Wie kann ich in Microsoft Office Word ein Dokument als PDF speichern?
- Einleitung
- Speichern als PDF in Microsoft Word
- Optionen beim Speichern als PDF
- Vorteile des PDF-Formats
- Zusammenfassung
Einleitung
Microsoft Office Word ist eines der am häufigsten genutzten Programme zur Textverarbeitung. Oftmals möchte man ein Word-Dokument in einem Format speichern, das universell lesbar ist und die Formatierung unverändert beibehält. Das PDF-Format (Portable Document Format) bietet genau diese Vorteile, weshalb viele Anwender ihre Dokumente als PDF speichern möchten. Doch wie funktioniert Speichern als PDF” in Office Word genau?
Speichern als PDF in Microsoft Word
Die Möglichkeit, ein Word-Dokument als PDF-Datei zu speichern, ist seit mehreren Versionen von Microsoft Office integriert. Dabei wird das Dokument nicht nur einfach konvertiert, sondern es bleibt die originalgetreue Darstellung erhalten. Um ein Word-Dokument als PDF zu speichern, öffnet man zunächst das gewünschte Dokument in Microsoft Word und klickt anschließend im Menü auf Datei.
Dort gibt es die Option Speichern unter. Wählt man diesen Punkt aus, erscheint ein Dateidialog, in dem neben dem Speicherort auch das Dateiformat ausgewählt werden kann. Standardmäßig steht hier das Word-Dokumentformat (.docx) ausgewählt, doch mit dem Dropdown-Menü kann man PDF (*.pdf) auswählen. Anschließend kann der Dateiname angepasst und der Speicherort ausgewählt werden.
Optionen beim Speichern als PDF
Zusätzlich zu der einfachen Speicherung gibt es in Word beim Abspeichern als PDF weiterführende Optionen. So kann man beispielsweise festlegen, ob nur bestimmte Seitenbereiche gespeichert werden sollen oder ob das PDF für die Druckqualität optimiert wird. Diese Einstellungen erreicht man über die Schaltfläche Optionen im Speichern-Dialog. Hier kann man auch auswählen, ob die Dokumenteigenschaften im PDF enthalten sein sollen oder ob das Dokument mit einem Kennwort geschützt werden soll.
Vorteile des PDF-Formats
PDF-Dateien sind plattformunabhängig und können auf nahezu jedem Gerät mit der gleichen Formatierung und Layout geöffnet werden. Das macht das PDF-Format ideal für den Austausch von Dokumenten, die nicht weiter bearbeitet, sondern nur betrachtet oder ausgedruckt werden sollen. Außerdem sind PDFs in der Regel kompakter als Word-Dokumente und können leichter per E-Mail versendet werden.
Zusammenfassung
Das Speichern eines Word-Dokuments als PDF ist direkt in Microsoft Office Word integriert und funktioniert unkompliziert über das Menü Datei und die Option Speichern unter. Mit nur wenigen Klicks lässt sich so aus einem bearbeitbaren Word-Dokument eine sichere, plattformunabhängige PDF-Datei erzeugen, die sich ideal zum Versenden, Archivieren oder Teilen eignet.