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Tutorial: So erstellst du automatische E-Mails (Auto Emails) in Mindbody

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du automatische E-Mails (Auto Emails) in Mindbody einrichtest, um deine Kundenkommunikation zu automatisieren.

Automatische E-Mails sind ein wertvolles Werkzeug in Mindbody, um Kunden über Buchungen zu informieren, Erinnerungen zu versenden oder Geburtstagsgrüße zu verschicken, ohne jedes Mal manuell eingreifen zu müssen.

Schritt 1: Navigiere zu den Auto-Email-Einstellungen

  1. Logge dich in dein Mindbody-Konto ein.
  2. Klicke im Hauptmenü auf den Reiter Home.
  3. Wähle den Unterpunkt Manager Tools (oder direkt Settings / Einstellungen).
  4. Klicke auf die Schaltfläche Auto Emails.

Schritt 2: Wähle den Typ der E-Mail aus

  1. Du siehst nun ein Dropdown-Menü mit dem Titel Select Auto Email.
  2. Klicke darauf, um alle verfügbaren Vorlagen anzuzeigen. Beliebte Optionen sind:
    • Appointment Confirmation (Terminbestätigung)
    • Reservation Confirmation (Kursbuchungsbestätigung)
    • Birthday Greeting (Geburtstagsgrüße)
    • Series Notification - Time Run Out (Ablauf von Zehnerkarten)
  3. Wähle die gewünschte E-Mail aus, die du bearbeiten oder aktivieren möchtest.

Schritt 3: Die E-Mail konfigurieren

Sobald du einen E-Mail-Typ ausgewählt hast, öffnet sich die Konfigurationsseite. Hier sind die wichtigsten Felder:

  • Enable [Name der Mail]: Setze hier unbedingt ein Häkchen, damit die E-Mail aktiv geschaltet wird.
  • Business Mode / Consumer Mode: Wähle aus, ob die E-Mail gesendet werden soll, wenn du (Business Mode) oder der Kunde selbst (Consumer Mode) eine Aktion durchführt. Meistens empfiehlt es sich, beide zu aktivieren.
  • Subject (Betreff): Erstelle eine ansprechende Betreffzeile.
  • Body Text (E-Mail-Inhalt): Hier schreibst du den eigentlichen Text.

Schritt 4: Platzhalter (Replace Phrases) nutzen

Damit die E-Mail persönlich wirkt und relevante Daten enthält, nutzt Mindbody sogenannte Replace Phrases. Diese werden automatisch durch die echten Daten des Kunden ersetzt.

  • Klicke auf den Link "Replace Phrases" über dem Textfeld, um eine Liste der verfügbaren Codes zu sehen.
  • Beispiele:
    • <FirstName> wird zum Vornamen des Kunden.
    • <Date> wird zum Datum des Termins.
    • <StudioName> wird zu deinem Studionamen.

Tipp: Kopiere diese Codes exakt so, wie sie in der Liste stehen, in deinen Text.

Schritt 5: Vorschau und Speichern

  1. Zusätzliche Optionen: Je nach E-Mail-Typ kannst du einstellen, wie viele Stunden vor einem Termin die Mail verschickt werden soll (z. B. bei Erinnerungen).
  2. Vorschau: Es gibt oft keine direkte Live-Vorschau mit Echtdaten. Schicke dir am besten selbst eine Testbuchung, um das Design zu prüfen.
  3. Speichern: Scrolle ganz nach unten und klicke auf den Button Save.

Wichtige Tipps für den Erfolg:

  1. Rechtliches (DSGVO): Achte darauf, dass "Marketing-E-Mails" (wie Newsletter oder Angebote) nur an Kunden gehen, die zugestimmt haben. "Transaktions-E-Mails" (Buchungsbestätigungen) dürfen in der Regel immer verschickt werden.
  2. Klarheit: Halte die E-Mails kurz und prägnant. Die wichtigsten Infos (Wann? Wo? Was?) sollten ganz oben stehen.
  3. Branding: Du kannst unter Settings > Logo dein Studio-Logo hochladen, damit es automatisch in den E-Mails erscheint (sofern die Vorlage dies unterstützt).
  4. HTML nutzen: Wenn du dich mit HTML auskennst, kannst du den Editor auf "HTML" umstellen, um professionellere Layouts mit Bildern und Buttons zu erstellen.

Herzlichen Glückwunsch! Deine automatische E-Mail ist nun eingerichtet und wird von Mindbody ab sofort im Hintergrund für dich versendet.

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