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So erstellst du eine neue Ausgabenkategorie in QuickBooks Online

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du eine neue Ausgabenkategorie (im System „Konto“ genannt) in QuickBooks Online erstellst.

In QuickBooks Online werden Ausgabenkategorien über den Kontenplan (Chart of Accounts) verwaltet. Jede Ausgabe, die du tätigst, muss einer Kategorie zugeordnet werden, damit deine Berichte (wie die Gewinn- und Verlustrechnung) korrekt sind.

Schritt 1: Navigiere zum Kontenplan

  1. Melde dich bei deinem QuickBooks Online Account an.
  2. Klicke in der linken Navigationsleiste auf den Menüpunkt Buchhaltung (oder Accounting).
  3. Wähle im Untermenü den Punkt Kontenplan (oder Chart of Accounts).
  4. Falls du eine Willkommensseite siehst, klicke auf die Schaltfläche Kontenplan anzeigen.

Schritt 2: Ein neues Konto erstellen

  1. Klicke oben rechts auf die grüne Schaltfläche Neu (oder New).
  2. Es öffnet sich ein Fenster ("Konto erstellen"), in dem du die Details der neuen Kategorie festlegst.

Schritt 3: Kontodetails festlegen

Fülle die folgenden Felder aus:

  • Kontoart (Account Type): Wähle hier Ausgaben (oder Expenses). Wenn es sich um herstellungsspezifische Kosten handelt, wähle Herstellungskosten (COGS).
  • Detailtyp (Detail Type): Wähle die Unterkategorie aus, die am besten beschreibt, worum es sich handelt (z. B. Bürobedarf, Reisekosten oder Werbung). Wenn du unsicher bist, wähle Sonstige Geschäftsausgaben.
  • Name: Gib hier den Namen ein, den du in deinen Berichten sehen möchtest (z. B. „Software-Abonnements“ oder „Marketing Social Media“).
  • Beschreibung (Optional): Hier kannst du zusätzliche Infos hinzufügen, wofür dieses Konto genutzt wird.
  • Unterkonto (Optional): Wenn die neue Kategorie Teil einer Hauptkategorie sein soll (z. B. „Instagram Ads“ als Unterkonto von „Werbung“), setze das Häkchen bei Ist ein Unterkonto und wähle das Hauptkonto aus.

Schritt 4: Speichern und Abschließen

  1. Überprüfe alle Eingaben noch einmal.
  2. Klicke unten rechts auf Speichern und schließen (oder Save and Close).

Tipps für eine bessere Buchhaltung:

  • Vermeide zu viele Kategorien: Halte deinen Kontenplan übersichtlich. Zu viele spezifische Kategorien machen deine Berichte unübersichtlich. Nutze lieber Unterkonten.
  • Prüfe Dubletten: Bevor du eine neue Kategorie erstellst, suche im Kontenplan (über die Suchzeile), ob es eine ähnliche Kategorie bereits gibt. QuickBooks hat standardmäßig schon viele Kategorien angelegt.
  • Steuersätze: Je nach Land und Version fragt QuickBooks eventuell nach einem Standard-Steuersatz für diese Kategorie. Wähle diesen aus, wenn du meistens denselben Steuersatz für diese Art von Ausgabe hast (spart Zeit bei der Datenerfassung).

Glückwunsch! Du hast erfolgreich eine neue Ausgabenkategorie erstellt. Ab sofort kannst du diese Kategorie beim Erfassen von Belegen, Rechnungen oder Banktransaktionen auswählen.

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