Technologie

Wie exportiere ich die Metadaten einer Dokumentbibliothek für die Weiterverarbeitung?

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  1. Einführung
  2. Export über die Benutzeroberfläche von SharePoint
  3. Export per PowerShell
  4. Verwendung von Drittanbieter-Tools
  5. Zusammenfassung

Einführung

Das Exportieren von Metadaten aus einer Dokumentbibliothek ist besonders wichtig, wenn Sie eine systematische Weiterverarbeitung, Analyse oder Sicherung der Informationen durchführen möchten. Metadaten umfassen dabei alle zusätzlichen Informationen zu den Dokumenten wie Titel, Autor, Erstellungsdatum, Schlagwörter oder benutzerdefinierte Spalten, die in Ihrer Bibliothek verwendet werden.

Export über die Benutzeroberfläche von SharePoint

Wenn Sie eine SharePoint-Dokumentbibliothek verwenden, besteht eine einfache Möglichkeit darin, die Listenansicht anzupassen und dann die Daten als Excel-Datei zu exportieren. Öffnen Sie zunächst die betreffende Dokumentbibliothek und passen Sie die Ansicht so an, dass alle gewünschten Metadaten-Spalten angezeigt werden. Achten Sie darauf, dass auch alle Filter oder Gruppierungen entsprechend gesetzt sind.

Unter dem Menüpunkt Exportieren finden Sie die Funktion In Excel exportieren. Darüber wird eine query.iqy-Datei heruntergeladen, die eine Verbindung zu der SharePoint-Liste herstellt und die Metadaten in eine Excel-Tabelle lädt. Nach Öffnen der Datei in Excel können Sie die Daten nach Belieben speichern, filtern oder weiterverarbeiten.

Export per PowerShell

Für eine automatisierte oder größere Datenmenge sowie bei speziellen Anforderungen empfiehlt sich die Nutzung von PowerShell. Mit dem Modul SharePointPnPPowerShellOnline können Sie bequem eine Verbindung zu Ihrer SharePoint-Online-Website herstellen und die Elemente einer Dokumentbibliothek auslesen.

Beispielhaft können Sie folgendes Skript verwenden:

Connect-PnPOnline -Url "https://IhreDomain.sharepoint.com/sites/IhrSite" -Interactive$items = Get-PnPListItem -List "Dokumentbibliothek"$metadata = $items | ForEach-Object { $_.FieldValues}$metadata | Export-Csv -Path "C:\Pfad\zu\export.csv" -NoTypeInformation -Encoding UTF8

Dieses Skript verbindet sich mit Ihrer Site, liest alle Listeneinträge der angegebenen Dokumentbibliothek aus und exportiert deren Metadaten in eine CSV-Datei. Diese können Sie dann mit Excel oder anderen Tools weiterverarbeiten.

Verwendung von Drittanbieter-Tools

Alternativ gibt es diverse Drittanbieter-Tools und Anwendungen, die speziell für das Exportieren und Analysieren von SharePoint-Daten entwickelt wurden. Diese bieten oft benutzerfreundliche Oberflächen und zusätzliche Filter- oder Reportfunktionen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass je nach Anbieter eventuell eine Lizenz erforderlich ist und die Datensicherheit gewährleistet sein sollte.

Zusammenfassung

Das Exportieren der Metadaten einer Dokumentbibliothek lässt sich sowohl unkompliziert über die SharePoint-Oberfläche mit dem Excel-Export durchführen, als auch mittels PowerShell-Skripten automatisieren. Die Wahl der Methode hängt von den jeweiligen Anforderungen, dem Umfang der Daten und dem Verwendungszweck ab. Hierbei ist es stets wichtig, dass alle relevanten Metadatenspalten sichtbar und enthalten sind, damit die Exportdatei die vollständigen Informationen beinhaltet.

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