Wie kann man Excel Dateien aus SharePoint direkt in der Excel App öffnen?
- Grundlagen: SharePoint und Excel Integration
- So funktioniert das Öffnen in der Excel App von SharePoint aus
- Voraussetzungen und mögliche Probleme
- Fazit
In vielen Unternehmen und Teams ist die Zusammenarbeit an Excel-Dateien ein zentraler Bestandteil der täglichen Arbeit. SharePoint bietet hierfür eine Plattform, auf der Dokumente zentral gespeichert, organisiert und gemeinsam genutzt werden können. Dabei stellt sich häufig die Frage, wie man Excel-Dateien, die auf SharePoint liegen, nicht nur im Browser, sondern direkt in der installierten Excel-Anwendung auf dem Computer öffnen kann. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass sämtliche Funktionen der Desktop-App zur Verfügung stehen und die Arbeit oft flüssiger und komfortabler verläuft.
Grundlagen: SharePoint und Excel Integration
SharePoint ist eine webbasierte Plattform von Microsoft, die als zentraler Dokumentenspeicher dient. Excel-Dateien können auf SharePoint hochgeladen und dort entweder mit der Online-Version von Excel im Browser geöffnet oder heruntergeladen und lokal bearbeitet werden. Die Online-Version ist praktisch für schnelle Änderungen und den Zugriff von unterwegs, aber keine vollwertige Alternative zur Desktop-App. Daher wünschen sich Anwender häufig, Dokumente direkt in der installierten Excel-Anwendung zu öffnen, ohne sie erst herunterladen zu müssen.
So funktioniert das Öffnen in der Excel App von SharePoint aus
Um eine Excel-Datei aus SharePoint direkt in der Excel Desktop-App zu öffnen, gibt es mehrere Möglichkeiten. Zunächst ist es wichtig, dass auf dem Computer die entsprechenden Office-Programme installiert und mit dem Microsoft-Account verbunden sind, der Zugriff auf die SharePoint-Seite hat. SharePoint und OneDrive sind eng verzahnt, sodass sie Dokumente bequem synchronisieren können.
Auf der SharePoint-Seite kann man eine Excel-Datei auswählen, meist gibt es eine Schaltfläche oder ein Menü namens Öffnen oder In Excel öffnen. Wenn man diese Option wählt, sollte sich die Datei automatisch in der lokal installierten Excel-Anwendung öffnen. Falls stattdessen die Datei im Browser geöffnet wird, kann dies an den Einstellungen im Browser, an den Office-Integrationseinstellungen oder an der verwendeten SharePoint-Version liegen.
Voraussetzungen und mögliche Probleme
Wichtig ist, dass die notwendigen Verknüpfungen zwischen Browser, SharePoint und Excel hergestellt sind. Manchmal blockiert der Browser das automatische Öffnen externer Anwendungen aus Sicherheitsgründen. In solchen Fällen muss man gegebenenfalls eine Berechtigung erteilen oder den betreffenden Link als vertrauenswürdig markieren. Außerdem ist es hilfreich, die neuesten Updates von Office und Windows installiert zu haben, damit die Integration bestmöglich funktioniert.
Auch die Synchronisation über den OneDrive-Client kann hilfreich sein. Wenn man die SharePoint-Dokumentenbibliothek mit OneDrive synchronisiert, erscheinen die Excel-Dateien lokal im Explorer oder Finder, sodass sie ganz normal per Doppelklick in der Excel-App geöffnet werden können. Änderungen werden dann automatisch zurück zu SharePoint synchronisiert.
Fazit
SharePoint bietet die Möglichkeit, Excel-Dateien sowohl im Browser als auch direkt in der Desktop-App zu öffnen. Um die Excel-Dateien aus SharePoint in der Excel-App zu öffnen, sollte man die entsprechende Option In Excel öffnen auf der SharePoint-Seite verwenden, sicherstellen, dass die Office-Anwendungen korrekt installiert sind, und gegebenenfalls die Synchronisation mit OneDrive aktivieren. Dadurch wird ein nahtloser Workflow ermöglicht, welcher die Vorteile der Desktop-App mit der zentralen Speicherung in SharePoint kombiniert.