Automatische Farbkennzeichnung von Ablaufdaten in Excel (30, 90 Tage Warnung)

Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du in Excel Ablaufdaten mithilfe der bedingten Formatierung automatisch farblich hervorhebst.

Diese Anleitung zeigt dir, wie du eine Liste von Daten (z. B. für Lebensmittel, Verträge oder Zertifikate) so formatierst, dass Excel dich automatisch warnt, wenn ein Datum abläuft.

Das Ziel

• Rot: Bereits abgelaufen.
• Orange: Läuft in den nächsten 30 Tagen ab.
• Gelb: Läuft in den nächsten 90 Tagen ab.
• Grün/Keine Farbe: Noch mehr als 90 Tage Zeit.

Schritt 1: Die Beispieltabelle vorbereiten

Erstelle eine einfache Liste. Nehmen wir an, deine Ablaufdaten stehen in der Spalte B (ab Zelle B2).

Schritt 2: Die Bedingte Formatierung anwenden

1. Markiere alle Zellen, die die Daten enthalten (z. B. B2 bis B100).
2. Gehe im Menüband auf den Reiter Start.
3. Klicke auf Bedingte Formatierung > Neue Regel...
4. Wähle den Typ: Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.

Schritt 3: Die drei Regeln erstellen

Wir müssen drei separate Regeln erstellen. Wichtig: Wir beginnen mit dem kritischsten Status (abgelaufen), damit die Logik korrekt greift.

Regel 1: Bereits abgelaufen (Rot)

• Formel: =B2<HEUTE()
• Formatierung: Klicke auf "Formatieren...", wähle den Reiter "Ausfüllen" und nimm eine rote Farbe.
• Bestätige mit OK.

Regel 2: Läuft in den nächsten 30 Tagen ab (Orange)

• Klicke erneut auf Neue Regel > Formel zur Ermittlung...
• Formel: =B2<=HEUTE()+30
• Formatierung: Wähle eine orange Farbe.
• Bestätige mit OK.

Regel 3: Läuft in den nächsten 90 Tagen ab (Gelb)

• Klicke erneut auf Neue Regel > Formel zur Ermittlung...
• Formel: =B2<=HEUTE()+90
• Formatierung: Wähle eine gelbe Farbe.
• Bestätige mit OK.

Schritt 4: Die Reihenfolge festlegen (Sehr wichtig!)

Damit Excel nicht die falsche Farbe anzeigt (da ein abgelaufenes Datum technisch gesehen auch "weniger als 90 Tage" ist), musst du die Reihenfolge kontrollieren:

1. Gehe auf Bedingte Formatierung > Regeln verwalten...
2. Stelle sicher, dass die Regeln in dieser Reihenfolge von oben nach unten stehen:
   1. B2 < HEUTE() (Rot)
   2. B2 <= HEUTE()+30 (Orange)
   3. B2 <= HEUTE()+90 (Gelb)
3. Nutze die Pfeiltasten im Manager, um die Reihenfolge zu verschieben.
4. Setze optional den Haken bei "Anhalten, wenn wahr" neben jeder Regel. Das verhindert, dass Excel weiterprüft, wenn die erste Bedingung bereits erfüllt ist.

Erläuterung der Formeln

• HEUTE(): Diese Funktion gibt immer das aktuelle Tagesdatum aus. So bleibt deine Tabelle jeden Tag aktuell, ohne dass du etwas ändern musst.
• B2 < HEUTE(): Prüft, ob das Datum in der Vergangenheit liegt.
• B2 <= HEUTE()+30: Excel rechnet in Tagen. "Heute plus 30" entspricht also genau dem Zeitraum der nächsten 30 Tage.

Profi-Tipp: Die ganze Zeile einfärben

Wenn du nicht nur die Zelle mit dem Datum, sondern die ganze Zeile einfärben möchtest:

1. Markiere den gesamten Tabellenbereich (z. B. A2 bis B100).
2. Nutze in der Formel ein Dollarzeichen vor dem Spaltenbuchstaben: =$B2<HEUTE().
3. Das $ fixiert die Prüfung auf Spalte B, während sich die Zeilennummer (2) automatisch anpasst.

Viel Erfolg beim Organisieren deiner Daten!