Benutzerdefinierte Spalten in SharePoint erstellen
- Einführung
- Voraussetzungen
- Erstellen einer benutzerdefinierten Spalte in der modernen SharePoint-Oberfläche
- Erstellen einer benutzerdefinierten Spalte in der klassischen SharePoint-Oberfläche
- Besondere Hinweise
- Zusammenfassung
Einführung
In SharePoint können benutzerdefinierte Spalten hinzugefügt werden, um Daten in einer Liste oder Bibliothek strukturierter und spezifischer zu erfassen. Diese Spalten ermöglichen es, Informationen über Standardfelder hinaus zu speichern und anzupassen. Das Erstellen solcher Spalten ist sowohl über die moderne Oberfläche als auch über die klassische Ansicht möglich.
Voraussetzungen
Um eine benutzerdefinierte Spalte in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek zu erstellen, benötigen Sie mindestens Berechtigungen auf der Ebene Entwurfsstufe oder höher. Zudem müssen Sie Zugriff auf die betreffende Liste oder Bibliothek haben, in der die Spalte erstellt werden soll.
Erstellen einer benutzerdefinierten Spalte in der modernen SharePoint-Oberfläche
Öffnen Sie zunächst die gewünschte Liste oder Dokumentbibliothek in Ihrer SharePoint-Website. Oben rechts finden Sie die Schaltfläche + Spalte hinzufügen oder Spalte hinzufügen. Klicken Sie darauf, um den Auswahlbereich zu öffnen. Hier können Sie aus verschiedenen vordefinierten Spaltentypen auswählen, beispielsweise Einzeiliger Text, Zahl, Datum und Uhrzeit, Auswahl und weitere. Wählen Sie den passenden Typ aus, der zu Ihren Anforderungen passt.
Nach der Auswahl öffnet sich ein Formular, in dem Sie der Spalte einen Namen geben und optional weitere Einstellungen vornehmen wie z. B. eine Beschreibung hinzufügen, Pflichtfeld definieren oder Auswahlwerte bei Auswahlspalten eingeben. Wenn Sie alle gewünschten Optionen konfiguriert haben, bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf Speichern. Die neue benutzerdefinierte Spalte wird nun in der Liste oder Bibliothek angezeigt und kann mit Daten gefüllt werden.
Erstellen einer benutzerdefinierten Spalte in der klassischen SharePoint-Oberfläche
Für die klassische Ansicht navigieren Sie ebenfalls zuerst zur entsprechenden Liste oder Bibliothek. Klicken Sie im Ribbon-Menü auf den Reiter Liste oder Bibliothek und dann auf Listeneinstellungen beziehungsweise Bibliothekseinstellungen. Unter dem Abschnitt Spalten finden Sie die Option Spalte erstellen. Durch einen Klick darauf öffnet sich eine neue Seite mit zahlreichen Spaltentypen zur Auswahl. Hier geben Sie zunächst einen Spaltennamen ein und wählen anschließend den gewünschten Spaltentyp.
Analog zu der modernen Methode können Sie weitere Einstellungen vornehmen, etwa den Standardwert festlegen, eindeutige Werte erzwingen oder das Hervorheben bestimmter Felder. Wenn alle Einstellungen vorgenommen sind, speichern Sie die Spalte mit OK. Sie ist nun Teil der Liste und kann verwendet werden.
Besondere Hinweise
Es ist wichtig zu beachten, dass benutzerdefinierte Spalten sowohl auf Listen- als auch auf Websiteebene erstellt werden können. Auf Websiteebene erstellte Spalten, sogenannte Website-Spalten, können in mehreren Listen und Bibliotheken wiederverwendet werden und erleichtern die Einheitlichkeit. Innerhalb einer Liste sind benutzerdefinierte Spalten jedoch nur spezifisch für diese Liste vorhanden.
Zusätzlich bieten SharePoint die Möglichkeit, komplexere Spaltentypen zu erstellen, wie z. B. berechnete Spalten, Nachschlagefelder oder verwaltete Metadaten. Diese erhöhen die Flexibilität, erfordern aber zum Teil zusätzliche Kenntnisse und Berechtigungen.
Zusammenfassung
Das Erstellen benutzerdefinierter Spalten in SharePoint ist ein zentraler Bestandteil der Listenkonfiguration und ermöglicht eine genauere Datenerfassung. Ob in der modernen oder klassischen Ansicht, der Prozess umfasst das Hinzufügen einer neuen Spalte mit der Wahl des Typs, der Vergabe eines Namens und der Konfiguration der gewünschten Einstellungen. Mit diesen Funktionen lassen sich SharePoint Listen und Bibliotheken optimal an die individuellen Anforderungen Ihres Teams oder Unternehmens anpassen.