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Anleitung: So drucken Sie das Hauptbuch (General Ledger) in QuickBooks Online

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie das Hauptbuch (General Ledger) in QuickBooks Online (QBO) finden, anpassen und drucken.

Das Hauptbuch ist einer der wichtigsten Berichte in der Buchhaltung. Es listet alle Transaktionen für jedes Konto in Ihrem Kontenplan innerhalb eines bestimmten Zeitraums auf.

Schritt 1: Das Berichtsmenü aufrufen

  1. Melden Sie sich in Ihrem QuickBooks Online-Konto an.
  2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf den Menüpunkt Berichte (Reports).

Schritt 2: Den Bericht „Hauptbuch“ finden

Es gibt zwei Wege, das Hauptbuch zu finden:

  • Über die Suche: Geben Sie oben rechts im Suchfeld „Hauptbuch“ (oder „General Ledger“, falls Ihre Version auf Englisch eingestellt ist) ein und wählen Sie das Ergebnis aus.
  • Über die Liste: Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Für Ihren Buchhalter (For my accountant). Dort finden Sie den Bericht Hauptbuch.

Schritt 3: Den Bericht anpassen (Zeitraum & Filter)

Bevor Sie drucken, müssen Sie sicherstellen, dass die richtigen Daten angezeigt werden:

  1. Berichtszeitraum: Wählen Sie oben im Dropdown-Menü den gewünschten Zeitraum aus (z. B. Dieses Geschäftsjahr, Letzter Monat oder Benutzerdefiniert).
  2. Abrechnungsmethode: Wählen Sie zwischen Soll/Haben (Accrual) oder Zahlungswirksam (Cash), je nachdem, wie Sie Ihre Steuern melden.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht ausführen (Run report), um die Ansicht zu aktualisieren.

Optional: Wenn Sie nur bestimmte Konten sehen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Anpassen (Customize) oben rechts, gehen Sie zu Filtern und wählen Sie die gewünschten Konten aus.

Schritt 4: Das Hauptbuch drucken

Sobald der Bericht korrekt konfiguriert ist, haben Sie zwei Möglichkeiten zum Drucken:

Option A: Direktes Drucken

  1. Klicken Sie auf das Druckersymbol oben rechts über der Berichtstabelle.
  2. Ein neues Fenster öffnet sich mit einer Druckvorschau.
  3. Hier können Sie die Ausrichtung (Querformat wird für das Hauptbuch oft empfohlen) und die Ränder anpassen.
  4. Klicken Sie auf Drucken oder Als PDF speichern.

Option B: Exportieren nach Excel oder PDF Manchmal ist es besser, den Bericht erst zu exportieren, um das Layout in Excel zu verfeinern:

  1. Klicken Sie auf das Export-Symbol (das kleine Quadrat mit einem Pfeil nach oben) neben dem Druckersymbol.
  2. Wählen Sie Nach Excel exportieren oder Als PDF exportieren.
  3. Öffnen Sie die Datei und nutzen Sie die Druckfunktion Ihres jeweiligen Programms (z. B. Excel oder Adobe Reader).

Tipps für ein besseres Ergebnis:

  • Querformat nutzen: Da das Hauptbuch viele Spalten hat (Datum, Transaktionstyp, Konto, Betrag, Saldo), ist der Ausdruck im Querformat (Landscape) meist besser lesbar.
  • Spalten anpassen: Wenn Sie bestimmte Spalten nicht benötigen, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol direkt über dem Bericht und wählen Sie die Spalten ab, die Sie nicht drucken möchten.
  • Kopfzeile: Sie können den Namen des Berichts oder Ihr Firmenlogo in den Einstellungen unter „Anpassen“ -> „Kopfzeile/Fußzeile“ ändern, bevor Sie das Dokument final ausdrucken.

Hinweis: Je nach Ihrer QuickBooks-Version (Essentials, Plus oder Advanced) können die Bezeichnungen in den Menüs leicht variieren, die Grundfunktionen bleiben jedoch identisch.

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