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Primavera P6 Tutorial – Kapitel 5.4: Berichte individuell anpassen (Customizing Reports)

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Hier ist ein strukturiertes Tutorial im Stil von dptutorials, das die wesentlichen Schritte zur Anpassung von Berichten in Primavera P6 erklärt.

Willkommen zu diesem dptutorials-Leitfaden. In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie über die Standardberichte hinausgehen und maßgeschneiderte Berichte erstellen, die genau die Informationen liefern, die Ihre Stakeholder benötigen.

1. Einleitung

Standardberichte in Primavera P6 sind oft sehr umfangreich. Die Funktion "Customizing Reports" ermöglicht es Ihnen, Spalten, Filter, Gruppierungen und das Layout so anzupassen, dass der Fokus auf den entscheidenden Projektdaten liegt.

2. Den Berichts-Assistenten (Report Wizard) starten

Um einen neuen Bericht zu erstellen oder einen bestehenden zu ändern:

  1. Navigieren Sie im Hauptmenü auf Tools > Reports (oder klicken Sie auf das Berichts-Icon in der Seitenleiste).
  2. Klicken Sie im Berichtsfenster auf das Plus-Symbol (+) in der rechten Symbolleiste oder drücken Sie die Einfg-Taste.
  3. Der Report Wizard öffnet sich. Wählen Sie "New Report" und klicken Sie auf Next.

3. Schritt-für-Schritt-Anpassung

Schritt A: Datenquelle wählen (Select Subject Area)

Hier legen Sie fest, worüber Sie berichten möchten (z. B. Activities, Resource Assignments, Expenses).

  • Tipp: Wählen Sie meistens "Activities", wenn Sie einen allgemeinen Fortschrittsbericht erstellen möchten.

Schritt B: Spalten auswählen (Columns)

Klicken Sie auf den Button Columns, um festzulegen, welche Datenfelder angezeigt werden sollen.

  • Wählen Sie aus den Kategorien (z. B. Dates, Durations, Costs).
  • Nutzen Sie die Pfeiltasten, um Felder wie „Activity ID“, „Activity Name“, „Start“, „Finish“ und „Total Float“ hinzuzufügen.

Schritt C: Gruppierung und Sortierung (Group and Sort)

Hier bestimmen Sie die Struktur des Berichts.

  • Klicken Sie auf Group and Sort.
  • Wählen Sie beispielsweise WBS, um die Aktivitäten nach Projektstrukturplan-Ebenen zu ordnen.
  • Aktivieren Sie "Show Grand Totals", um Summen am Ende des Berichts anzuzeigen.

Schritt D: Filtern der Daten (Filter)

Damit der Bericht nicht zu lang wird, schränken Sie die Daten ein.

  • Klicken Sie auf Filter.
  • Beispiel: Erstellen Sie einen Filter für „Critical equals Yes“, um nur den kritischen Weg anzuzeigen, oder filtern Sie nach einem bestimmten Zeitfenster (z. B. Aktivitäten der nächsten 30 Tage).

4. Layout und Design verfeinern

Nachdem Sie den Assistenten abgeschlossen haben, können Sie das Erscheinungsbild optimieren:

  1. Berichtstitel: Geben Sie dem Bericht einen aussagekräftigen Namen.
  2. Header & Footer (Kopf- und Fußzeile):
    • Gehen Sie auf Page Setup.
    • Hier können Sie Ihr Firmenlogo einfügen, das Datum, die Seitenzahl oder den Projektnamen hinzufügen.
  3. Schriftarten & Farben: Passen Sie die Zeilenhöhen und Schriftarten an, um die Lesbarkeit zu erhöhen.

5. Vorschau und Speichern

Bevor Sie den Bericht drucken oder exportieren:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bericht und wählen Sie Print Preview.
  • Prüfen Sie, ob alle Spalten auf das Blatt passen (evtl. Ausrichtung auf „Querformat“ stellen).
  • Wenn alles passt, klicken Sie auf Run Report.

6. Profi-Tipps von dptutorials

  • Export in Excel: Wenn Sie die Daten weiterverarbeiten möchten, wählen Sie beim Ausführen des Berichts (Run Report) die Option "ASCII Text File" und wählen Sie als Trennzeichen "Tab-Delimited". Dies lässt sich problemlos in Excel öffnen.
  • Berichtsgruppen: Organisieren Sie Ihre benutzerdefinierten Berichte in eigenen Ordnern (Global vs. User), damit Sie diese in zukünftigen Projekten schnell wiederfinden.
  • Bestehende Berichte kopieren: Anstatt bei Null anzufangen, kopieren Sie einen Standardbericht, der Ihrem Ziel nahekommt, und passen Sie nur die Details an.

Zusammenfassung

Die Anpassung von Berichten in Primavera P6 ermöglicht es Ihnen, komplexe Daten in einfache, entscheidungsrelevante Dokumente zu verwandeln. Nutzen Sie den Report Wizard konsequent, um Filter und Gruppierungen auf Ihre spezifischen Bedürfnisse abzustimmen.

Vielen Dank für das Lesen dieses dptutorials-Beitrags! Wenn Sie weitere Fragen zu Primavera P6 haben, schauen Sie sich die weiteren Kapitel unserer Serie an.

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