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Tutorial: Monatliche Berichte mit Power Query zusammenführen und auswerten (Quartals- & YTD-Zusammenfassung)

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du monatliche Berichte in Excel mithilfe von Power Query zusammenführst und daraus Quartals- oder YTD-Zusammenfassungen (Year-to-Date) erstellst. In dieser Anleitung ignorieren wir die Jahreszahlen und konzentrieren uns rein auf die monatliche Struktur.

Das manuelle Kopieren von Monatsdaten in eine Master-Tabelle ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Mit Power Query automatisierst du diesen Prozess: Du musst neue Dateien in Zukunft nur noch in einen Ordner legen und auf „Aktualisieren“ klicken.

Schritt 1: Vorbereitung der Daten

Stelle sicher, dass:

  1. Alle Monatsberichte (Excel- oder CSV-Dateien) in einem dedizierten Ordner auf deinem Rechner liegen.
  2. Die Tabellenstruktur (Spaltenüberschriften) in allen Dateien identisch ist.
  3. Die Dateinamen idealerweise den Monat enthalten (z. B. Umsatz_Januar.xlsx, Umsatz_Februar.xlsx).

Schritt 2: Daten aus Ordner importieren

  1. Öffne eine neue Excel-Datei.
  2. Gehe zum Reiter Daten > Daten abrufen > Aus Datei > Aus Ordner.
  3. Wähle den Ordner aus, in dem deine Monatsberichte liegen, und klicke auf Öffnen.
  4. Ein Vorschaufenster erscheint. Klicke unten nicht auf „Laden“, sondern auf Daten transformieren.

Schritt 3: Dateien kombinieren

Nun siehst du eine Liste der Dateien.

  1. Suche die Spalte Content und klicke auf das kleine Symbol mit den zwei Pfeilen nach unten („Dateien kombinieren“) im Spaltenkopf.
  2. Wähle im nächsten Fenster das Tabellenblatt aus, das die Daten enthält (meist „Sheet1“ oder ein Tabellenname).
  3. Bestätige mit OK. Power Query führt nun alle Zeilen aus allen Dateien untereinander zusammen.

Schritt 4: Den Zeitraum (Monat) identifizieren

Da wir die Jahreszahlen ignorieren, müssen wir sicherstellen, dass Power Query weiß, welcher Datensatz zu welchem Monat gehört. Oft steht das Datum in einer Spalte, oder wir nutzen den Dateinamen.

  1. Falls das Datum in einer Spalte steht:
    • Klicke die Datumsspalte an.
    • Gehe auf Spalte hinzufügen > Datum > Monat > Name des Monats.
  2. Falls der Monat nur im Dateinamen steht:
    • Power Query hat automatisch eine Spalte namens Source.Name erstellt.
    • Nutze Spalte transformieren > Extrahieren, um den Monatsnamen aus dem Dateinamen zu isolieren.

Schritt 5: Quartale und Gruppierungen erstellen

Um eine Quartals- oder YTD-Übersicht zu erhalten, fügen wir eine Quartalsspalte hinzu:

  1. Markiere deine Datums- oder Monatsspalte.
  2. Gehe auf Spalte hinzufügen > Datum > Quartal > Quartal des Jahres.
    • Hinweis: Da wir Jahre ignorieren, werden alle „Januar“-Daten (egal aus welchem Jahr) zusammengefasst, sofern vorhanden.
  3. (Optional) Sortierung fixieren: Damit Januar nicht alphabetisch nach Februar sortiert wird, kannst du eine Spalte „Monatsnummer“ (1-12) hinzufügen (Datum > Monat > Monat).

Schritt 6: Daten laden

  1. Wenn die Daten sauber aufbereitet sind (Spaltentypen prüfen: Zahlen als Dezimalzahl, Text als Text!), gehe auf den Reiter Start.
  2. Klicke auf Schließen & laden in....
  3. Wähle PivotTable-Bericht und klicke auf OK.

Schritt 7: Erstellung der Zusammenfassung (Quartal/YTD)

In der Pivot-Tabelle kannst du nun die Auswertung gestalten:

  • Für die Quartalsübersicht:
    • Ziehe das Feld Quartal in die Spalten.
    • Ziehe den Monatsnamen unter das Quartal.
    • Ziehe deine Werte (z. B. Umsatz) in den Bereich Werte.
  • Für die YTD-Zusammenfassung:
    • Ziehe den Monatsnamen in die Zeilen.
    • Klicke mit der rechten Maustaste auf den Wert in der Pivot-Tabelle > Werte anzeigen als > Laufende Summe in... und wähle den Monatsnamen als Basisfeld. So siehst du, wie sich die Summe über das Jahr aufbaut.

Bonus: Aktualisierung bei neuen Daten

Wenn der nächste Monat (z. B. April) fertig ist:

  1. Speichere die neue Datei einfach im selben Ordner ab.
  2. Gehe in Excel in deine Auswertung.
  3. Klicke auf Daten > Alle aktualisieren.

Power Query liest die neue Datei automatisch ein, berechnet das Quartal und erweitert die Pivot-Tabelle – ohne dass du eine einzige Formel ändern musst.

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