Benutzerdefinierte Spalten zu einer Dokumentbibliothek hinzufügen
- Einführung
- Aufruf der Einstellungen der Dokumentbibliothek
- Erstellung einer neuen benutzerdefinierten Spalte
- Konfiguration der Spalteneigenschaften
- Speichern und Nutzung der neuen Spalte
- Zusätzliche Hinweise
Einführung
Eine Dokumentbibliothek in SharePoint oder einem ähnlichen System enthält standardmäßig bestimmte Spalten wie Name, Änderungsdatum oder Typ. Um die Bibliothek besser an Ihre Bedürfnisse anzupassen, kann es sinnvoll sein, benutzerdefinierte Spalten hinzuzufügen. Diese ermöglichen es Ihnen, weitere Informationen zu Dokumenten hinzuzufügen und die Organisation, Suche sowie Filterung zu verbessern.
Aufruf der Einstellungen der Dokumentbibliothek
Bevor Sie eine benutzerdefinierte Spalte erstellen können, müssen Sie zunächst zu den Einstellungen der jeweiligen Dokumentbibliothek navigieren. Öffnen Sie die Dokumentbibliothek in Ihrem Browser und suchen Sie nach dem Zahnrad-Symbol oder dem Menüpunkt Bibliothekseinstellungen. In SharePoint klicken Sie oft oben rechts auf das Zahnrad und wählen dort Bibliothekseinstellungen oder direkt Spalten hinzufügen.
Erstellung einer neuen benutzerdefinierten Spalte
In den Bibliothekseinstellungen finden Sie einen Bereich namens Spalten. Hier können Sie mit einem Klick auf Spalte erstellen eine neue benutzerdefinierte Spalte hinzufügen. Sie müssen einen eindeutigen Namen für die Spalte vergeben sowie den Datentyp festlegen, der zu den Informationen passt, die Sie erfassen möchten. Die Auswahl reicht von einfachem Text über Zahl, Datum, Auswahlfenster bis zu komplexeren Typen wie Nachschlagen oder Personenspalten.
Konfiguration der Spalteneigenschaften
Nachdem Sie den Spaltentyp ausgewählt haben, konfigurieren Sie die Eigenschaften der Spalte. Sie können hier definieren, ob die Spalte Pflichtfeld ist, ob eindeutige Werte verlangt werden, und ob ein Standardwert vorhanden sein soll. Bei Auswahllisten können Sie mehrere Auswahlmöglichkeiten vorgeben, bei Nachschlagen-Spalten definieren Sie die Quelle für die Daten.
Speichern und Nutzung der neuen Spalte
Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, speichern Sie die neue Spalte. Sie erscheint jetzt in der Dokumentbibliothek und kann in der Ansicht angezeigt werden. Sie können die Ansicht der Bibliothek anpassen, um die neue Spalte sichtbar zu machen. Dadurch lassen sich Dokumente anhand der benutzerdefinierten Spalte filtern oder sortieren, was die Arbeit erleichtert und die Übersichtlichkeit verbessert.
Zusätzliche Hinweise
Je nach Berechtigungen in Ihrem System kann es sein, dass Sie keine benutzerdefinierten Spalten hinzufügen dürfen. In diesem Fall wenden Sie sich an Ihren Administrator. Außerdem sollten Sie benutzerdefinierte Spalten mit Bedacht verwenden, um die Dokumentbibliothek nicht zu überfrachten und die Leistung nicht zu beeinträchtigen.