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Tutorial: Automatisierte Datenbereinigung mit Power Query

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Dieses Tutorial zeigt dir, wie du mit Power Query in Excel oder Power BI die Datenbereinigung und -formatierung automatisierst. Einmal eingerichtet, musst du bei neuen Daten nur noch auf „Aktualisieren“ klicken.

Das Szenario

Du erhältst regelmäßig Exporte aus einem System, die unordentlich sind:

  • Überflüssige Leerzeichen.
  • Falsche Datentypen (Zahlen als Text).
  • Unterschiedliche Groß-/Kleinschreibung.
  • Leere Zeilen oder fehlerhafte Werte.

Schritt 1: Daten in Power Query laden

  1. Markiere deine Daten in Excel.
  2. Gehe zum Reiter Daten und wähle Aus Tabelle/Bereich.
  3. Bestätige das Fenster (deine Daten werden nun in eine „Intelligente Tabelle“ umgewandelt und der Power Query Editor öffnet sich).

Schritt 2: Die wichtigsten "Auto-Format" Techniken

Hier sind die 5 wichtigsten Schritte, um Daten automatisch zu formatieren:

1. Text bereinigen (Trim & Clean)

Oft enthalten Daten unsichtbare Leerzeichen am Anfang oder Ende, was SVERWEISE zerstört.

  • Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift → Transformieren → Kürzen (entfernt Leerzeichen).
  • Rechtsklick → Transformieren → Bereinigen (entfernt nicht druckbare Zeichen wie Zeilenumbrüche).

2. Einheitliche Groß-/Kleinschreibung

Namen wie "Müller", "müller" und "MÜLLER" sollen gleich aussehen.

  • Rechtsklick auf die Spalte → Transformieren → Jedes Wort groß schreiben.

3. Datentypen erzwingen (Wichtig!)

Power Query versucht Datentypen zu erraten, aber oft liegen Zahlen als Text vor.

  • Klicke auf das kleine Symbol links neben dem Spaltennamen (z.B. ABC oder 123).
  • Wähle explizit Dezimalzahl, Datum oder Währung.
  • Tipp: Wenn du Probleme mit US-Daten (Punkt statt Komma) hast, nutze: Rechtsklick → Typ ändern mit Gebietsschema.

4. Nullwerte und Fehler ersetzen

Statt hässlicher #NV oder leerer Zellen möchtest du vielleicht eine "0" oder "Unbekannt".

  • Rechtsklick auf die Spalte → Werte ersetzen.
  • Gib bei „Zu suchender Wert“ nichts ein (leer lassen) und bei „Ersetzen durch“ z.B. 0.
  • Oder: Rechtsklick → Fehler ersetzen.

5. Spalten aus Beispielen (KI-Formatierung)

Wenn du ein komplexes Format brauchst (z.B. aus "20230501" ein echtes Datum "01.05.2023" machen):

  • Gehe auf den Reiter Spalte hinzufügen → Spalte aus Beispielen.
  • Schreibe in die neue Spalte händisch 1-2 Mal das Zielformat rein. Power Query erkennt das Muster und schreibt den Code für dich.

Schritt 3: Daten laden

Wenn deine Liste sauber aussieht:

  1. Klicke oben links auf Schließen & Laden.
  2. Deine bereinigten Daten erscheinen in einem neuen Excel-Blatt.

Schritt 4: Die Magie der Automatisierung

Das ist der wichtigste Teil: Wenn du nächste Woche neue, "dreckige" Daten bekommst:

  1. Kopiere die neuen Daten einfach unter deine bestehende Excel-Tabelle (oder ersetze den Inhalt).
  2. Gehe auf den Reiter Daten → Alle aktualisieren.
  3. Fertig! Power Query führt alle oben genannten Schritte (Trimmen, Datentyp ändern, Ersetzen) in Millisekunden erneut aus.

Profi-Tipp: Den "Angewendete Schritte" Bereich verstehen

Auf der rechten Seite im Editor siehst du die Liste Angewendete Schritte.

  • Power Query funktioniert wie ein Makro-Rekorder.
  • Du kannst Schritte löschen (X), die Reihenfolge ändern oder auf das Zahnrad-Symbol klicken, um Einstellungen nachträglich anzupassen.

Warum das besser ist als Excel-Formeln?

  • Keine kaputten Formeln beim Kopieren.
  • Funktioniert mit Millionen von Zeilen.
  • Der Originaldatensatz bleibt unverändert (Revisionssicherheit).
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