Wie nutzt man Metadaten in SharePoint?
- Einführung in Metadaten in SharePoint
- Erstellung und Zuweisung von Metadaten
- Organisation und Klassifikation von Inhalten
- Suchfunktion und Filterung
- Automatisierung und Workflows
- Zusammenfassung
Einführung in Metadaten in SharePoint
Metadaten sind strukturierte Informationen, die Daten beschreiben und kontextualisieren, um deren Auffindbarkeit und Verwaltung zu verbessern. In SharePoint spielen Metadaten eine zentrale Rolle, da sie es ermöglichen, Inhalte nicht nur anhand ihres Namens oder Speicherorts, sondern anhand vielfältiger Informationen zu organisieren und zu durchsuchen. Dies erleichtert insbesondere bei großen Dokumentenbibliotheken oder umfangreichen Listen das schnelle Auffinden relevanter Dokumente und verbessert die Übersichtlichkeit.
Erstellung und Zuweisung von Metadaten
In SharePoint werden Metadaten meist durch sogenannte Spalten innerhalb von Listen oder Bibliotheken verwaltet. Diese Spalten können unterschiedliche Datentypen besitzen, wie zum Beispiel Text, Auswahlfelder, Datum oder Benutzer. Um Metadaten effektiv zu nutzen, sollte man zunächst passende Spalten definieren, die die gewünschten Eigenschaften der Dokumente oder Listeneinträge widerspiegeln. SharePoint ermöglicht auch die Verwendung von verwalteten Metadatentermsets, die von der zentralen Taxonomieverwaltung bereitgestellt werden. Diese Termsets bieten konsistente und standardisierte Werte, was besonders in größeren Organisationen hilfreich ist.
Organisation und Klassifikation von Inhalten
Durch das Zuweisen von Metadaten kann man Dokumente thematisch oder nach anderen Kriterien klassifizieren. Anders als die reine Ordnerstruktur erlauben Metadaten eine flexiblere Mehrfach-Kategorisierung. Ein Dokument kann gleichzeitig mehreren Tags oder Kategorien zugeordnet werden, was die Suche und Gruppierung erheblich erleichtert. Außerdem können Inhalte basierend auf den Metadaten automatisch gefiltert oder gruppiert werden, was die Navigation in umfangreichen Bibliotheken verbessert.
Suchfunktion und Filterung
Metadaten steigern die Effektivität der Suchfunktion in SharePoint. Die Suchmaschine kann Metadatenfelder gezielt durchsuchen und dadurch präzisere Ergebnisse liefern. Benutzer können darüber hinaus in Listen oder Bibliotheken die Ansichten durch Filterung nach bestimmten Metadaten dynamisch anpassen, um nur relevante Inhalte angezeigt zu bekommen. Darüber hinaus ermöglichen benutzerdefinierte Ansichten, die durch Metadaten gesteuert werden, eine übersichtliche Präsentation der Daten entsprechend der individuellen Anforderungen.
Automatisierung und Workflows
Weiterhin können Metadaten in Automatisierungsprozessen genutzt werden. SharePoint und Power Automate erlauben Workflows, die je nach Metadatenwerten unterschiedliche Aktionen ausführen. Zum Beispiel kann ein Dokument mit dem Metadatenstatus "Genehmigt" automatisch in einen bestimmten Bereich verschoben oder Benachrichtigungen ausgelöst werden. Metadaten bieten somit die Grundlage, um Geschäftsprozesse effizient zu steuern und Standardabläufe zu vereinfachen.
Zusammenfassung
Metadaten in SharePoint sind ein mächtiges Werkzeug, um Inhalte systematisch zu organisieren, die Suche und Filterung zu verbessern und Geschäftsprozesse zu automatisieren. Die Nutzung von Metadatenspalten, verwalteten Termsets und deren Integration in Ansichten sowie Workflows stellt sicher, dass Informationen schnell und zuverlässig gefunden und sinnvoll verarbeitet werden können. Dies trägt wesentlich zur Steigerung der Produktivität und zur besseren Informationsverwaltung innerhalb einer Organisation bei.