Tutorial: Automatische Teilergebnisse in Excel erstellen

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Dieses Tutorial führt dich Schritt für Schritt durch die Erstellung von automatischen Teilergebnissen (Subtotals) in Excel, einschließlich verschachtelter Ebenen und der Nutzung der Gliederungsansicht.

Die Funktion "Teilergebnis" ist eines der mächtigsten Werkzeuge in Excel, um lange Listen schnell zusammenzufassen, ohne komplexe Formeln oder Pivot-Tabellen nutzen zu müssen.

Teil 1: Die Vorbereitung (Wichtigster Schritt!)

Damit Teilergebnisse korrekt funktionieren, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

Keine "Formatierten Tabellen": Die Funktion "Teilergebnis" ist deaktiviert, wenn deine Daten als "Tabelle" formatiert sind (Strg + T). Falls ja: Klicke in die Tabelle -> Tabellenentwurf -> In Bereich konvertieren.
Sortierung: Excel fügt ein Teilergebnis immer dann ein, wenn sich der Wert in einer Spalte ändert. Wenn deine Daten nicht sortiert sind, erhältst du für jeden doppelten Eintrag einzelne Teilergebnisse.

Beispiel: Du möchtest Teilergebnisse pro "Region" sehen? Sortiere die Liste zuerst nach der Spalte "Region".

Teil 2: Einfache Teilergebnisse erstellen

Stell dir vor, du hast eine Verkaufsliste mit den Spalten: Region, Verkäufer, Umsatz.

Markiere eine beliebige Zelle in deinem Datensatz.
Gehe im Menüband auf den Reiter Daten.
Klicke ganz rechts in der Gruppe "Gliederung" auf Teilergebnis.
Im Dialogfenster stellst du folgendes ein:
- Gruppieren nach: Wähle die Spalte aus, nach der zusammengefasst werden soll (z. B. Region).
- Unter Verwendung von: Wähle die Funktion (meistens Summe, aber auch Mittelwert oder Anzahl ist möglich).
- Teilergebnis addieren zu: Setze ein Häkchen bei der Spalte, die berechnet werden soll (z. B. Umsatz).
Klicke auf OK.

Teil 3: Verschachtelte (Multiple) Teilergebnisse

Du möchtest nicht nur wissen, wie viel in der Region verkauft wurde, sondern auch, wie viel jeder einzelne Verkäufer innerhalb dieser Region umgesetzt hat?

Sortieren: Sortiere deine Daten zuerst nach Region (Ebene 1) und dann nach Verkäufer (Ebene 2).
Erstes Teilergebnis: Erstelle das Teilergebnis für die "Region" wie in Teil 2 beschrieben.
Zweites Teilergebnis hinzufügen:
- Klicke erneut auf Daten -> Teilergebnis.
- Gruppieren nach: Wähle diesmal Verkäufer.
- WICHTIG: Entferne den Haken bei Vorhandene Teilergebnisse ersetzen. (Wenn du das nicht tust, verschwindet deine Regions-Summe).
Klicke auf OK.

Nun hast du zwei Ebenen von Zusammenfassungen untereinander.

Teil 4: Mit der Gliederung arbeiten (Gruppierung)

Sobald du Teilergebnisse erstellt hast, erscheinen am linken Bildschirmrand kleine Zahlen (1, 2, 3...) und Plus-/Minus-Symbole.

Ebene 1: Zeigt nur das Gesamtergebnis (Grand Total).
Ebene 2: Zeigt die Hauptergebnisse (z. B. Summe pro Region).
Ebene 3: Zeigt die Details (alle Zeilen).
Mit den [+] und [-] Symbolen kannst du einzelne Blöcke gezielt aus- oder einklappen.

Teil 5: Tipps & Tricks

Nur sichtbare Daten kopieren

Wenn du die Teilergebnisse (z. B. Ebene 2) kopieren und woanders einfügen willst, kopiert Excel standardmäßig die ausgeblendeten Zeilen mit.

Lösung: Markiere den Bereich -> Drücke Alt + ; (Semikolon) -> Damit werden nur die sichtbaren Zellen markiert. Jetzt Strg + C und dann Strg + V.

Teilergebnisse wieder entfernen

Möchtest du die ursprüngliche Liste ohne die extra Zeilen zurückhaben?

Klicke in die Daten.
Gehe zu Daten -> Teilergebnis.
Klicke auf den Button Alle entfernen.

Unterschied zwischen SUMME und TEILERGEBNIS

Excel nutzt für diese Funktion die Formel =TEILERGEBNIS(9; ...). Der Vorteil gegenüber der normalen SUMME ist, dass die Formel TEILERGEBNIS andere Teilergebnis-Zeilen ignoriert, um Doppelzählungen zu vermeiden.

Zusammenfassung der Checkliste:

Daten in "Bereich" konvertieren (keine echte Excel-Tabelle).
Sortieren nach der Gruppierungs-Spalte.
Erstes Teilergebnis erstellen.
Für weitere Ebenen: Haken bei "Vorhandene Teilergebnisse ersetzen" entfernen.
Gliederungssymbole links nutzen.