Wie lassen sich bedingte Formatierungen auf mehrere Spalten in Microsoft Lists gleichzeitig übertragen?
- Bedingte Formatierungen auf mehrere Spalten in Microsoft Lists übertragen
- Exportieren des JSON-Codes der bedingten Formatierung
- Übertragen der Formatierung auf andere Spalten
- Tipps zur Arbeit mit dem JSON und zum Vereinfachen des Prozesses
- Zusammenfassung
Bedingte Formatierungen auf mehrere Spalten in Microsoft Lists übertragen
Microsoft Lists ermöglicht es, die Darstellung von Spalten über bedingte Formatierungen individuell zu gestalten, indem man JSON-Code verwendet. Wenn Sie eine bedingte Formatierung für eine Spalte erstellt haben und diese auf mehrere andere Spalten gleichzeitig übertragen möchten, gibt es keinen direkten Button oder eine Funktion, die dies für mehrere Spalten auf einmal erledigt. Dennoch können Sie mit einer strukturierten Vorgehensweise effizient vorgehen.
Exportieren des JSON-Codes der bedingten Formatierung
Zuerst öffnen Sie die Liste und klicken auf den Spaltenkopf der Spalte, deren Formatierung Sie kopieren möchten. Im Dropdown-Menü wählen Sie Spalteneinstellungen und dann Bedingte Formatierung. Hier sehen Sie den JSON-Block, der die Regeln für die Formatierung definiert. Diesen JSON-Code können Sie nun komplett markieren und kopieren, um ihn in anderen Spalten zu verwenden.
Übertragen der Formatierung auf andere Spalten
Um die bedingte Formatierung in anderen Spalten zu verwenden, navigieren Sie jeweils zur gewünschten Spalte, öffnen wieder die Spalteneinstellungen und den Bereich Bedingte Formatierung. Dort fügen Sie den zuvor kopierten JSON-Code in das Editorfeld ein. Allerdings müssen Sie darauf achten, eventuelle Spaltennamen oder Feldbezüge im JSON anzupassen, da der Code häufig spezifisch für die Quellspalte referenziert ist. Beispielsweise referenziert der JSON-Code häufig die aktuelle Spalte mit dem Namen @currentField oder explizit benannte Spalten wie . Diese sollten entsprechend für die Zielspalte angepasst werden.
Tipps zur Arbeit mit dem JSON und zum Vereinfachen des Prozesses
Da das manuelle Kopieren und Einfügen bei vielen Spalten sehr zeitaufwändig sein kann, empfiehlt sich die Verwendung eines Texteditors zum Ersetzen von Platzhaltern im JSON-Code. Sie können zum Beispiel den ursprünglichen Spaltennamen durch einen Platzhalter ersetzen und diesen dann vor dem Einfügen in die Zielspalten jeweils mit einem Suchen-und-Ersetzen-Vorgang austauschen.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine einheitliche Logik im JSON zu definieren, die nicht explizit von festen Spaltennamen abhängig ist, sodass sie in jeder Spalte unverändert funktioniert. Das ist aber abhängig von der Komplexität der Formatierungsregeln.
Leider gibt es in Microsoft Lists derzeit keine Funktion, die es erlaubt, eine bedingte Formatierung global für mehrere Spalten in einem Schritt zu setzen. Microsoft arbeitet jedoch kontinuierlich an Verbesserungen der Oberfläche, sodass solche Features eventuell in Zukunft hinzugefügt werden.
Zusammenfassung
Das gleichzeitige Übertragen einer bedingten Formatierung auf mehrere Spalten erfolgt in Microsoft Lists durch das Kopieren des JSON-Codes der Formatierung aus der Quellspalte und das manuelle Einfügen sowie gegebenenfalls Anpassen dieses Codes in den Zielspalten. Die wichtigste Herausforderung besteht darin, die Spaltenbezüge innerhalb des JSON richtig zu setzen. Für viele Spalten empfiehlt sich der Einsatz eines Editors, um den Vorgang zu beschleunigen. Ein automatisiertes oder eingebautes Feature für das gleichzeitige Übertragen gibt es aktuell leider nicht.