Tutorials

Outlook Tutorial: Automatische Weiterleitung einrichten (für alle oder bestimmte E-Mails)

Melden

Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du in Outlook eine automatische Weiterleitung einrichtest – entweder für absolut jede eingehende Nachricht oder nur für ganz bestimmte E-Mails.

Es gibt zwei Hauptwege, um E-Mails in Outlook weiterzuleiten: Über die allgemeinen Einstellungen (für alle Mails) oder über Regeln (für spezifische Mails).

Methode 1: ALLE E-Mails weiterleiten (Outlook Web / Outlook.com)

Diese Methode ist am einfachsten, wenn du möchtest, dass jede Nachricht, die in deinem Postfach landet, sofort an eine andere Adresse kopiert wird.

  1. Einstellungen öffnen: Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  2. E-Mail-Optionen: Wähle im Menü links E-Mail und dann den Unterpunkt Weiterleitung.
  3. Aktivieren: Setze den Haken bei Weiterleitung aktivieren.
  4. Adresse eingeben: Tippe die E-Mail-Adresse ein, an die die Nachrichten gesendet werden sollen.
  5. Kopie behalten (Wichtig): Aktiviere das Kontrollkästchen „Kopie weitergeleiteter Nachrichten beibehalten“, wenn du die E-Mails auch weiterhin in deinem ursprünglichen Outlook-Postfach lesen möchtest.
  6. Speichern: Klicke unten auf Speichern.

Methode 2: NUR BESTIMMTE E-Mails weiterleiten (Regel-Funktion)

Wenn du nur E-Mails von einem bestimmten Absender oder mit einem speziellen Betreff (z. B. „Rechnung“) weiterleiten möchtest, nutzt du die „Regeln“.

In der Outlook Desktop-App:

  1. Regeln öffnen: Klicke im Reiter Start auf das Symbol Regeln und wähle Regeln und Benachrichtigungen verwalten....
  2. Neue Regel: Klicke auf Neue Regel....
  3. Vorlage wählen: Wähle unter „Regel ohne Vorlage erstellen“ den Punkt Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden aus. Klicke auf „Weiter“.
  4. Bedingung festlegen: Wähle aus, was gefiltert werden soll (z. B. „die von einer Person/öffentlichen Gruppe stammt“ oder „mit bestimmten Wörtern im Betreff“). Klicke unten im Fenster auf die blau unterstrichenen Wörter, um den Absender oder das Schlagwort einzutragen. Klicke auf „Weiter“.
  5. Aktion wählen: Setze den Haken bei diese an eine Person/öffentliche Gruppe weiterleiten.
  6. Empfänger festlegen: Klicke unten im Fenster auf das blau unterstrichene Wort „Person/öffentliche Gruppe“ und wähle die Ziel-E-Mail-Adresse aus deinem Adressbuch aus oder tippe sie unten manuell ein.
  7. Fertigstellen: Klicke auf „Weiter“ (eventuelle Ausnahmen kannst du überspringen) und dann auf Fertig stellen.

In Outlook Web / Outlook.com:

  1. Gehe über das Zahnrad (Einstellungen) zu E-Mail > Regeln.
  2. Klicke auf + Neue Regel hinzufügen.
  3. Gib der Regel einen Namen (z. B. „Weiterleitung Chef“).
  4. Bedingung hinzufügen: Wähle z. B. „Von“ oder „Betreff enthält“.
  5. Aktion hinzufügen: Wähle unter „Aktion auswählen“ den Punkt Weiterleiten an.
  6. Adresse eingeben: Gib die Ziel-Adresse ein.
  7. Speichern: Klicke auf Speichern.

Wichtige Hinweise

  • Testlauf: Schicke dir nach der Einrichtung selbst eine Test-E-Mail von einem anderen Konto, um sicherzustellen, dass die Weiterleitung funktioniert.
  • Spam-Ordner: Manchmal werden weitergeleitete E-Mails vom Ziel-Anbieter als Spam markiert. Prüfe dort gegebenenfalls den Junk-E-Mail-Ordner.
  • Unternehmensrichtlinien: In vielen Firmennetzwerken ist die automatische Weiterleitung an externe Adressen (z. B. zu Gmail oder Web.de) aus Sicherheitsgründen durch den Administrator deaktiviert. Wenn die Regel nicht funktioniert, liegt es oft an diesen globalen IT-Sperren.
0