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Primavera P6 Tutorial: Projektaktualisierung mit der „Auto Actuals“-Methode (Kapitel 4.4.1)

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Hier ist ein detailliertes Tutorial im Stil von „dptutorials“ zum Thema Primavera P6, Kapitel 4.4.1, auf Deutsch.

Willkommen zu diesem Tutorial. In diesem Abschnitt lernen Sie, wie Sie ein Projekt in Primavera P6 mithilfe der Funktion „Auto Actuals“ (Automatische Ist-Werte) aktualisieren. Diese Methode ist besonders nützlich, wenn Ihr Projekt genau nach Plan verläuft und Sie Zeit bei der manuellen Dateneingabe sparen möchten.

1. Was ist die „Auto Actuals“-Methode?

Die Methode „Auto Actuals“ ermöglicht es Primavera P6, die Ist-Daten (Actuals) automatisch auf Basis der geplanten Termine zu berechnen. Wenn das aktuelle Datum (Data Date) nach vorne verschoben wird, setzt P6 alle Aktivitäten, die laut Plan hätten beginnen oder enden sollen, automatisch auf „Gestartet“ oder „Abgeschlossen“.

2. Voraussetzungen (Vorbereitung)

Bevor Sie die automatische Aktualisierung nutzen können, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

A. Die Einstellung auf Aktivitätsebene

  1. Wechseln Sie in die Ansicht Activities.
  2. Blenden Sie die Spalte „Auto Compute Actuals“ ein (falls nicht sichtbar: Rechtsklick -> Columns -> General -> Auto Compute Actuals).
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für alle Aktivitäten, die automatisch aktualisiert werden sollen.
    • Tipp: Sie können mehrere Aktivitäten markieren, rechtsklicken und „Fill Down“ (Nach unten ausfüllen) wählen.

B. Die Einstellung für Ressourcen (optional)

Wenn Sie auch Ressourcenkosten automatisch berechnen möchten:

  1. Gehen Sie in das Menü Resources.
  2. Wählen Sie die entsprechende Ressource aus.
  3. Aktivieren Sie im Registerblatt „Details“ die Option „Auto Compute Actuals“.

3. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Aktualisierung

Folgen Sie diesen Schritten, um den Fortschritt zu berechnen:

Schritt 1: Das neue Berichtsdatum festlegen

Bevor Sie die Automatik starten, müssen Sie festlegen, bis zu welchem Zeitpunkt das Projekt aktualisiert werden soll.

  1. Gehen Sie auf Tools -> Schedule (oder drücken Sie F9).
  2. Ändern Sie das Current Data Date auf das Datum, bis zu dem Sie den Fortschritt melden möchten (z. B. Ende der Woche oder Ende des Monats).
  3. Klicken Sie auf „Close“ (noch nicht auf „Schedule“ klicken!).

Schritt 2: Die „Apply Actuals“-Funktion ausführen

Nun weisen Sie P6 an, die Ist-Werte basierend auf dem neuen Datum zu berechnen:

  1. Gehen Sie im Menü auf Tools -> Apply Actuals....
  2. Ein Dialogfenster erscheint. Hier wird das soeben gewählte neue Data Date angezeigt.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Apply.
  4. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit „Yes“.

Schritt 3: Den Zeitplan neu berechnen (Scheduling)

Nachdem die Ist-Werte angewendet wurden, muss der Zeitplan neu durchgerechnet werden, um die Auswirkungen auf die restlichen Aktivitäten zu sehen:

  1. Drücken Sie erneut F9 (Schedule).
  2. Stellen Sie sicher, dass das Data Date korrekt ist, und klicken Sie auf Schedule.

4. Was passiert im Hintergrund?

Sobald Sie „Apply Actuals“ ausführen, führt Primavera P6 folgende Aktionen für alle markierten Aktivitäten durch:

  • Gestartete Aktivitäten: Wenn das geplante Startdatum (Planned Start) vor oder auf dem Data Date liegt, wird die Aktivität auf „Started“ gesetzt und das „Actual Start“-Datum wird eingetragen.
  • Abgeschlossene Aktivitäten: Wenn das geplante Enddatum (Planned Finish) vor oder auf dem Data Date liegt, wird die Aktivität auf „Completed“ gesetzt und das „Actual Finish“-Datum wird eingetragen.
  • Fortschritt: Der Prozentsatz der Fertigstellung (Percent Complete) wird basierend auf der verstrichenen Zeit berechnet.

5. Wichtige Hinweise und Warnungen

  • Genauigkeit: Nutzen Sie diese Methode nur, wenn die Baustelle oder das Projektteam bestätigt hat, dass die Arbeiten exakt nach Plan verlaufen.
  • Manuelle Korrektur: Nach der Ausführung von „Auto Actuals“ können Sie dennoch einzelne Aktivitäten manuell anpassen, falls es Abweichungen gab.
  • Kein Rückgängigmachen: Es gibt keinen „Undo“-Button für „Apply Actuals“. Erstellen Sie sicherheitshalber vorher eine Kopie (Baseline oder Backup) Ihres Projekts.

Zusammenfassung

Die „Auto Actuals“-Methode in Primavera P6 ist ein mächtiges Werkzeug zur schnellen Statusaktualisierung. Durch das Aktivieren von „Auto Compute Actuals“ und das Ausführen von „Apply Actuals“ sparen Sie wertvolle Zeit bei der Berichterstattung.

Vielen Dank für das Lesen dieses Tutorials! Wenn Sie weitere Fragen zu Primavera P6 haben, schauen Sie sich die nächsten Kapitel der dptutorials-Serie an.

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