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Tutorial: Benutzerdefinierte Rechnungsnummern in QuickBooks Online verwenden

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du benutzerdefinierte Rechnungsnummern in QuickBooks Online (QBO) aktivierst und nutzt.

Standardmäßig vergibt QuickBooks Online automatisch fortlaufende Nummern für deine Rechnungen. Es gibt jedoch viele Gründe, warum du dies ändern möchtest – sei es für ein spezielles Format (z. B. "2023-DE-001"), zur Anpassung an dein altes Buchhaltungssystem oder aus steuerlichen Gründen.

In dieser Anleitung erfährst du Schritt für Schritt, wie du diese Funktion aktivierst und deine erste eigene Nummer festlegst.

Schritt 1: Die Einstellungen öffnen

  1. Melde dich in deinem QuickBooks Online Account an.
  2. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  3. Wähle unter der Spalte „Mein Unternehmen“ den Punkt Konto und Einstellungen aus.

Schritt 2: Die Funktion „Benutzerdefinierte Transaktionsnummern“ aktivieren

  1. Klicke im Menü auf der linken Seite auf den Reiter Umsatz.
  2. Suche den Bereich Inhalt des Verkaufsformulars. Klicke auf das Stift-Symbol (Bearbeiten) auf der rechten Seite dieses Bereichs.
  3. Suche die Option Benutzerdefinierte Transaktionsnummern.
  4. Stelle den Schalter auf Ein.
    • Hinweis: Wenn diese Funktion aktiviert ist, kannst du die Rechnungsnummer direkt im Formular bearbeiten. Ist sie deaktiviert, vergibt QuickBooks die Nummern automatisch im Hintergrund.
  5. Klicke auf Speichern und dann unten rechts auf Fertig.

Schritt 3: Deine eigene Rechnungsnummer festlegen

  1. Klicke in der linken Navigationsleiste auf + Neu und wähle Rechnung.
  2. Du siehst nun oben rechts (oder je nach Layout auf der rechten Seite) ein Feld namens Rechnungsnr. (Invoice no.).
  3. Gib hier deine gewünschte Nummer ein (z. B. RE-1000).
  4. Fülle die restlichen Rechnungsdetails aus und klicke auf Speichern.

Schritt 4: Die Automatik von QuickBooks nutzen

Das Beste an dieser Funktion: Du musst die Nummer nicht jedes Mal manuell eingeben.

  • Sobald du eine Rechnung mit deiner neuen Nummer (z. B. 1000) gespeichert hast, erkennt QuickBooks das Muster.
  • Die nächste Rechnung, die du erstellst, erhält automatisch die Nummer 1001.
  • Pro-Tipp: Wenn du ein festes Präfix wie das Jahr verwenden möchtest, gib einmal 2024-001 ein. Die nächste Rechnung wird automatisch 2024-002.

Wichtige Hinweise & Best Practices

  • Lücken vermeiden: Achte darauf, dass deine Nummerierung lückenlos bleibt, da dies in Deutschland (GoBD-konform) oft vom Finanzamt gefordert wird.
  • Deaktivierung nach Einrichtung: Sobald du deine Startnummer festgelegt hast, kannst du die Option „Benutzerdefinierte Transaktionsnummern“ in den Einstellungen wieder auf Aus stellen. QuickBooks zählt im Hintergrund trotzdem von deiner letzten Nummer aus weiter. Der Vorteil: Du verhinderst, dass du oder ein Mitarbeiter die Nummer versehentlich durch Tippfehler überschreibt.
  • Eindeutigkeit: QuickBooks warnt dich normalerweise, wenn du eine Rechnungsnummer doppelt vergibst. Achte dennoch darauf, keine Überschneidungen mit alten Systemen zu erzeugen.

Fertig! Du hast nun die volle Kontrolle über dein Rechnungsnummern-System in QuickBooks Online.

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