Dokumentbibliothek in einer Unterwebsite erstellen
- Zugriff auf die Unterwebsite
- Erstellen der Dokumentbibliothek
- Anpassen und Verwalten der Bibliothek
- Zusammenfassung
Um eine Dokumentbibliothek in einer Unterwebsite zu erstellen, benötigen Sie zunächst Zugriff auf die betreffende SharePoint-Webseite oder eine ähnliche Plattform, die Dokumentbibliotheken unterstützt. Eine Unterwebsite ist in der Regel eine Webseite, die unter einer Hauptseite oder einem Portal als eigenständiger Bereich existiert. Dort können Sie spezifische Inhalte organisieren, darunter Dokumentbibliotheken, um Dateien zentral zu speichern und zu verwalten.
Zugriff auf die Unterwebsite
Der erste Schritt besteht darin, sich bei der SharePoint-Site anzumelden, in der sich die Unterwebsite befindet. Navigieren Sie zur Unterwebsite, in der Sie die Dokumentbibliothek anlegen möchten. Wenn Sie keine direkten Bearbeitungsrechte für die Seite haben, müssen Sie möglicherweise den Administrator um entsprechende Berechtigungen bitten.
Erstellen der Dokumentbibliothek
In der Regel finden Sie in der Benutzeroberfläche ein Menü oder ein Zahnrad-Symbol, über das Sie zu den Einstellungen oder zum Seiteninhalt gelangen können. Suchen Sie nach einer Option wie "App hinzufügen" oder "Neue App". Durch diese Funktion können Sie verschiedene vorgefertigte Inhalte hinzufügen, unter anderem auch Dokumentbibliotheken.
Wählen Sie die Option "Dokumentbibliothek" aus der Liste der Apps oder Anwendungen. Anschließend werden Sie aufgefordert, der neuen Bibliothek einen Namen zu geben. Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen, der den Zweck oder Inhalt der Bibliothek beschreibt. Optional können Sie auch eine Beschreibung hinzufügen, die anderen Nutzern hilft, den Inhalt besser zu verstehen.
Nachdem Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben, bestätigen Sie mit "Erstellen" oder einer ähnlichen Schaltfläche. Die neue Dokumentbibliothek wird nun in der Unterwebsite angelegt und steht zur Nutzung bereit.
Anpassen und Verwalten der Bibliothek
Nach der Erstellung können Sie weitere Einstellungen vornehmen, um die Bibliothek an die Anforderungen Ihrer Nutzer anzupassen. Dazu gehört etwa das Einrichten von Versionierung, Benutzerberechtigungen oder Metadaten-Spalten. Diese Optionen finden Sie meist in den Bibliothekseinstellungen, erreichbar über die Menüleiste der Bibliothek selbst.
Durch diese Anpassungen wird sichergestellt, dass die Dokumentbibliothek effizient und sicher genutzt werden kann. Außerdem erleichtert eine gute Organisation das Auffinden und Verwalten von Dokumenten.
Zusammenfassung
Das Erstellen einer Dokumentbibliothek in einer Unterwebsite ist ein klar strukturierter Prozess, der über das Hinzufügen einer neuen App oder Bibliothek innerhalb der Unterwebsite erfolgt. Mit den passenden Einstellungen und Berechtigungen wird die Bibliothek schnell zu einem effektiven Werkzeug für die gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Dokumenten in Ihrer Organisation.