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Tutorial: Alte Lieferantenrechnungen in QuickBooks Online bereinigen

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie Sie alte, offene Lieferantenrechnungen (Vendor Bills) in QuickBooks Online (QBO) bereinigen.

In QuickBooks Online können sich im Laufe der Zeit alte, unbezahlte Rechnungen (Bills) ansammeln. Diese verfälschen Ihre Verbindlichkeiten (Accounts Payable) und Ihre Berichte. Dieses Tutorial zeigt Ihnen die drei gängigsten Methoden, um diese Altlasten professionell zu entfernen.

Schritt 1: Identifizieren der alten Rechnungen

Bevor Sie beginnen, müssen Sie genau wissen, welche Rechnungen offen sind.

  1. Gehen Sie im Menü auf Berichte (Reports).
  2. Suchen Sie nach dem Bericht Liste der offenen Rechnungen (Vendor Balance Detail oder Open Bills).
  3. Filtern Sie den Zeitraum auf "Alle Termine", um auch sehr alte Posten zu finden.
  4. Notieren Sie sich die Rechnungsnummern und Beträge, die Sie bereinigen möchten.

Methode A: Löschen oder Stornieren (Nur für Fehler & Duplikate)

Diese Methode ist am besten geeignet, wenn eine Rechnung versehentlich doppelt eingegeben wurde oder nie hätte existieren dürfen.

Achtung: Löschen Sie keine Rechnungen aus abgeschlossenen Geschäftsjahren, ohne Rücksprache mit Ihrem Steuerberater zu halten!

  1. Gehen Sie zu Ausgaben > Kreditoren (Vendors).
  2. Wählen Sie den entsprechenden Lieferanten aus.
  3. Suchen Sie die alte Rechnung in der Liste und klicken Sie sie an.
  4. Klicken Sie am unteren Bildschirmrand auf Mehr (More).
  5. Wählen Sie Löschen (Delete) oder Stornieren (Void).
    • Löschen: Die Rechnung verschwindet komplett aus den Büchern (nicht empfohlen für die Nachvollziehbarkeit).
    • Stornieren: Der Betrag wird auf Null gesetzt, aber der Beleg bleibt in der Historie sichtbar (empfohlen).

Methode B: Lieferantengutschrift (Der sauberste Weg)

Falls eine Rechnung korrekt war, aber aus irgendeinem Grund nicht mehr bezahlt wird (z. B. Verjährung oder Kulanz), sollten Sie eine Gutschrift erstellen. Dies wahrt die Revisionssicherheit.

  1. Klicken Sie auf + Neu (+ New) und wählen Sie Lieferantengutschrift (Vendor Credit).
  2. Wählen Sie den betreffenden Lieferanten aus.
  3. Geben Sie das heutige Datum ein (oder das Datum, an dem die Bereinigung erfolgen soll).
  4. Wählen Sie unter Kategorie-Details dasselbe Aufwandskonto aus, das auch in der ursprünglichen Rechnung verwendet wurde.
  5. Geben Sie den Betrag der offenen Rechnung ein.
  6. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Die Gutschrift mit der Rechnung verrechnen:

Nachdem die Gutschrift erstellt wurde, müssen Sie diese mit der alten Rechnung verknüpfen:

  1. Klicken Sie auf + Neu und wählen Sie Rechnung bezahlen (Pay Bills).
  2. Markieren Sie die alte Rechnung, die Sie bereinigen möchten.
  3. Im Bereich Gutschriften (Credits) wird die soeben erstellte Gutschrift automatisch angezeigt. Markieren Sie diese.
  4. Der "Zahlungsbetrag" sollte nun 0,00 € anzeigen.
  5. Klicken Sie auf Speichern und schließen. Die Rechnung gilt nun als "Bezahlt".

Methode C: Journalbuchung (Für komplexe Fälle)

Diese Methode wird oft genutzt, wenn viele kleine Beträge auf einmal gegen ein Konto für "Sonstige Erträge" oder "Periodenfremde Erträge" ausgebucht werden sollen.

  1. Klicken Sie auf + Neu und wählen Sie Journalbuchung (Journal Entry).
  2. Zeile 1: Wählen Sie das Konto Verbindlichkeiten (Accounts Payable). Geben Sie den Betrag im Soll (Debit) ein. Wählen Sie im Feld Name unbedingt den Lieferanten aus.
  3. Zeile 2: Wählen Sie das Gegenkonto (z. B. "Sonstige Erträge" oder das ursprüngliche Aufwandskonto). Der Betrag erscheint im Haben (Credit).
  4. Speichern Sie die Buchung.
  5. Wichtig: Sie müssen nun wie in Methode B unter Rechnung bezahlen die Journalbuchung mit der offenen Rechnung verrechnen, damit diese aus der Liste der offenen Posten verschwindet.

Wichtige Hinweise zum Schluss

  • Umsatzsteuer: Beachten Sie, dass das Stornieren oder Ausbuchen einer Rechnung Auswirkungen auf Ihre Vorsteuerabzüge haben kann. Wenn Sie die Vorsteuer bereits geltend gemacht haben, müssen Sie diese bei einer Bereinigung korrigieren.
  • Abgeschlossene Perioden: Wenn Sie versuchen, eine Rechnung in einem Zeitraum zu ändern, für den bereits ein Abschluss (Bücher schließen) gemacht wurde, benötigen Sie ggf. das Abschlusskennwort.
  • Backup-Check: Prüfen Sie nach der Bereinigung erneut den Bericht Liste der offenen Rechnungen, um sicherzustellen, dass der Saldo für den Lieferanten nun korrekt bei Null (oder dem tatsächlichen Wert) liegt.

Haftungsausschluss: Dieses Tutorial dient der Software-Erläuterung und stellt keine Steuer- oder Buchhaltungsberatung dar.

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