Wie erstellt man ein Mitarbeiterportal in SharePoint?
- Einführung in SharePoint und seine Möglichkeiten
- Planung und Anforderungsanalyse
- Erstellen einer neuen SharePoint-Website
- Anpassen des Layouts und der Navigation
- Inhalte bereitstellen und strukturieren
- Integration von Workflows und Automatisierungen
- Rechteverwaltung und Sicherheit
- Testen, Schulung und Einführung
- Zusammenfassung
Einführung in SharePoint und seine Möglichkeiten
SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform von Microsoft, die sich hervorragend für die Erstellung von Intranets, Kollaborations- und Content-Management-Lösungen eignet. Ein Mitarbeiterportal in SharePoint dient als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter, um wichtige Informationen, Ressourcen und Kommunikation zusammenzuführen. Die Erstellung eines solchen Portals kann die Produktivität verbessern, den Informationsfluss optimieren und die Zusammenarbeit fördern.
Planung und Anforderungsanalyse
Bevor man mit der technischen Umsetzung beginnt, ist es wichtig, die Anforderungen an das Mitarbeiterportal klar zu definieren. Hierbei sollten die Bedürfnisse der Nutzer (Mitarbeiter und Führungskräfte), die Art der bereitgestellten Inhalte sowie die gewünschten Funktionen berücksichtigt werden. Wichtige Punkte sind unter anderem die Bereitstellung von Neuigkeiten, Dokumenten, Kontaktinformationen, Veranstaltungen sowie eventuell Workflows für Anträge oder Genehmigungen.
Erstellen einer neuen SharePoint-Website
Der Startpunkt ist das Anlegen einer modernen SharePoint-Seite oder einer Kommunikationswebsite, die als Basis für das Mitarbeiterportal dient. In Office 365 oder Microsoft 365 kann man im SharePoint-Admincenter einfach eine neue Website erstellen, indem man auf Website erstellen” klickt und dabei den Typ Kommunikationswebsite” auswählt. Diese Art der Website ist ideal für die Veröffentlichung von Inhalten an ein breites Publikum.
Anpassen des Layouts und der Navigation
Nachdem die Website eingerichtet ist, folgt die Anpassung des Layouts. Moderne SharePoint-Seiten bieten flexible Layoutoptionen, die sich über webparts konfigurieren lassen. Man kann beispielsweise Bereiche für Ankündigungen, Dokumentenbibliotheken, Kalender, Links und andere wichtige Informationen hinzufügen. Die Navigation sollte übersichtlich gestaltet sein, sodass Mitarbeiter schnell zu den gewünschten Inhalten gelangen. Durch das Hinzufügen von Hub-Sites können mehrere zusammenhängende Websites verbunden werden, was die Navigation in größeren Unternehmen erleichtert.
Inhalte bereitstellen und strukturieren
Die Inhalte des Portals sollten klar und gut strukturiert sein. Wichtig ist, Dokumentenbibliotheken einzurichten, in denen beispielsweise Richtlinien, Formulare oder Handbücher abgelegt werden. Für aktuelle Neuigkeiten und Ankündigungen bieten sich News-Webparts an, die dynamisch und ansprechend Informationen präsentieren. Zusätzlich können Kalender für Termine und Events eingebunden werden. Auch das Hinzufügen von Kontaktinformationen wichtiger Personen oder Abteilungen erhöht die Nutzerfreundlichkeit.
Integration von Workflows und Automatisierungen
Ein modernes Mitarbeiterportal lebt auch von interaktiven Funktionen. Durch die Integration von Microsoft Power Automate lassen sich Workflows erstellen, die beispielsweise Genehmigungsprozesse automatisieren oder Benachrichtigungen versenden. So können Urlaubsanträge, Reisekostenerstattungen oder IT-Tickets direkt und effizient bearbeitet werden, ohne dass separate Systeme notwendig sind.
Rechteverwaltung und Sicherheit
Die richtigen Berechtigungen sind essenziell, um sensible Informationen zu schützen und gleichzeitig den Zugriff auf relevante Daten zu gewährleisten. SharePoint ermöglicht eine differenzierte Rechtevergabe auf Website-, Ebenen von Bibliotheken oder sogar einzelnen Dateien. Es empfiehlt sich, die Zugriffsrechte so restriktiv wie möglich und so offen wie nötig zu vergeben. Zudem sollte die Authentifizierung über das Microsoft 365-Konto erfolgen, um die Sicherheit zu gewährleisten.
Testen, Schulung und Einführung
Bevor das Portal für alle Mitarbeiter freigegeben wird, sollte es gründlich getestet werden, um Fehler zu vermeiden und die Benutzerfreundlichkeit zu prüfen. Außerdem ist eine Schulung für die Mitarbeiter sinnvoll, damit sie die Funktionen und Möglichkeiten des Portals optimal nutzen können. Nach dem Start ist es ratsam, Feedback einzuholen und das Portal kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Zusammenfassung
Die Erstellung eines Mitarbeiterportals in SharePoint erfordert eine sorgfältige Planung, die Einrichtung der passenden Website, die strukturierte Bereitstellung von Inhalten sowie die Implementierung von Automatisierungen und Sicherheitseinstellungen. Mit den modernen Funktionen von SharePoint können Unternehmen ein attraktives, nutzerfreundliches und effizientes Portal realisieren, das den Arbeitsalltag der Mitarbeiter maßgeblich unterstützt und verbessert.