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QuickBooks Online: Erhaltene Zahlungen löschen, die bereits eingezahlt wurden – Der vollständige Guide 2026

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Hier ist ein umfassendes Tutorial im Stil eines 2026-Guides, um eine bereits eingezahlte Zahlung in QuickBooks Online (QBO) korrekt zu löschen.

In QuickBooks Online ist das Löschen einer Zahlung, die bereits mit einer Bankeinlage (Bank Deposit) verknüpft wurde, ein zweistufiger Prozess. Da die Transaktionen miteinander verkettet sind, können Sie die Zahlung nicht direkt löschen, ohne zuerst die Einlage zu bearbeiten.

Dieser Guide führt Sie sicher durch den Prozess, um sicherzustellen, dass Ihre Buchhaltung korrekt bleibt.

⚠️ Wichtiger Hinweis vorab: Der Bankabgleich

Bevor Sie beginnen, prüfen Sie, ob die Transaktion bereits abgestimmt (reconciled) wurde. Wenn Sie eine Zahlung löschen, die Teil eines bereits abgeschlossenen Bankabgleichs ist, wird Ihr Anfangssaldo beim nächsten Abgleich nicht mehr stimmen. In diesem Fall sollten Sie Rücksprache mit Ihrem Steuerberater halten.

Schritt 1: Die Zahlung aus der Bankeinlage (Bank Deposit) entfernen

Da die Zahlung "feststeckt", solange sie mit einer Einlage verknüpft ist, müssen wir diese Verbindung zuerst lösen.

  1. Navigieren Sie zu den Buchungen: Gehen Sie im linken Menü auf Buchhaltung (Transactions) und wählen Sie Chart of Accounts (Kontenplan).
  2. Konto auswählen: Suchen Sie das Bankkonto, auf das die Zahlung eingezahlt wurde, und klicken Sie auf Account History (Kontoverlauf anzeigen).
  3. Die Einlage finden: Suchen Sie die entsprechende Einlage (Deposit) in der Liste.
    • Tipp: Nutzen Sie die Filterfunktion oder die Suche (Lupe oben rechts), wenn Sie das Datum oder den Betrag kennen.
  4. Einlage bearbeiten: Klicken Sie auf die Einlage und dann auf Edit (Bearbeiten).
  5. Zahlung lösen:
    • Sie sehen nun die Liste aller Zahlungen, die in dieser Einlage zusammengefasst sind.
    • Suchen Sie die spezifische Zahlung, die Sie löschen möchten.
    • Entfernen Sie das Häkchen links neben dieser Zahlung.
  6. Speichern: Klicken Sie auf Save and Close (Speichern und schließen).

Was ist passiert? Die Zahlung befindet sich nun wieder im Status „Payments to Deposit“ (ehemals Undeposited Funds), ist aber noch im System vorhanden.

Schritt 2: Die erhaltene Zahlung (Receive Payment) endgültig löschen

Nun, da die Zahlung nicht mehr mit einer Bankeinlage verknüpft ist, können Sie sie löschen.

  1. Suche öffnen: Klicken Sie auf das Lupen-Symbol (Search) in der oberen Menüleiste.
  2. Zahlung finden: Geben Sie den Namen des Kunden oder den Betrag ein und wählen Sie die entsprechende Transaktion vom Typ Payment (Erhaltene Zahlung) aus.
  3. Löschen:
    • Klicken Sie am unteren Bildschirmrand auf die Schaltfläche More (Mehr).
    • Wählen Sie im Menü Delete (Löschen) aus.
  4. Bestätigen: Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Yes (Ja).

Schritt 3: Überprüfung (Der Check-up)

Nachdem Sie die Zahlung gelöscht haben, sollten Sie zwei Dinge prüfen:

  1. Offene Rechnung: Gehen Sie zu Sales (Verkäufe) > Invoices (Rechnungen). Die ursprüngliche Rechnung sollte nun wieder den Status „Open“ (Offen) oder „Overdue“ (Überfällig) haben, da die Zahlung entfernt wurde.
  2. Bankguthaben: Prüfen Sie in Ihrem Kontenplan, ob der Saldo des Bankkontos nun um den entsprechenden Betrag korrigiert wurde.

Sonderfall: Die gesamte Einlage löschen

Wenn die Bankeinlage nur aus dieser einen Zahlung bestand, können Sie auch direkt die gesamte Einlage löschen:

  1. Gehen Sie in den Account History (Kontoverlauf) Ihres Bankkontos.
  2. Suchen Sie die Einlage (Deposit).
  3. Klicken Sie auf die Einlage und wählen Sie direkt Delete (Löschen) (unter "More").
  4. In diesem Fall wird die Zahlung automatisch wieder in den Bereich „Payments to Deposit“ verschoben. Sie müssen dann nur noch Schritt 2 (siehe oben) ausführen, um die Zahlung endgültig zu löschen.

Zusammenfassung für 2026

  • Verknüpfung lösen: Ohne das Entfernen aus dem "Deposit" lässt QBO kein Löschen zu.
  • Audit Trail: QuickBooks speichert diesen Vorgang im Audit Log. Sie können also jederzeit nachvollziehen, wer die Zahlung wann gelöscht hat.
  • Automatisierung: Wenn Sie Bank Feeds nutzen, achten Sie darauf, dass die gelöschte Transaktion möglicherweise erneut in Ihren Bank-Transaktionen zur Kategorisierung erscheint.

Pro-Tipp: Wenn die Zahlung ein Fehler war, der bereits in einer Steuererklärung enthalten ist, nutzen Sie lieber die Funktion Journal Entry (Buchungsbeleg) für eine Korrektur, anstatt historische Daten zu löschen.

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