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Schritt-für-Schritt-Anleitung: So speichern Sie Outlook-E-Mails als PDF

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Das Speichern von E-Mails im PDF-Format ist ideal, um wichtige Nachrichten zu archivieren, Rechnungen zu sichern oder E-Mails mit Personen zu teilen, die kein Outlook nutzen.

Da Outlook keine direkte „Speichern unter PDF“-Schaltfläche im Hauptmenü hat, führt der einfachste und zuverlässigste Weg über die virtuelle Druckfunktion. In diesem Tutorial erfahren Sie Schritt für Schritt, wie das funktioniert.

Methode 1: Outlook für Windows (Desktop-App)

Dies ist die gängigste Methode für die klassische Outlook-Anwendung.

  1. E-Mail auswählen: Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf die E-Mail, die Sie speichern möchten (oder öffnen Sie sie mit einem Doppelklick in einem eigenen Fenster).

  2. Druckmenü aufrufen: Klicken Sie oben links auf den Reiter „Datei“ und wählen Sie im Menü auf der linken Seite „Drucken“ aus.
    (Tastenkürzel: Drücken Sie einfach Strg + P).

  3. Drucker anpassen: Wählen Sie im Dropdown-Menü unter „Drucker“ die Option „Microsoft Print to PDF“ aus.

  4. Druckvorgang starten: Klicken Sie auf die große Schaltfläche „Drucken“. (Keine Sorge, es kommt kein Papier aus dem Drucker – es öffnet sich stattdessen ein Speicherfenster).

  5. Speicherort und Name wählen:

    • Wählen Sie den Ordner auf Ihrer Festplatte aus, in dem die Datei abgelegt werden soll.
    • Geben Sie der Datei im Feld „Dateiname“ einen passenden Namen.
    • Bestätigen Sie mit einem Klick auf „Speichern“.

Methode 2: Outlook im Web (Browser-Version)

Wenn Sie Outlook über den Internet-Browser (z. B. Chrome, Edge, Firefox) nutzen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. E-Mail öffnen: Klicken Sie auf die E-Mail, die Sie sichern möchten.

  2. Druckfunktion der E-Mail aufrufen: Klicken Sie oben rechts im Lesebereich der E-Mail (nicht im Browser-Menü) auf das Drei-Punkte-Symbol („...“) für weitere Aktionen.

  3. „Drucken“ wählen: Klicken Sie in der Liste auf „Drucken“. Es öffnet sich eine Vorschau der Nachricht. Bestätigen Sie hier nochmals mit einem Klick auf „Drucken“.

  4. Als PDF speichern: Nun öffnet sich das Druckfenster Ihres Browsers:

    • Stellen Sie das „Ziel“ bzw. den „Drucker“ auf „Als PDF speichern“ um.
    • Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Speichern“.

  5. Datei ablegen: Wählen Sie den gewünschten Speicherort auf Ihrem Computer und bestätigen Sie den Vorgang.

Methode 3: Outlook für Mac (macOS)

Auch auf dem Mac lässt sich jede E-Mail im Handumdrehen als PDF exportieren:

  1. Wählen Sie die gewünschte E-Mail aus.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste ganz oben auf „Ablage“ > „Drucken…“ (oder drücken Sie Cmd + P).
  3. Suchen Sie im Druckfenster unten links nach dem kleinen Dropdown-Feld „PDF“.
  4. Klicken Sie darauf und wählen Sie „Als PDF sichern…“.
  5. Vergeben Sie einen Dateinamen, wählen Sie den Speicherort und klicken Sie auf „Sichern“.

Wichtiger Hinweis zu Dateianhängen:

Wenn Sie eine E-Mail als PDF speichern, werden nur der Text und eventuell eingebettete Bilder gesichert. Dateianhänge (wie Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder bereits angehängte PDFs) werden dabei nicht automatisch in die neue PDF-Datei integriert. Diese müssen Sie separat per Rechtsklick auf den Anhang mit „Speichern unter“ sichern.

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