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Tutorial: Automatische Teilergebnisse in Excel einfügen

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du in Excel automatische Teilergebnisse (Subtotals) erstellst.

Die Funktion „Teilergebnis“ ist eines der nützlichsten Werkzeuge in Excel, um lange Listen schnell zusammenzufassen, ohne komplexe Formeln oder Pivot-Tabellen nutzen zu müssen.

1. Voraussetzung: Die Daten vorbereiten

Bevor du die Funktion nutzt, müssen deine Daten zwei Bedingungen erfüllen:

  1. Überschriften: Deine Liste muss in der ersten Zeile klare Spaltenüberschriften haben.
  2. Keine Leerzeilen: Die Daten sollten ein zusammenhängender Block sein.

2. Der wichtigste Schritt: Sortieren

Excel fügt immer dann ein Teilergebnis ein, wenn sich der Wert in einer Spalte ändert. Damit die Ergebnisse Sinn ergeben, musst du die Liste nach der Spalte sortieren, nach der du gruppieren möchtest.

  • Beispiel: Wenn du die Summe der Verkäufe pro „Region“ sehen möchtest, sortiere die Spalte „Region“ alphabetisch (A-Z).
  • Vorgehen: Klicke in eine Zelle der entsprechenden Spalte -> Registerkarte Daten -> Sortieren.

3. Die Teilergebnis-Funktion aufrufen

  1. Klicke auf eine beliebige Zelle innerhalb deines Datenbereichs.
  2. Gehe oben im Menüband auf die Registerkarte Daten.
  3. Klicke ganz rechts in der Gruppe „Gliederung“ auf die Schaltfläche Teilergebnis.

4. Einstellungen im Dialogfenster

Es öffnet sich ein Fenster. Hier triffst du drei wichtige Entscheidungen:

  • Gruppieren nach: Wähle hier die Spalte aus, nach der du sortiert hast (z. B. „Region“). Jedes Mal, wenn sich der Name der Region ändert, zieht Excel einen Strich.
  • Unter Verwendung von: Wähle die Funktion aus. Meistens ist das Summe, aber auch Anzahl, Mittelwert oder Maximum sind möglich.
  • Teilergebnis addieren zu: Setze ein Häkchen bei der Spalte, die berechnet werden soll (z. B. „Umsatz“).

Klicke anschließend auf OK.

5. Die Gliederungsansicht nutzen

Nachdem du auf OK geklickt hast, erscheinen am linken Rand kleine Zahlen (1, 2, 3) und Minus-Symbole. Dies ist die Gliederung:

  • Ebene 1: Zeigt nur das Gesamtergebnis an.
  • Ebene 2: Zeigt nur die Teilergebnisse pro Gruppe an (perfekt für Berichte!).
  • Ebene 3: Zeigt alle Details (die komplette Liste) an.

Mit den Plus- und Minus-Zeichen kannst du einzelne Gruppen ein- oder ausklappen.

6. Teilergebnisse wieder entfernen

Wenn du die Teilergebnisse nicht mehr benötigst und zur normalen Liste zurückkehren möchtest:

  1. Klicke wieder in deine Daten.
  2. Gehe auf Daten -> Teilergebnis.
  3. Klicke unten links im Fenster auf die Schaltfläche Alle entfernen.

Profi-Tipp: Tabellen-Formatierung beachten

Die Funktion „Teilergebnis“ ist ausgegraut, wenn deine Daten als „Als Tabelle formatieren“ (Strg + T) formatiert sind.

  • Lösung: Klicke in die Tabelle, gehe auf den Tab Tabellenentwurf und wähle In Bereich konvertieren. Danach steht die Teilergebnis-Funktion wieder zur Verfügung.

Zusammenfassung: Sortieren -> Daten-Tab -> Teilergebnis -> Spalte & Funktion wählen -> Fertig!

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