzen Sie in der erweiterten Suche die Option „enthält“.
  • Browser-Suche: Wenn Sie sich bereits in einer langen Liste von Rechnungen befinden, können Sie auch die Tastenkombination STRG + F (Windows) oder CMD + F (Mac) nutzen, um den Browser nach der Nummer auf der aktuellen Seite suchen zu lassen.
  • Eindeutige Nummern: Achten Sie darauf, in den Einstellungen unter Konto und Einstellungen > Verkäufe die Option „Eigene Rechnungsnummern“ zu aktivieren, damit Sie volle Kontrolle über Ihr Nummernsystem haben.

Häufige Probleme: Warum finde ich die Rechnung nicht?

  • Falscher Status: Prüfen Sie, ob Sie eventuell einen Filter aktiv haben (z. B. nur „Offene Rechnungen“), die gesuchte Rechnung aber bereits „Bezahlt“ ist.
  • Zahlendreher: Überprüfen Sie die Nummer auf Tippfehler.
  • Anderer Belegtyp: Vergewissern Sie sich, dass es sich wirklich um eine Rechnung handelt und nicht um einen Beleg oder einen Kostenvoranschlag, da diese in unterschiedlichen Kategorien geführt werden können.
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