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Tutorial: Spalten in Zeilen umwandeln mit Power Query für den Datenbank-Upload

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du Gehaltsdaten in Excel von einem „breiten“ Format (Spalten für Monate/Kategorien) in ein „hohes“ Format (Zeilen für die Datenbank) umwandelst.

In der Buchhaltung oder Personalabteilung liegen Gehälter oft in einer Matrix vor: Ein Mitarbeiter pro Zeile und die Gehaltskomponenten oder Monate in den Spalten. Datenbanken (wie SQL, Power BI oder ERP-Systeme) benötigen die Daten jedoch meist im „Long Format“, bei dem jeder Wert eine eigene Zeile hat.

Das Ziel

  • Ausgangslage: Spalten für Mitarbeiter, Abteilung, Jan, Feb, März...
  • Ergebnis: Spalten für Mitarbeiter, Abteilung, Monat, Betrag.

Schritt 1: Daten in eine Tabelle umwandeln

Damit Power Query optimal arbeitet, sollte dein Datenbereich als „Formatierte Tabelle“ vorliegen.

  1. Markiere deinen Datenteil in Excel.
  2. Drücke Strg + T (oder Einfügen > Tabelle).
  3. Bestätige, dass die Tabelle Überschriften hat.

Schritt 2: Daten in Power Query laden

  1. Klicke irgendwo in deine neue Tabelle.
  2. Gehe im Menüband auf den Reiter Daten.
  3. Wähle Aus Tabelle/Bereich. Der Power Query-Editor öffnet sich in einem neuen Fenster.

Schritt 3: Den Befehl „Entpivotieren“ (Unpivot) anwenden

Dies ist der wichtigste Schritt. Wir möchten die Spalten, die fest bleiben sollen (z. B. Name, ID, Abteilung), fixieren und alle anderen in Zeilen „stürzen“.

  1. Markiere die Spalten, die nicht verändert werden sollen (z. B. Name und Abteilung). Halte dabei die Strg-Taste gedrückt.
  2. Mache einen Rechtsklick auf eine der markierten Spaltenüberschriften.
  3. Wähle Andere Spalten entpivotieren.
    • Warum diese Option? Wenn du später neue Monate (z. B. April, Mai) zu deiner Excel-Tabelle hinzufügst, erkennt Power Query diese automatisch, ohne dass du die Abfrage ändern musst.

Schritt 4: Spalten umbenennen und Datentypen anpassen

Nach dem Entpivotieren hat Power Query zwei neue Spalten erstellt: Attribut (die ehemaligen Spaltenüberschriften) und Wert.

  1. Doppelklicke auf Attribut und benenne die Spalte um (z. B. in Monat oder Lohnart).
  2. Doppelklicke auf Wert und benenne sie in Betrag oder Gehalt um.
  3. Datentypen prüfen: Klicke auf das kleine Symbol links neben der Spaltenüberschrift (z. B. „ABC“ oder „123“).
    • Stelle Betrag auf Währung oder Dezimalzahl.
    • Stelle Monat auf Text.

Schritt 5: Daten zurück nach Excel laden

  1. Klicke im Reiter Start auf Schließen & laden.
  2. Power Query erstellt ein neues Tabellenblatt mit deinen transformierten Daten.

Warum ist das wichtig für den Datenbank-Upload?

Datenbanken arbeiten nach dem Prinzip der Normalisierung. Eine Spalte sollte immer nur eine Art von Information enthalten.

  • Falsch für Datenbank: Spalten „Januar“, „Februar“, „März“. (Hier ist die Information „Zeit“ über mehrere Spalten verteilt).
  • Richtig für Datenbank: Eine Spalte „Datum/Monat“ und eine Spalte „Wert“.

Profi-Tipp: Dynamik nutzen

Solltest du in deiner Originaltabelle am nächsten Tag neue Mitarbeiter hinzufügen oder weitere Gehaltsspalten ergänzen, musst du lediglich in deiner Ergebnis-Tabelle Rechtsklick > Aktualisieren wählen. Power Query wiederholt alle Schritte automatisch.

Hinweis: Jahreszahlen wurden in diesem Tutorial bewusst ignoriert, um den Fokus auf die strukturelle Transformation der Gehaltskomponenten zu legen.

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