Benachrichtigungen für Änderungen in einer Dokumentbibliothek einrichten
- Einleitung
- Vorbereitungen
- Benachrichtigungen in SharePoint einrichten
- Alternative Methoden und Tipps
- Zusammenfassung
Einleitung
Wenn Sie in einer Dokumentbibliothek Änderungen verfolgen möchten, können Sie Benachrichtigungen einrichten, die Sie per E-Mail oder SMS informieren, sobald dort neue Dateien hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden. Dies ist besonders praktisch, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben, wenn mehrere Personen an gemeinsamen Dokumenten arbeiten.
Vorbereitungen
Zunächst sollten Sie sicherstellen, dass Sie über die notwendigen Berechtigungen verfügen, um Benachrichtigungen in der jeweiligen Dokumentbibliothek einzurichten. Normalerweise benötigen Sie mindestens die Berechtigung Mitwirken oder Lesen, abhängig von der Plattform, auf der die Dokumentbibliothek gehostet wird, wie z. B. SharePoint oder eine andere Cloud-Lösung.
Benachrichtigungen in SharePoint einrichten
Wenn Sie eine Dokumentbibliothek auf SharePoint verwenden, melden Sie sich zunächst mit Ihrem Konto an und navigieren zu der entsprechenden Dokumentbibliothek. Oben auf der Seite finden Sie eine Menüleiste oder ein Zahnrad-Symbol für Einstellungen, je nach Version. Klicken Sie auf die Option Benachrichtigungen oder Benachrichtigung einrichten. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie mehrere Einstellungen vornehmen können.
Im Dialogfenster legen Sie fest, wer die Benachrichtigungen erhalten soll – normalerweise sind Sie vorausgewählt, aber Sie können auch weitere Personen hinzufügen. Anschließend wählen Sie aus, welche Ereignisse eine Benachrichtigung auslösen sollen, zum Beispiel wenn ein Element erstellt, geändert oder gelöscht wird. Des Weiteren bestimmen Sie die Art und Häufigkeit der Benachrichtigungen, beispielsweise sofort, täglich oder wöchentlich.
Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie diese, um die Benachrichtigung zu aktivieren. Sie erhalten ab sofort automatische Meldungen bei den ausgewählten Änderungen in der Dokumentbibliothek.
Alternative Methoden und Tipps
Manchmal bieten Plattformen auch die Möglichkeit, Benachrichtigungen über integrierte Automatisierungen wie Microsoft Power Automate zu konfigurieren, um noch individuellere Reaktionen auf Änderungen einzurichten. Darüber hinaus sollten Sie prüfen, ob Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer korrekt hinterlegt sind, damit die Benachrichtigungen ordnungsgemäß zugestellt werden können.
Zusammenfassung
Das Einrichten von Benachrichtigungen in einer Dokumentbibliothek erfolgt durch den Zugriff auf die Benachrichtigungseinstellungen der Bibliothek und das Konfigurieren der gewünschten Optionen für Empfänger, Ereignisse und Häufigkeit. Insbesondere auf Plattformen wie SharePoint ist dies über das Menü Benachrichtigungen schnell und unkompliziert möglich, sodass Sie stets über Änderungen informiert bleiben.