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Tutorial: Lieferantengutschriften in QuickBooks Online erfassen und anwenden

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie eine Lieferantengutschrift (Vendor Credit) in QuickBooks Online (QBO) korrekt erfassen und mit einer offenen Rechnung verrechnen.

Eine Lieferantengutschrift wird verwendet, wenn Ihnen ein Lieferant Geld schuldet – zum Beispiel wegen einer Warenrücksendung, einer Preisreduzierung oder eines Fehlers in einer früheren Rechnung. In QuickBooks Online reduziert diese Gutschrift den Betrag, den Sie diesem Lieferanten schulden.

Schritt 1: Die Lieferantengutschrift erfassen

Bevor Sie eine Gutschrift mit einer Rechnung verrechnen können, müssen Sie diese im System anlegen.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu (+ New) oben links in der Navigationsleiste.
  2. Wählen Sie unter der Spalte „Lieferanten“ (Vendors) den Punkt Lieferantengutschrift (Vendor Credit) aus.
  3. Geben Sie im Feld Lieferant (Vendor) den Namen des Anbieters ein.
  4. Wählen Sie das Belegdatum (Payment date) der Gutschrift aus.
  5. Geben Sie im Bereich Kategoriedetails (Category details) oder Artikeldetails (Item details) die Informationen an:
    • Kategorie/Konto: Wählen Sie dasselbe Konto aus, das Sie auch für die ursprüngliche Rechnung verwendet haben (z. B. „Wareneinkauf“ oder „Büromaterial“).
    • Betrag: Geben Sie den Wert der Gutschrift ein.
  6. Klicken Sie auf Speichern und schließen (Save and close).

Schritt 2: Die Gutschrift auf eine Rechnung anwenden

Nachdem die Gutschrift erfasst wurde, müssen Sie QuickBooks mitteilen, mit welcher Rechnung dieser Betrag verrechnet werden soll.

Szenario A: Wenn Sie die Rechnung sofort bezahlen

  1. Klicken Sie auf + Neu (+ New).
  2. Wählen Sie Rechnungen bezahlen (Pay Bills).
  3. Wählen Sie das entsprechende Bankkonto aus, von dem der Restbetrag gezahlt wird.
  4. Setzen Sie ein Häkchen bei der Rechnung, die Sie begleichen möchten.
  5. QuickBooks erkennt automatisch, dass eine Gutschrift für diesen Lieferanten vorliegt. Schauen Sie im Abschnitt Gutschriften (Credits) nach:
    • Normalerweise markiert QuickBooks die verfügbare Gutschrift automatisch.
    • Falls nicht, setzen Sie manuell ein Häkchen bei der Gutschrift, die angewendet werden soll.
  6. Der Zahlungsbetrag (Amount to pay) reduziert sich nun um den Wert der Gutschrift.
  7. Klicken Sie auf Speichern (Save) oder Speichern und schließen.

Szenario B: Verrechnung ohne sofortige Zahlung (Gutschrift mit offener Rechnung „neutralisieren“)

Falls Sie keine Zahlung leisten, aber die Gutschrift mit einer Rechnung verrechnen möchten (z. B. wenn die Gutschrift den Rechnungsbetrag komplett deckt):

  1. Klicken Sie auf + Neu (+ New) und wählen Sie Ausgabe (Expense) oder Scheck (Check).
  2. Wählen Sie den Lieferanten aus.
  3. In der rechten Seitenleiste (oder im unteren Bereich) zeigt QuickBooks nun die Offene Rechnung und die Gutschrift an.
  4. Klicken Sie bei beiden (Rechnung und Gutschrift) auf Hinzufügen (Add).
  5. Stellen Sie sicher, dass der Gesamtbetrag der Transaktion 0,00 € ist.
  6. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Wichtige Tipps

  • Zahlungskonto bei Null-Transaktionen: Wenn Sie eine Gutschrift mit einer Rechnung verrechnen, ohne dass echtes Geld fließt (Summe 0,00 €), ist das gewählte Bankkonto egal, da kein Betrag vom Konto abgebucht wird.
  • Automatische Anwendung: Sie können in den Einstellungen (Zahnrad-Icon > Konto und Einstellungen > Erweitert > Automatisierung) festlegen, dass QuickBooks Gutschriften automatisch auf die älteste offene Rechnung anwendet. Dies spart Zeit, bietet aber weniger Kontrolle.
  • Währung: Achten Sie bei Fremdwährungen darauf, dass Gutschrift und Rechnung in derselben Währung ausgestellt sind.

Zusammenfassung

  1. Erfassen: Über + Neu -> Lieferantengutschrift.
  2. Verrechnen: Über Rechnungen bezahlen oder eine 0-Euro-Ausgabe, um den Saldo auszugleichen.

Damit bleibt Ihre Buchhaltung sauber und Ihre Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten sind immer auf dem aktuellen Stand!

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