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Anleitung: E-Mails in Outlook nach Absender und Datum sortieren

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Hier ist eine übersichtliche Anleitung, wie Sie Ihre E-Mails in Microsoft Outlook (Desktop-Version und Web) effizient nach Absender gruppieren und innerhalb dieser Gruppen nach dem Datum sortieren.

In Outlook gibt es zwei Wege, dies zu erreichen: Die einfache Sortierung und die (übersichtlichere) Gruppierung.

Methode 1: In der Outlook Desktop-App (Klassisch & Neu)

Diese Methode ist am besten geeignet, um Ordnung in einen vollen Posteingang zu bringen.

  1. Den Posteingang öffnen: Navigieren Sie zu dem Ordner, den Sie ordnen möchten.
  2. Nach Absender gruppieren:
    • Klicken Sie oben über Ihrer E-Mail-Liste auf das Feld Sortieren nach (meist steht dort standardmäßig "Datum").
    • Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Punkt Von (oder Absender) aus.
    • Nun werden alle E-Mails alphabetisch nach den Namen der Absender zusammengefasst.
  3. Innerhalb der Gruppe nach Datum sortieren:
    • Outlook sortiert die E-Mails innerhalb der Absender-Gruppen automatisch nach dem Datum.
    • Um die Reihenfolge zu ändern (neueste oben oder älteste oben), klicken Sie erneut auf das Feld Sortieren nach und wählen Sie ganz unten Absteigend sortieren oder Aufsteigend sortieren.
  4. Tipp für die klassische Ansicht: Wenn Sie die Spaltenansicht nutzen (Betreff, Von, Erhalten), klicken Sie einfach auf den Spaltenkopf „Von“. Halten Sie danach die Umschalt-Taste (Shift) gedrückt und klicken Sie auf den Spaltenkopf „Erhalten“, um eine sekundäre Sortierung nach Datum anzuwenden.

Methode 2: In Outlook Web (Browser / OWA)

Wenn Sie Outlook im Browser verwenden, ist das Vorgehen sehr ähnlich:

  1. Filter-Menü öffnen: Klicken Sie oben rechts über der Nachrichtenliste auf das Symbol Filter (drei Linien mit Kreisen).
  2. Sortierung wählen:
    • Gehen Sie auf den Punkt Sortieren.
    • Wählen Sie Von aus.
  3. Reihenfolge anpassen:
    • Klicken Sie erneut auf Filter > Sortieren.
    • Hier können Sie nun wählen, ob die Liste Neueste oben oder Älteste oben angezeigt werden soll. Outlook behält die Gruppierung nach Absendern bei und ordnet die Mails innerhalb dieser Logik nach dem Datum.

Methode 3: Die Suchfunktion nutzen (Schnellmethode)

Wenn Sie nur die E-Mails eines bestimmten Absenders chronologisch sehen möchten:

  1. Geben Sie den Namen des Absenders oben in das Suchfeld ein.
  2. Sobald die Ergebnisse erscheinen, klicken Sie auf das Sortier-Feld (neben dem Filter-Symbol) und wählen Sie Datum.
  3. So sehen Sie alle Korrespondenzen dieser Person auf einen Blick, sortiert vom neuesten zum ältesten Tag.

Zusammenfassung der Vorteile

  • Übersicht: Sie sehen sofort, wie viele Nachrichten Sie von einer bestimmten Person haben.
  • Schnelles Löschen: Sie können ganze Gruppen eines Absenders markieren und entfernen.
  • Chronologie: Innerhalb des Absender-Blocks bleibt der zeitliche Verlauf Ihrer Konversationen erhalten.
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