Wie erstellt man Benachrichtigungen bei Änderungen in Lists?
- Einführung in Benachrichtigungen bei Listenänderungen
- Benachrichtigungen in SharePoint-Listen einrichten
- Automatisierung mit Microsoft Power Automate
- Benachrichtigungen programmatisch mit der SharePoint REST-API
- Zusammenfassung
Einführung in Benachrichtigungen bei Listenänderungen
Benachrichtigungen bei Änderungen in Listen sind eine wichtige Funktion, um Benutzer automatisch über Aktualisierungen, neue Elemente, Löschungen oder Modifikationen in einer Liste zu informieren. Solche Benachrichtigungen können in verschiedenen Kontexten auftreten, etwa in Zusammenarbeitstools wie SharePoint, Datenbankapplikationen oder eigenen Softwarelösungen.
Benachrichtigungen in SharePoint-Listen einrichten
In SharePoint ist die Möglichkeit, Benachrichtigungen für Listen zu erstellen, standardmäßig integriert. Um eine Benachrichtigung einzurichten, navigiert man zunächst zur entsprechenden Liste. Dort findet man in der Menüleiste oftmals die Option Benachrichtigung oder Alert me. Nach dem Klick öffnet sich ein Dialogfenster, in dem man verschiedene Einstellungen vornehmen kann.
Zum Beispiel legt man fest, ob man bei allen Änderungen, nur bei neuen Elementen oder nur bei Löschungen benachrichtigt werden möchte. Außerdem bestimmt man die Häufigkeit der Benachrichtigungen, etwa sofort, täglich oder wöchentlich. Für das Versenden der Benachrichtigungen nutzt SharePoint in der Regel E-Mails.
Automatisierung mit Microsoft Power Automate
Power Automate (früher Microsoft Flow) ist ein leistungsfähiges Tool, um benutzerdefinierte Workflows zu erstellen und Benachrichtigungen zu generieren. Man kann etwa einen Flow bauen, der bei jeder Änderung in einer Liste automatisch eine E-Mail, eine Teams-Nachricht oder eine Push-Benachrichtigung versendet.
Die Erstellung beginnt mit dem Auslöser When an item is created or modified (Wenn ein Element erstellt oder geändert wird). Danach kann man Bedingungen prüfen, etwa ob bestimmte Felder geändert wurden. Anschließend definiert man die Aktion, wie das Versenden einer Nachricht. Damit lässt sich sehr flexibel steuern, wer wann und in welchem Format informiert wird.
Benachrichtigungen programmatisch mit der SharePoint REST-API
Für Entwickler gibt es die Möglichkeit, Benachrichtigungen programmatisch zu setzen. Über die SharePoint REST-API kann man sogenannte Alerts programmieren. Dazu wird eine POST-Anfrage an den entsprechenden Endpunkt geschickt, in der die relevanten Benachrichtigungseinstellungen definiert sind.
Diese Methode erfordert Programmierkenntnisse und ist sinnvoll, wenn die Standardfunktionen nicht ausreichen oder individuelle Benachrichtigungslogiken notwendig sind. Alternativ kann man Webhooks verwenden, die bei Änderungen in der Liste eine URL aufrufen, um externe Systeme zu informieren oder eigene Benachrichtigungen weiterzuverarbeiten.
Zusammenfassung
Benachrichtigungen bei Änderungen in Listen ermöglichen es, Nutzer über Aktualisierungen proaktiv zu informieren. In SharePoint kann man dies einfach über die integrierte Benachrichtigungsfunktion oder Power Automate realisieren. Für individuelle Anforderungen stehen Programmiermöglichkeiten mit der REST-API oder Webhooks zur Verfügung. Damit lassen sich Benachrichtigungen effektiv und flexibel gestalten, um die Zusammenarbeit und Informationsverteilung zu optimieren.