Integration von Microsoft Teams mit SharePoint
- Einführung
- Wie arbeitet Microsoft Teams mit SharePoint zusammen?
- Integration von SharePoint-Dokumentbibliotheken in Teams
- Verwenden von SharePoint-Seiten und News in Teams
- Automatisierung und Workflows mit Power Automate
- Best Practices und Sicherheit
- Fazit
Einführung
Die Integration von Microsoft Teams mit SharePoint ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung innerhalb der Microsoft 365-Umgebung. Da Microsoft Teams auf SharePoint zur Speicherung von Dateien zurückgreift, ergänzt die Kombination dieser beiden Plattformen die Teamkommunikation mit einer strukturierten Dokumentenablage.
Wie arbeitet Microsoft Teams mit SharePoint zusammen?
Jedes Team in Microsoft Teams verfügt automatisch über eine zugehörige SharePoint-Teamwebsite, auf der alle Dateien, die in den Kanälen des Teams hochgeladen werden, gespeichert werden. Dabei werden Ordnerstrukturen in SharePoint erstellt, die den Kanälen in Teams entsprechen. Dies ermöglicht es den Teammitgliedern, über SharePoint auf die gleichen Dokumente zuzugreifen und diese zu verwalten, selbst wenn sie nicht direkt in Teams arbeiten.
Integration von SharePoint-Dokumentbibliotheken in Teams
Um SharePoint-Dokumentbibliotheken direkt in Microsoft Teams nutzbar zu machen, kann man sie als Registerkarten in einem Kanal hinzufügen. Hierzu öffnet man innerhalb eines Teams einen Kanal, klickt auf das +-Symbol für das Hinzufügen neuer Registerkarten und wählt Dokumentbibliothek oder SharePoint aus. Anschließend gibt man die URL der gewünschten SharePoint-Dokumentbibliothek oder Seite ein, woraufhin diese nahtlos in Teams eingebunden wird. So können Teammitglieder direkt in Teams auf SharePoint-Inhalte zugreifen, die Dokumente bearbeiten und gemeinsam nutzen.
Verwenden von SharePoint-Seiten und News in Teams
Neben Dokumentbibliotheken können auch SharePoint-Seiten oder Newsartikel aus dem Unternehmensportal in Teams als Registerkarte eingebunden werden. Dies bietet die Möglichkeit, wichtige Informationen, Ankündigungen oder Wissensressourcen aus SharePoint zentral direkt in Teams bereitzustellen, ohne die App wechseln zu müssen. Das Hinzufügen erfolgt über die Auswahl von Website beim Erstellen einer neuen Registerkarte und die Eingabe der entsprechenden URL.
Automatisierung und Workflows mit Power Automate
Zur Verbesserung der Integration kann man zusätzlich Power Automate nutzen, um Workflows zwischen SharePoint und Teams zu erstellen. Beispielsweise lassen sich Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal automatisieren, wenn in SharePoint neue Dokumente hochgeladen oder Listen aktualisiert werden. Dies erhöht die Transparenz und verbessert die Zusammenarbeit, indem relevante Informationen direkt in Teams kommuniziert werden.
Best Practices und Sicherheit
Da SharePoint die Dateiablage unter Teams verwaltet, ist es wichtig, Zugriffsrechte und Berechtigungen sowohl in Teams als auch in SharePoint gut zu koordinieren. Berechtigungen, die in Teams vergeben werden, spiegeln sich automatisch in der zugehörigen SharePoint-Website wider. Für eine reibungslose Zusammenarbeit sollten Teams-Mitglieder entsprechend eingelernt werden, wie sie SharePoint-Features in Teams nutzen können. Außerdem empfiehlt es sich, regelmäßig Berechtigungen zu überprüfen, um die Sicherheit der Daten sicherzustellen.
Fazit
Die Integration von Microsoft Teams und SharePoint ist eng miteinander verwoben und setzt auf die gemeinsame Nutzung von Inhalten innerhalb der Microsoft 365-Plattform. Durch das Verständnis dieser Verbindung und die Nutzung der Möglichkeiten, wie Dokumentbibliotheken, Seiten und Automatisierungen in Teams eingebunden werden können, wird die Zusammenarbeit effektiver und transparenter. Die Kombination dieser beiden Tools schafft ein mächtiges Ökosystem für moderne Teamarbeit und Dokumentenmanagement.