Wie exportiere ich CRM-Listen in verschiedene Dateiformate (z. B. CSV, Excel) für externe Nutzung?
- Voraussetzungen
- Schritt für Schritt - Export im CRM
- Export-Optionen und Dateianpassungen
- Praktische Tipps für den Umgang mit exportierten Dateien
- Fazit
Das Exportieren von CRM-Listen in Formate wie CSV oder Excel ist eine gängige Anforderung, um Daten außerhalb des CRM-Systems weiterzuverwenden oder mit anderen Tools zu analysieren. Obwohl die konkrete Vorgehensweise je nach verwendetem CRM-System (wie Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Zoho CRM usw.) variieren kann, gibt es allgemeine Schritte, die in den meisten Systemen ähnlich sind.
Voraussetzungen
Um mit dem Export zu beginnen, benötigen Sie in der Regel entsprechende Benutzerrechte innerhalb Ihres CRM-Systems, die den Datenexport erlauben. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass die zu exportierenden Listen oder Berichte bereits erstellt oder soweit definiert sind, dass sie die relevanten Datensätze enthalten.
Schritt für Schritt - Export im CRM
Im ersten Schritt navigieren Sie im CRM zur Übersicht oder zum Modul mit den gewünschten Datensätzen, zum Beispiel zu Kontakten, Leads, Accounts oder benutzerdefinierten Listen. Dort filtern Sie gegebenenfalls die Daten, sodass nur die relevanten Datensätze angezeigt werden.
Anschließend suchen Sie nach der Exportfunktion, die oft als Button oder Menüpunkt bezeichnet wird wie Export, Daten exportieren oder Download. Manche Systeme bieten auch den Export über Berichte an, weswegen ein zuvor erstellter Bericht mit den gewünschten Feldern die Basis sein kann.
Nachdem Sie die Exportfunktion geöffnet haben, wählen Sie das bevorzugte Dateiformat aus. Die gängigsten Formate sind CSV (Comma-Separated Values) und Excel (.xlsx oder .xls), die von den meisten Tabellenkalkulationsprogrammen problemlos geöffnet und weiterverarbeitet werden können. CSV-Dateien sind besonders geeignet für einfache Datenstrukturen und den Import in andere Systeme, während Excel-Dateien Formatierungen und komplexere Datenstrukturen besser unterstützen.
Export-Optionen und Dateianpassungen
Während des Exportprozesses bieten CRM-Systeme oft Optionen an, wie beispielsweise eine Auswahl der zu exportierenden Spalten, Sortierkriterien oder Filter. Es kann ebenfalls die Möglichkeit bestehen, den Exportwebzeitpunkt oder den Export von nur bestimmten Datensätzen festzulegen. Nutzen Sie diese Optionen, um den Export auf Ihre Anforderungen genau abzustimmen und unnötige Datenmengen zu vermeiden.
Je nach System erhalten Sie anschließend die Datei als Download direkt auf Ihrem Rechner oder per E-Mail zugestellt. Überprüfen Sie den Inhalt der exportierten Datei, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Felder enthalten sind und die Daten korrekt formatiert sind.
Praktische Tipps für den Umgang mit exportierten Dateien
Nachdem der Export abgeschlossen ist, können Sie die Datei in Programmen wie Microsoft Excel, LibreOffice Calc oder Google Sheets öffnen. Prüfen Sie insbesondere bei CSV-Dateien, ob das Trennzeichen (Komma, Semikolon oder Tabulator) korrekt erkannt wird, damit die Daten richtig in Spalten aufgeteilt sind.
Für weiterführende Analysen oder zur Weitergabe an Kollegen, Partner oder externe Dienstleister ist es wichtig, dass Sie die Datei mit geeigneten Datenschutzmaßnahmen schützen und sensible Informationen nur an berechtigte Personen weitergeben.
Fazit
Das Exportieren von CRM-Listen in Formate wie CSV oder Excel ist meist unkompliziert und erfolgt über eine Exportfunktion innerhalb des CRM-Systems. Durch Auswahl des passenden Dateiformats und der gewünschten Datenfelder können Sie Ihre Kundeninformationen flexibel für externe Anwendungen nutzen.