Wie aktiviere ich Versionsverwaltung in einer SharePoint-Dokumentbibliothek?
- Einleitung zur Versionsverwaltung in SharePoint
- Schritt 1: Öffnen der SharePoint-Dokumentbibliothek
- Schritt 2: Zugriff auf die Einstellungen der Dokumentbibliothek
- Schritt 3: Aufrufen der Versionsverwaltungseinstellungen
- Schritt 4: Aktivieren der Versionsverwaltung
- Schritt 5: Speichern der Einstellungen
- Fazit
Einleitung zur Versionsverwaltung in SharePoint
Die Versionsverwaltung in einer SharePoint-Dokumentbibliothek ermöglicht es Ihnen, frühere Versionen von Dokumenten zu speichern und bei Bedarf wiederherzustellen. Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Personen an denselben Dateien arbeiten oder Änderungen nachverfolgt werden sollen. Um die Versionsverwaltung zu aktivieren, sind einige Schritte in der Dokumentbibliothek erforderlich, die wir hier ausführlich erläutern.
Schritt 1: Öffnen der SharePoint-Dokumentbibliothek
Zuerst navigieren Sie zu Ihrer SharePoint-Seite und öffnen die gewünschte Dokumentbibliothek, in der Sie die Versionsverwaltung aktivieren möchten. Dies kann über das Seitenmenü oder eine direkte URL geschehen. Wichtig ist, dass Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, normalerweise mindestens "Besitzer" oder "Bearbeiten", um die Einstellungen zu ändern.
Schritt 2: Zugriff auf die Einstellungen der Dokumentbibliothek
In der geöffneten Dokumentbibliothek finden Sie oben rechts (je nach SharePoint-Version auch oben links) das Zahnrad-Symbol, das für Einstellungen steht. Klicken Sie auf dieses Symbol, um ein Dropdown-Menü zu öffnen. Dort wählen Sie den Punkt Bibliothekseinstellungen (in manchen Versionen auch Listeinstellungen genannt) aus. Dieser Bereich gibt Ihnen Zugriff auf verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten der Bibliothek.
Schritt 3: Aufrufen der Versionsverwaltungseinstellungen
Im Bereich der Bibliothekseinstellungen scrollen Sie nach unten zu dem Abschnitt, der sich mit der Verwaltung der Versionen befasst. Der entsprechende Link heißt meist Versionsverwaltungseinstellungen oder Versionseinstellungen. Dort können Sie festlegen, wie die Versionierung in der Bibliothek gehandhabt werden soll.
Schritt 4: Aktivieren der Versionsverwaltung
In den Versionseinstellungen gibt es verschiedene Optionen, die Sie anpassen können. Zuerst gibt es die Möglichkeit, die Hauptversionsverwaltung zu aktivieren, wodurch jede gespeicherte Änderung als neue Version gespeichert wird. Zusätzlich können Sie auch eine Kombination aus Haupt- und Nebenversionen (Entwurfsversionen) aktivieren, was besonders für Freigabeprozesse nützlich ist. Des Weiteren besteht die Option, die Anzahl der gespeicherten Versionen zu begrenzen, um Speicherplatz zu sparen, oder Entwurfsversionen nur bestimmten Benutzergruppen zugänglich zu machen.
Schritt 5: Speichern der Einstellungen
Nachdem Sie Ihre gewünschten Optionen ausgewählt haben, bestätigen Sie die Änderungen durch Klicken auf die Schaltfläche OK am unteren Rand der Seite. Die Versionsverwaltung ist nun für die ausgewählte Dokumentbibliothek aktiviert und wird ab sofort jede Änderung protokollieren, sodass frühere Versionen bei Bedarf eingesehen und wiederhergestellt werden können.
Fazit
Die Aktivierung der Versionsverwaltung in SharePoint ist ein wichtiger Schritt, um Änderungen transparent zu machen und Datenverluste zu vermeiden. Durch das Befolgen der beschriebenen Schritte stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente übersichtlich versioniert werden und Sie jederzeit auf ältere Fassungen zugreifen können. Dies optimiert die Zusammenarbeit und verbessert die Kontrolle über Ihre Dokumentenbibliothek.