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Anleitung: Mehrere Rechnungen gleichzeitig in QuickBooks Online versenden

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie in QuickBooks Online (QBO) mehrere Rechnungen gleichzeitig per E-Mail versenden können.

Das manuelle Versenden jeder einzelnen Rechnung kann zeitaufwendig sein. QuickBooks Online bietet eine praktische Funktion für „Sammelaktionen“ (Batch Actions), mit der Sie Rechnungen bündeln und mit wenigen Klicks an Ihre Kunden verschicken können.

Voraussetzungen

Stellen Sie sicher, dass bei den betroffenen Kunden eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist, damit die Zustellung reibungslos funktioniert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Navigieren Sie zum Rechnungs-Center

  • Loggen Sie sich in Ihr QuickBooks Online Konto ein.
  • Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Verkäufe (Sales) und wählen Sie dann den Unterpunkt Rechnungen (Invoices) aus.

2. Filtern Sie die Rechnungen

Um die Übersicht zu behalten, ist es hilfreich, nur die Rechnungen anzuzeigen, die noch versendet werden müssen:

  • Klicken Sie auf den Reiter Rechnungen.
  • Nutzen Sie die Filter-Funktion oder klicken Sie in der Statusleiste oben auf das Feld Nicht gesendet (Unsent).
  • QuickBooks zeigt Ihnen nun eine Liste aller Rechnungen an, die erstellt, aber noch nicht verschickt wurden.

3. Wählen Sie die gewünschten Rechnungen aus

  • Setzen Sie ein Häkchen in die Kontrollkästchen links neben den Rechnungen, die Sie versenden möchten.
  • Tipp: Wenn Sie alle Rechnungen auf der aktuellen Seite auswählen möchten, klicken Sie auf das oberste Kontrollkästchen in der Tabellenüberschrift.

4. Sammelaktion ausführen

  • Sobald Sie die Rechnungen ausgewählt haben, erscheint oben links in der Tabelle die Schaltfläche Sammelaktionen (Batch actions).
  • Klicken Sie auf diesen Button.
  • Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option Senden (Send) aus.

5. Überprüfung und Absenden

  • Es öffnet sich ein Vorschaufenster. Hier zeigt QuickBooks Ihnen noch einmal eine Zusammenfassung der ausgewählten Rechnungen und der Empfänger-E-Mails.
  • Wenn alles korrekt ist, klicken Sie unten rechts auf Senden (Send).

Wichtige Tipps für den reibungslosen Versand

  • Status prüfen: Nach dem Versenden ändert sich der Status der Rechnungen in der Liste von „Nicht gesendet“ auf „Gesendet“.
  • Vorschau nutzen: Bevor Sie die Sammelaktion starten, sollten Sie stichprobenartig prüfen, ob die E-Mail-Texte in Ihren Einstellungen korrekt hinterlegt sind (Zahnrad-Icon > Konto und Einstellungen > Vertrieb > Nachrichten).
  • Fehlende E-Mail-Adressen: Falls bei einer Rechnung keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wird QuickBooks Sie beim Sendevorgang darauf hinweisen. Sie müssen die Adresse dann manuell ergänzen, bevor diese Rechnung verschickt werden kann.

Zusammenfassung

Durch die Nutzung der Sammelaktionen sparen Sie wertvolle Zeit in der Buchhaltung. Anstatt jeden Kunden einzeln zu kontaktieren, erledigen Sie Ihren Rechnungslauf für die Woche oder den Monat in einem einzigen Schritt.

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